PERUSAHAAN BISNIS SEBAGAI SUATU SISTEM.

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah bagian yang integral dalam aktivitas perusahaan dan memiliki hubungan yang dekat sekali dengan organisasi perusahaan dan operasi ataupun proses fisik. Kejadian-kejadian akuntansi yang dicatat dan diproses oleh SIA, terjadi didalam lingkungan perusahaan bisnis dan sebagai outputnya, informasi yang dihasilkan oleh SIA mengalir kepada pemakai intern maupun ekstern. Seorang akuntan harus memahami hubungan SIA dan mampu mengembangkan SIA yang akan memenuhi kepentingan para pemakai.

PERUSAHAAN BISNIS SEBAGAI SUATU SISTEM.

Sebagai  suatu sistem, perusahaan bisnis memiliki beberapa karakteristik sistem, yaitu:

a)      Sasaran (objektives).

Sasaran memiliki tujuan untuk memotivasi dan mengarahkan sistem. Sasaran yang ingin dicapai oleh  perusahan bisnis seperti  memaksimumkan penjualan dan laba ataupun memiliki pangsa pasar lebih besar.

b)      Lingkungan (environment).

Lingkungan adalah segala sesuatu yang ada disekeliling perusahaan yang menyusun lingkungannya. Antara sistem dengan lingkungan dipisahkan oleh batas sistem (bondery). Lingkungan mencangkup pelanggan, pemasok, pesaing, lembaga pemerintahan, dan pasar untuk komputer.

c)      Kendala (constraints).

Keterbatasan dapat berupa keterbatasan internal atau eksternal yang menggambarkan konfigurasi dan kemampuan suatu sistem, dapat berupa keterbatasan pangsa pasar maupun keterbatasan sumber daya yang dimiliki.

d)     Input–Proses–Output.

Input dalam perusahaan bisnis dapat berupa sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan operasi dan menghasilkan output. Proses terdiri dari semua prosedur yang diperlukan untuk mengubah input menjadi output. Sedangkan output termasuk hasil berwujud dan informasi.

e)      Umpan balik (feedback)Seringkali informasi yang dihasilkan output digunakan kembali sebagai input, sehingga perusahaan dapat menggunakan sebagai umpan balik untuk meningkatkan derajat pengendaliannya.

f)       Pengendalian (controls).

Pengendalian berarti peraturan yang memungkinkan sebuah sistem untuk memonitor proses operasi sehingga dapat mengidentifikasi dan memperbaiki penyimpangan dari perencanaan awal untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

g)      Subsistem

Subsistem merupakan bagian penyusun suatu sistem yang berdiri sendiri namun saling berhubungan dan memiliki semua karakteristik sistem. Subsistem memiliki jaringan dari sistem-sistem yang berhubungan satu sama lain melalui penghubung (coupling) atau batas bersama (shared bounderies) yang dinamakan intefaces.

LINGKUNGAN LUAR PERUSAHAAN BISNIS

Lingkungan luar perusahaan bisnis terdiri atas lingkungan kondisi ekonomi, sosial, teknik, dan politik termasuk sumber daya dan data lainnya seperti fasilitas dan dana. Lingkungan luar perusahaan sangat berpengaruh karena tidak hanya menunjukkan masalah dan tantangan yang dihadapi oleh perusahaan, tetapi memberikan kesempatan atau peluang juga. Lingkungan perusahaan bisnis berbeda sesuai dengan industrinya, sehingga struktur organisasi maupun operasinya harus disesuaikan dengan kondisi lingkungan yang dihadapi. Regulasi  yang mengatur perusahaan juga  sangat bervariasi diantara perusahaan dan industri, maka SIA harus merefleksikan spesifikasi yang dibutuhkan oleh perusahan.

SUBSISTEM UTAMA PERUSAHAAN

Setiap perusahan bisnis yang memiliki framework disebut dengan hirarki sistem. Industri dan lingkungan eksternal perusahaan terletak pada puncak hirarki dan level selanjutnya adalah sistem perusahaan itu sendiri. Perusahaan dibagi menjadi tiga subsistem yaitu struktur organisasi, sistem informasi, dan sistem operasional. Level selanjutnya sistem informasi dapat digambarkan sebagai suatu grup subsistem yang berhubungan seperti sistem informasi produksi, sistem informasi akuntansi, dan sistem informasi pemasaran.

STRUKTUR ORGANISASI DALAM PERUSAHAAN BISNIS

Struktur organisasi merupakan sarana bagi manajer untuk mengarahkan dan mengkoordinasi serangkaian aktivitas dan operasi dalam perusahaan. Struktur organisasi menggambarkan distribusi wewenang dan tanggung jawab setiap manajer. Bagan organisasi adalah diagram yang menggambarkan struktur organisasi. Bagan terdiri atas kotak atau kode yang menggambarkan pusat pertanggungjawaban, dimana manajer bertanggung jawab berada dalam garis-garis yang terkait dengan pusat tanggung jawab satu sama lain. Dari sudut pandang sistem informasi, struktur organisasi membantu menentukan arus informasi dalam organisasi. Bentuk-bentuk struktur organisasi adalah sebagai berikut:

1. Struktur Hierarkikal, Memiliki ciri dimana organisasi dibentuk dalam struktur gaya hirarkis. Aktivitas dan operasi perusahaan dibagi menjadi beberapa subdivisi dan tingkatan manajemen yang disusun secara vertikal.   Manajemen puncak sebagai pengumpul informasi dan pengambil keputusan akhir. Seringkali struktur hirarkis ditunjukkan dalam struktur organisasi fungsional, dimana setiap manajer bertanggung jawab bagi fungsi-fungsi dispesialisasi seperti produksi atau pemasaran. Garis wewenang ditetapkan berdasarkan jenisnya dengan manajer pada masing-masing subordinat, dan pusat pertanggungjawaban melapor pada pusat yang lebih tinggi. Rentang manajemen (spans of manajement) mencerminkan jumlah dari subordinat pelaporan masing-masing manajer, sehingga mudah diidentifikasi.
2. Struktur Matrik, Memiliki ciri dimana struktur organisasinya merupakan campuran antara struktur berdasarkan fungsional dan struktur berdasarkan proyek. Memiliki dua wewenang (wewenang horizontal oleh manajer proyek dan wewenang vertikal berdasarkan fungsionalnya) sehingga  dalam melaksanakan kegiatan harus melapor kepada dua atasan, akibatnya bisa menimbulkan kebingungan.  Informasi yang diperlukan lebih detail, lintas fungsi, serta harus tersedia untuk masing-masing proyek. Struktur matrik lebih responsif untuk organisasi dinamis dibandingkan struktur hirarkis
3. Struktur Terdesentralisasi, Dalam struktur ini derajat otorisasi didelegasikan ke manager menengah dan bawah. Manajer dimotivasi untuk mengambil keputusan secara tepat waktu dan efektif dan diberikan tanggung jawab atas sumber daya dan laba yang dihasilkan oleh divisinya. Struktur ini juga sering disebut dengan unit bisnis
4. Struktur Jaringan, Menunjukkan struktur yang saling berhubungan namun nonhirarkis, fleksibel dan fluid. Dalam hal ini proyek dan tugas terhubung melalui jaringan komunikasi, informasi dapat disebarluaskan sehingga keputusan dapat diambil dengan cepat. Struktur jaringan memungkinkan proyek dan tugas bisa diselesaikan lebih cepat dan lebih ekonomis.

HUBUNGAN ANTARA STRUKTUR ORGANISASI DAN SIA

Struktur organisasi memiliki pengaruh yang signifikan terhadap sistem informasi akuntansi dan komponen-komponennya. Beberapa hubungan yang harus dipahami oleh pengembang sistem, yaitu:

1.       Struktur organisasi merupakan pedoman dalam pembuatan arus informasi yang dihasilkan oleh SIA dan SIM (Sistem Informasi Managemen). Arus informasi vertikal membawa informasi tentang tanggung jawab seorang manager.

2. Struktur organisasi menentukan arus horizontal dari data transaksi yang harus dikerjakan  oleh staf  SIA dalam berbagai tahapan proses, misalnya peran bagian penerimaan dan gudang yang bertugas dalam persediaan, sedangkan kasir bertugas menangani kas.
3. Struktur organisasi formal secara sosial juga berinteraksi dengan sistem informasi informal, seperti kabar burung maupun gosip.

INFORMASI AKUNTANSI YANG DIPERLUKAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI

Dalam struktur organisasi, manajer berada dalam pusat pertanggungjawaban. Manajer mengeluarkan biaya dan menghasilkan pendapatan. Informasi sehubungan dengan biaya dan pendapatan ini merupakan dasar untuk menilai manajer dan pusat pertanggungjawaban. Dalam struktur fungsional manajer melakukan kegiatan khusus seperti pemasaran, manufaktur, atau akuntansi. Mereka memerlukan informasi untuk membantu dalam aktivitas perencanaan dan pengendalian.

Dalam struktur organisasi alternatif membutuhkan informasi yang berbeda. Ketika struktur berorientasi pada produk yang dipakai, untuk contoh diperlukan informasi yang rinci menyangkut produk. Dengan stuktur matriks, informasi yang lebih rinci dan cross functional akan berguna untuk masing-masing grup atau tim, dan beberapa informasi seharusnya disediakan oleh proyek, kejadian, atau tugas yang sedang kerjakan. Struktur desentralisasi menyarankan informasi relevan dan rinci yang bersifat pushing down untuk level yang rendah dimana keputusan dibuat. Struktur jaringan akan memerlukan informasi cross functional untuk manajer menghasilkan keputusan dari sudut pandang inter disiplin.

SISTEM OPERASIONAL

Sistem operasional perusahaan disebut juga proses bisnis, operasi, atau kegiatan yang membentuk rangkaian melalui sumber daya yang diubah menjadi produk atau jasa yang diproduksi perusahaan. Karena proses yang saling tergantung dan terintegrasi, mereka dapat dipandang sebagai subsistem. Dalam perusahaan manufaktur, rangkaian nilai bisa menjangkau pemasok dan pelanggan. Melalui bantuan teknologi informasi, baik kegiatan utama dan pendukung dapat lebih efisien dan tepat waktu. SIA memiliki dua hubungan yang erat dengan sistem operasional yaitu memantau dan mencatat berbagai proses, serta memicu tindakan dalam sistem operasional.

KEGIATAN BISNIS DAN SIKLUS TRANSAKSI

Kegiatan bisnis adalah pengelolaan suatu rencana perusahaan untuk mengarahkan dan mengontrol. Kegiatan eksternal seperti kegiatan penjualan antara perusahaan dan pihak eksternal. Kegiatan internal seperti menyimpan barang dagangan atau memeriksa bagian pada lini produksi. Penting untuk membedakan peristiwa bisnis dari langkah-langkah akuntansi dan fungsinya, seperti pencatatan transaksi, posting ke buku transaksi, dan pembuatan laporan bukan kegiatan bisnis. Elemen data yang berguna untuk kegiatan bisnis meliputi: (1) Sifat kegiatan dan saat terjadinya, (2)  Agen yang terlibat, (3) Jenis sumber daya dan dalam jumlahnya, (4) Dimana kegiatan berlangsung.

Siklus Transaksi: Pengelompokkan peristiwa bisnis perusahaan ke dalam urutan proses.Siklus transaksi dikumpulkan untuk perusahaan tergantung pada jenis kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan.

Buku Besar dan Siklus Pelaporan Keuangan: Siklus ini menggabungkan langkah-langkah pengolahan yang terkait dengan akuntansi. Arus masuk utama untuk siklus ini timbul sebagai output dari siklus transaksi lainnya. Selain itu, siklus meliputi transaksi tidak rutin dan penyesuaian yang terjadi selama atau pada akhir setiap periode akuntansi.

Siklus pendapatan: Siklus pendapatan meliputi tiga kegiatan bisnis utama, pelaksanaan, pengiriman (penjualan), dan penerimaan kas

Siklus pengeluaran: meliputi dua peristiwa bisnis utama atau transaksi pembelian dan pengeluaran kas

Siklus Sumber Daya Manajemen: terdiri dari semua kegiatan yang berkaitan dengan sumber daya fisik dari suatu perusahaan, kegiatan bisnis seperti berikut : (1) Mendapatkan dana dari semua sumber, investasi dana dan menyalurkan dana kepada penerima, (2) Memperoleh, mempertahankan dan menempatkan fasilitas (aset tetap), (3) Memperoleh, menyimpan dan menjual persediaan (barang dagangan), (4) Memperoleh, mempertahankan dan membayar tenaga kerja (seperti karyawan, manajer, konsultan dan pihak luar lainnya).

Siklus Transaksi Lainnya: Misalnya, perusahaan manufaktur menambahkan produksi atau siklus konversi. Penting bagi seorang akuntan untuk menyadari proses bisnis dari suatu perusahaan sebelum mencoba untuk mendefinisikan set sesuai siklus transaksi.

Proses akuntansi diklasifikasikan menjadi dua siklus akuntansi, yaitu siklus akuntansi keuangan dan siklus akuntansi manajerial. Siklus akuntansi keuangan dan catatan transaksi akuntansi dalam jurnal dan buku besar dicatat atau direcord. Output utama dari siklus akuntansi keuangan meliputi laporan keuangan. Siklus akuntansi manajerial mengumpulkan dan memproses data untuk menghasilkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan manajerial, termasuk perencanaan dan pengendalian, pengambilan keputusan yang tidak rutin, dan mengevaluasi pusat tanggung jawab. Siklus ini dapat dilihat sebagai urutan terpisah yang berkaitan dengan aktivitas pemrosesan informasi.

TINJAUAN MENGENAI SISTEM AKUNTANSI

Data Collection

SIA mengumpulkan, mengolah, dan menyimpan data. Data baru yang diambil ke dalam sistem menggunakan transaksi baru (misalnya, penjualan kredit hari ini). Contoh lain dari file transaksi adalah jurnal umum, jurnal penjualan, jurnal pembelian, jurnal penerimaan kas, dan jurnal pengeluaran kas. Sebuah jurnal adalah catatan kronologis transaksi dalam file. Dalam bahasa sistem informasi, jurnal adalah file yang berisi transaksi yang serupa, atau log transaksi. Untuk setiap transaksi kami mencatat beberapa elemen data, seperti tanggal, nama akun yang didebitkan atau dikreditkan, nomor rekening, jumlah yang didebitkan atau dikreditkan ke masing-masing rekening, dan halaman buku (folio) nomor di mana jumlah tersebut diposting untuk akun yang terlibat.

Kode transaksi: Dalam prosedur otomatis, logika pengolahan perlu membedakan jenis transaksinya yang dilakukan melalui penggunaan kode transaksi.

Data Manajemen

Menyediakan sumber daya informasi yang berharga karena data dapat digunakan untuk menghasilkan informasi. Misalnya, jurnal umum, file yang berisi data yang tersimpan dapat digunakan untuk menghasilkan neraca saldo dan laporan keuangan. Pengelolaan data merupakan kegiatan yang sangat penting pada SIA. SIA menerima atau menyimpan data baru secara berkelanjutan dan data yang diambil akan disimpan dalam sistem. Terdapat ada dua jenis file yang dominan di SIA, file transaksi (jurnal) dan master file (buku besar).

Rekaman (Records) dan File: Data pada SIA disimpan dalam bentuk catatan, catatan disimpan bersama sebagai file. Catatan adalah kumpulan elemen data yang berkaitan dengan suatu entitas.

Pemeliharaan Data: Pemeliharaan data meliputi update data dan modifikasi data. Suatu kegiatan yang disebut "postingan" transaksi dari jurnal ke buku besar yang sesuai di update dalam buku besar. Update data biasanya melibatkan setidaknya satu file dan satu master file.

Bagan Akun: Sebuah bagan akun adalah seperangkat kode, yang memungkinkan referensi mudah ke rekening buku besar baik untuk mengambil informasi dari akun atau untuk memperbarui data yang dikelola dalam rekening.

Klasifikasi Data dan Coding: SIA merekam, memanipulasi, mengambil, dan meringkas data menggunakan berbagai jenis kode.

Prosedur: Untuk mengambil dan menggunakan data diperlukan prosedur, atau langkah-langkah logis. Pengolahan data menggunakan prosedur yang berbeda dan dapat diklasifikasikan menjadi tiga kategori : pengumpulan data, pemeliharaan data, dan generasi informasi.

Kontrol: Sistem informasi dapat memberikan informasi yang tidak akurat jika input salah atau tidak lengkap, atau jika input tidak sepenuhnya diproses atau diolah secara tidak akurat.

BAHASA DAN URAIAN SIA

Dalam memodifikasi sistem yang ada dan mengembangkan yang baru, sistem harus melalui tahapan dari pengembangan siklus perencanaan, analisis, desain, pemilihan, implementasi, dan operasi. Selama fase ini, semua pihak yang berkaitan dengan SIA harus memahami hal yang sama dalam arti yang sama. Bahasa komunikasi harus tepat untuk menghasilkan interpretasi yang konsisten. Sistem dokumentasi adalah dalam bentuk grafik, seperti flowchart atau diagram aliran data. Saat mempersiapkan dokumentasi sistem atau menafsirkan yang sudah ada, perlu untuk memahami "bahasa" sistem dokumentasi baik itu peraturan, pedoman, dan simbol yang umum digunakan di seluruh dokumen tersebut. Satu jenis sistem dokumentasi yaitu flowchart dokumen. Sebuah flowchart dokumen menekankan input hard copy dan output serta arus melalui unit organisasi. Auditor dan akuntan dapat menggunakan flowchart ketika mereka menganalisis kelemahan sistem dan sebagai kontrol.