PENDEKATAN SISTEM DALAM MEMECAHKAN MASALAH DAN MEMBUAT KEPUTUSAN

PENDEKATAN SISTEM DALAM MEMECAHKAN MASALAH DAN MEMBUAT KEPUTUSAN

A. PENDAHULUAN

Ada tiga jenis usaha pendekatan sistematis untuk pecahan masalah :

1.    Persiapan

Manajer memandang perusahaan sebagai suatu sistem dengan memahami lingkungan perusahaan dan mengidentifikasi subsistem-subsistem dalam perusahaan.

2.    Definisi

Manajer bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis bagian sistem menurut suatu urutan tertentu.

3.    Solusi

Manajer mengidentifikasi berbagai solusi altenatif, mengevaluasi, memilih yang terbaik, menerapkannya dan membuat tindak lanjut utk memastikan bahwa solusi itu berjalan sebagaimana mestinya.

B. PEMBAHASAN

• Pemahaman dasar pemecahan masalah dan pembuatan keputusan• Masalah adalah suatu kondisi yg memiliki potensi utk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar bisa.
  • Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya.
  • Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya.
  • Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan.
  • Pengambilan keputusan adl tindakan memilih strategi atau aksi yg manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tsb.
  • Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan.
  • Setelah berbagai alternatif diidentifikasi, sistem informasi dapat digunakan untuk mengevaluasi tiap alternatif.

Evaluasi ini harus mempertimbangkan berbagai kendala
1. Kendala intern dapat berupa SD yg terbatas, seperti kurangnya bahan baku, modal kerja, SDM yg kurang memenuhi syarat, dll.
2. Kendala lingkungan dapat berupa tekanan dari berbagai elemen lingkungan, seperti pemerintah atau pesaing untuk bertindak menurut cara tertentu.

• Tahapan pemecahan masalah dengan menggunakan pendekatan sistem
  proses pemecahan masalah dapat dilakukan dengan empat tahapan utama yaitu :

1. Memahami dan mendefinisikan masalah

Bagian ini merupakan bagian yang sangat penting karena menjadi awal dari seluruh proses pemecahan masalah. Tujuan pada bagian ini adalah memahami masalah dengan baik dan menghilangkan bagian-bagian yang dirasa kurang penting.

2. Membuat rencana untuk pemecahan masalah

Pada bagian ini ada dua kegiatan penting yaitu :
a) mencari berbagai cara penyelesaian yang mungkin diterapkan

b) membuat rencana pemecahan masalah

Penyelesaian suatu masalah biasanya tidak hanya satu tapi mungkin bisa beberapa macam. Sebagai ilustrasi, apabila kita berada di kota Surabaya dan ingin pergi ke Jakarta, maka banyak cara yang mungkin bisa dilakukan, misalnya kita bisa menempuh dengan angkutan darat, laut atau udara. Dengan angkutan darat kita bisa menggunakan kereta api, bus atau angkutan yang lain. Jalurnya pun kita bisa lewat jalur utara, tengah atau selatan. Jadi banyak sekali cara penyelesaian yang bisa kita kembangkan. Masing-masing mempunyai karakteristik sendiri-sendiri. Dari sekian banyak penyelesaian ini kita harus memilih satu yang berdasarkan persyaratan tertentu merupakan cara yang paling baik untuk menyelesaikan permasalahan. Setelah terpilih, maka kita dapat membuat rencana kasar (outline) penyelesaian masalah dan membagi masalah dalam bagian-bagian yang lebih kecil. Rencana kasar (outline) penyelesaian masalah hanya berisi tahapan-tahapan utama penyelesaian masalah.

3. Merancang dan menerapkan rencana untuk memperoleh cara penyelesaian.
Pada bagian ini rencana kasar penyelesaian masalah diperbaiki dan diperjelas dengan pembagian dan urutan rinci yang harus ditempuh dalam penyelesaian masalah.

4. Memeriksa dan menyampaikan hasil dari pemecahan masalah
Bagian ini bertujuan untuk memeriksa apakah akurasi (ketepatan) hasil dari cara yang dipilih telah memenuhi tujuan yang diinginkan. Selain itu juga untuk melihat bagaimana daya guna dari cara yang dipilih yang dipilih.

• Faktor manusia yang mempengaruhi pemecahan masalahAda 3 Kategori manajer dalam merasakan masalah :
  1. Penghindar masalah (Problem Avoider), manajer mengambil sikap positif dan menganggap semua baik-baik saja.ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi.

2. Mengumpulkan Informasi/Pencari masalah (Problem Seeker)) :
a. Gaya teratur, mengikuti gaya management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.
b. Gaya menerima, manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya/orang lain dalam organisasi.

3.Menggunakan informasi untuk memecahkan masalah/Pemecah masalah
( Problem solver) :
a. Gaya sistematik, manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan. Co. : pendekatan sistem.
Gaya intuitif, manajer tidak menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

C. KESIMPULAN

1. Masalah merupakan suatu hal yang tidak bisa kita hindari jika kita hidup di dunia ini. karna itu yang harus kita lakukan terhadap masalah adalah mencari solusi dari masalah-masalah yang ada dan mencegah agar masalah itu tidak terulang kembali.
2. tiga jenis usaha pendekatan sistematis untuk pecahan masalah yaitu:
   1.Persiapan
   2.Devinisi
   3.Solusi

PENGEMBANGAN SISTEM, PROTOTYPING, dan PENGEMBANGAN BERFASE

PENGEMBANGAN SISTEM

PENDEKATAN SISTEM

Mengidentifasikan 3 rangkaian pertimbangan yang terlibat dalam pemecahan sebuah masalah secara memadai :

·         Mengenah kontroversi

·         Mempertimbangkan klain-klaim alternative

·         Membentuk satu pertimbanmgan.

Urut-urutan langkah

·         Upaya persiapan

1.       Perusahaan sebagai suatu system

2.       Mengenal system lingkungan

3.       Mengidentifikasikan subsistem perusahaan.

4.       Melanjutkan dari tingkat system ke tingkat subsistem

5.       Menganalisis bagian-bagian system dalam urut-urutan tertentu

1.mengevaluasi standar

2.membandingkan output system dengan standar

3.mengavaluasi manajemen

4.mengevaluasi prosesor informasi

5mengevaluasi input dan sumber daya input

6.mengevaluasi proses tranformasi

7.mengevaluasi sumber daya output

     6.mengidentifikasi solusi-solusi alternative

     7.mengevaluasi solusi-solusi alternative

     8.memilih solusi terbaik

  1.analisis

  2.pertimbangan

  3.tawar-menawar

                 9.mengimpletasikan solusi

                     10.menindaklanjuti untuk memastikan keefektifkan solusi

SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM

Metodologi adalah cara yang merekomendasikan dalam melakukan sesuatu.SDLC adalah aplikasi dari pendekatan system bagi pengembangan suatu system informasi.

SDLC TRADISIONAL

• ·         Perencanaan

• ·         Analisis

• ·         Desain

• ·         Implementasi

• ·         Penggunaan

PROTOTYPING

Adalah satu fersi dari sebuah system potensial yang memberikan ide bagi para pengembang dan calon pengguna,bagaimana system potensial yang telah selesai.

Jenis-jenis prototipe     

·          

Prototype evolusioner

Ada 4 langkah pembuatannya :

1.       Mengidetifikasi kebutuhan pengguna

2.       Membuta prototype

3.       Menentukan apakah prototype dapat diterima

4.       Menggunakan prototipe

Pengembangan prototype persyaratan :

• 1.       Membuat kode sitim baru

• 2.       Menguji sitem baru

• 3.       Menentukan apkah sitem yang baru dapat di terima

• 4.       Membuat system baru menjadi system produksi

DAYA TARIK PROTOTYPING

Penggunaan maupun pengembangan menyukai prototyping karena alasan-alasan di bawah ini :

·         Membaiknya komunikasi antara pengembang dan pengguna

·         Pengembang dapat melakukan pekerjaan yang lebih baik dalam menentukan kebutuhan pengguna user

·         Pengguna memainkan peranan yang lebih aktif dalam pengembangan system

·         Pengembang dan pengguna menghabiskan waktu dan usaha yang lebih sedikit dalam mengembangkan system

·         Implementasi menjadi jauh lebih mudah karena pengguna tahu apa yang di harapkannya.

POTENSI KESULITAN DARI PROTOTYPING

Prototyping bukannya tidak memiliki potensi kesulitan. Kesulitan-kesulitan tersebut antara lain:

·         Terburu-buru dalam menyerahkan prototype dapat menyebabkan di ambilnya jalan pintas.

·         Pengguna dapat terlalu gembira dengan prototype yang di berikan.

·         Prototype evolusioner bias jadi tidak terlalu efesien.

·         Antar muka computer manusia yang di berikan oleh beberapa alat prototyping tertentu kemungkinan tidak mencerminkan teknik-teknik desain yang baik. Ad conglimboo

PENGEMBANGAN APLIKASI CEPAT

Pengembanga aplikasi cepat di perkenalkan oleh konsultan computer dan penulis James Martin yang di maksudkan untuk pengembangan siklus hidup dengan cepat tanpa mengorbankan mutunya.

Unsur-unsur terpenting RAD  

RAD membutuhkan unsur penting : menejemen orang metodologi dan alat.

 PENGEMBANGAN BERFASE

Tahap-tahap pengembangan berfase.

Enam tahap pengembangan berfase antara lain:

·         Infestasi awal

·         Analisis

·         Desain

·         Kontruksi awal

·         Kontruksi akhir

FASE-FASE MODUL

Sistem dibagi menjadi tiga modul utama : pembuatan laporan, basis data dan antar muka web. Jumlah modul akan berfariasi untuk masing-masing system mulai dari satu hingga sekitar selusin.

REKAYASA TERBALIK

Rekayasa terbalik berasal dari intelejen bisnis. Perusahaan sejak dulu selalu mengikuti produk-produk para pesaingnya dengan cara membeli sapel dan membongkarnya untuk melihat bagaimana produk tersebut bekerja. Spesifikasi desain produk pesaing diturunkan dari produk-produk itu sendiri,sehingga membalik pola normal di mana desainnya yang dibuat terlebih dahulu.

MENEMPATKAN SDLC TRADISIONAL, PROTOTYPING, RAD, PENGEMBANGAN BERFASE, DAN BPR DALAM PERSPEKIF

SDLC tradisional, prototyping, RAD, dan BPR semuanya adalah metodologi. Semuanya adalah cara-cara yang rekomendasikan dalam mengembangkan sitem informasi. SDLC tradisional adalah suatu penerapan pendekatan system terhadap masalah pengembangan system dan memilikiunsur-unsur pendekatan system dasar, diawali dari identifikasi masalah dan akhiri dengan penggunaan system. Prototyping merupakan system yang berfokus pada defenisi dan pemenuhan kebutuhan penggunga. RAD merupakan suatu pendekatan alternative terhadap fase-fse desain dan implementasi SDLC.

ALAT-ALAT PENGEMBANGAN SISTEM

Pendekatan system di beberapa siklus hidup pengembangan system metodologi cara-cara yang direkomendasikan dalam memecahkan masalah-masalah system. Metodologi sama seperti cetak biru yang di gambar oleh arsitek untuk memandu para kontraktor .

PEMODELAN PROSES

Organisasi for standardization (ISO) menciptakan standar untuk bentuk-bentuk symbol dan memastikan penggunanya di seluruh dunia. Akan tetapi popularitasnya berusia pendek seiring dengan diciptakannya alat-alat pemodelan.

KASUS PENGGUNA

Kasus pengguna adalah suatu uraian naratif dalam bentuk kerangka dari dialog yang terjadi antara system primer dengan system skunder. Penddekatan system dari tiga fase upaya: persiapan, definisi, dan solusi. Upaya persiap termasuk melihat perusahaan sebagai suatu system, mengenal system lingkungan, dan mengidentifikasi subsistem-subsistem perusahaan. Upaya definisi terdiri atas dua langkah:

·         Melanjutkan dari system ke tingkat subsistem

·         Menganalisis bagian-bagian system secara berurutan

ASUMSI KEPERILAKUAN DARI AKUNTANSI PERTANGGUNGJAWABAN

ASUMSI KEPERILAKUAN DARI AKUNTANSI PERTANGGUNGJAWABAN

Rencana pertanggungjawaban, akumulasi data, dan sistem pelaporan semuanya berdasarkan pada asumsi operasi dan perilaku manusia, yaitu sebagai berikut.

a.      Management by Exception (MBE)

MBE sangat efektif untuk mengatur dan mengontrol aktivitas organisasi, dimana manajer harus berkonsentrasi pada penyimapangan anggaran atau tujuan dasar. Karakteristik laporan periodik dari akuntansi pertanggungjawaban yang ideal adalah menggambarkan perhatian manajemen pada penyimpangan dari aturan yang telah ditentukan dan termasuk menentukan tindakan perbaikan untuk penguatan atau perbaikan perilaku.

b.      Management by Objective (MBO)

Dalam akuntansi pertanggungjawaban, manajemen mengontrol dirinya sendiri. Disini orang-orang melakukan tugasnya sendiri sebab mereka percaya mereka mampu mengarahkan sendiri dalam pekerjaan mereka. MBO memberi fasilitas kepada manajer dan bawahannya untuk memformulasikan tujuan dan aktivitas untuk pusat pertanggungjawaban. Akuntansi pertanggungjawaban menyediakan kerangka yang ideal untuk memformulasikan tujuan secara detail.

Untuk mendapatkan motivasi dan komunikasi dari MBO dan akuntansi pertanggungjawaban, kondisi lingkungan yang baik harus ada, antara lain sebagai berikut. 

-        Dalam menentukan tujuan dari akuntansi pertanggungjawaban, top manajemen menyediakan semua petunjuk yang spesifik atas semua tujuan perusahaan secara keseluruhan.

-        Dalam memformulasikan secara detail tujuan kinerja dan rencana kerja, top manajemen dan manajer akuntansi pertanggungjawaban harus secara maksimal menyelaraskan antara kebutuhan pribadi dan aspirasi dari grup dan tujuan perusahaan secara keseluruhan. 

-        Motivasi timbul jika orang-orang percaya bahwa tercapainya tujuan perusahaan secara simultan akan memenuhi kebutuhan pribadinya.

-        Jika tujuan perusahaan sesuai dengan keinginan mereka, maka mereka akan menginternalisasikan tujuan perusahaan dan keselarasan tujuan akan tercapai. 

Manajer dan bawahan harus berkerjasama, misalnya bawahan diajak bekerja sama dalam memformulasikan biaya dan target pendapatan yang akan dipresentasikan pada level yang lebih tinggi dalam pusat pertanggungjawaban.

Hasil kinerja dievaluasi sebagai alat untuk mengetahui penyimpangan yang terjadi, siapa yang berhak menjelaskan mengapa penyimpangan tersebut terjadi, dan menentukan tindakan perbaikan. Hasil kinerja secara periodik tidak hanya untuk mendapatkan penghargaan ataupun hukuman, namun dapat dijadikan sebagai motivasi dalam memperbaiki kualitas tindakan perbaikan.

c.       Keselarasan antara Jaringan Pertanggungjawaban dan Struktur Organisasi

Akuntansi pertanggungjawaban berasumsi bahwa kendali organisasi ditingkatkan dengan menciptakan suatu jaringan dari tanggungjawab memusat yang bersamaan dengan struktur organisasi formal.

Top manajemen mendelegasikan dan memberikan otoritas kepada manajer dibawahnya berdasarkan hirarki organisasi yang menugaskan otoritas dan tanggungjawab untuk tugas-tugas spesifik. Ketika otoritas ditugaskan kepada para manajer, mereka mempunyai wewenang untuk bertindak secara resmi dalam lingkup pendelegasian mereka dan untuk memengaruhi bawahan mereka. 

Pusat pertanggungjawaban adalah dasar bagi seluruh sistem akuntansi pertanggungjawaban, dengan demikian kerangka akuntansi pertanggungjawaban harus didesain secara hati-hati. Struktur organisasi harus dianalisa dari kelemahan pendelegasian tugas dan wewenang.

d.      Penerimaan Atas Tanggung Jawab yang Diberikan

Unsur yang terpenting dalam keberhasilan penerapan sistem akuntansi pertanggungjawaban adalah bahwa manajer pusat pertanggungjawaban menerima tanggungjawab dan tugas yang diberikan kepadanya dengan layak dan kesediaan mereka melaksanakannya. 

Para manajer akan merasa bersedia menerima tugas dan tanggungjawab tersebut dengan baik jika mereka merasa dibutuhkan secara fisik dan sumber daya.

Mereka akan melaksanakannya dengan baik jika budaya organisasi dimana tempat mereka menjalankan tugas memberikan kebebasan untuk melaksanakan tugas dengan cara-cara mereka sendiri. Budaya organisasi yang ada juga harus dapat memberikan toleransi jika mereka mengalami kegagalan. Dan para manajer hendaknya diberikan kebebasan untuk mengeluarkan pendapat dan pandangan mereka sendiri tanpa adanya rasa takut.

Ketika sistem akuntansi pertanggungjawaban mengukur keberhasilan mereka atau kegagalan mereka, ada suatu kepercayaan bahwa mereka diawasi dan dikendalikan oleh para atasannya. Penentuan pencapaian sasaran yang dihubungkan dengan akuntansi pertanggungjawaban akan meningkatkan komunikasi diantara mereka dengan terbuka, dan mereka dapat menentukan ukuran dan strategi yang hendak dicapai.

e.       Kemampuan dalam Memengaruhi Kerjasama

Akuntansi pertanggungjawaban mampu meningkatkan kerjasama organisasi yang memperlihatkan para manajer bekerja untuk mencapai tujuan bersama. Akuntansi pertanggungjawaban juga menunjukan tingkat loyalitas, kemampuan dalam membuat keputusan sendiri di dalam kerangka tanggungjawab yang didelegasikan kepada para manajer. Sehingga para manajer akan merasa menjadi bagian penting dalam organisasi dan  merasa dihargai yang menyebabkan secara bersama-sama mempunyai keinginan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Semangat kerjasama para manajer akan tercipta dan meningkat dan menyakinkan para manajer bahwa mereka sedang mencapai tujuan yang dirumuskan bersama. Mereka merasa menjadi sesuatu hal yang penting, dan tentu saja mereka akan berpikir bahwa jika terjadi kegagalan tentulah akan memengaruhi masa depan.

Tekanan yang berlebihan dalam pencapaian tujuan, meski diperbolehkan akan menghancurkan manfaat yang diperoleh dari kerjasama yang harmonis. Sebagai gantinya, akan terjadi kompetisi yang tidak sehat diantara bagian dan adanya tekanan yang ekslusif dalam jangka pendek.

Permodelan Proses Manajemen Proyek di Perusahaan TI (Teknologi Informasi)

Permodelan Proses Manajemen Proyek di Perusahaan TI (Teknologi Informasi)

1.1  Definisi Proyek dan Proyek TI (Teknologi Informasi)

Perkembangan bisnis dari organisasi dengan tingkat kompetisi yang tinggi dewasa ini telah mendorong internal manajemen perusahaan untuk melakukan evaluasi tehadap pemanfaatan teknologi informasi.Perbaikan secara terus menerus harus dilakukan dengan melihat peluang-peluang daris setiap bagian di dalam organisasi yang membutuhkan peningkatan kinerja.

Peranan proyek atas TI sangat dibutuhkan untuk memperbaiki kinerja TI yang ada di perusahaan agar dapat mendukung strategi bisnis dan operasional perusahaan.

Proyek (Project)adalah suatu kelompok aktivitas yang bersifat sementara dengan tujuan mencapai suatu hasil produk atau jasa dalam suatu waktu tertentu. Proyek juga memiliki ciri-ciri tertentu :

·         Memiliki tujuan yang terdefinisi dengan jelas

·         Melibatkan semua lini atau lintas departemen  di dalam perusahaan

·         Memiliki aktivitas yang unik dan dibatasi oleh waktu yang bersifat sementara

·         Memiliki sponsor atau pendukung yang kuat

·         Memiliki sifat ketiakpastian.

Kompleksitas dari suatu proyek sangat bergantung kepada ruang lingkup yang telah disepakati bersama.Khususnya, pada proyek TI, perencanaan harus memperhatikan perencanaan secara menyeluruh TI perusahaan dan bersinergi dengan strategi TI dan bisnis jangka pendek dan panjang.

Tahapan didalam perencanaan proyek TI yaitu :

a.    Tahapan Information Technology Strategy Planning yaitu perencanaan strategy TI yang bersinergi dengan visi dan misi perusahaan dengan tujuan untuk mendukung bisnis perusahaan.

b.    Business Area Analysis yang meliputi dokumen-dokumen bisnis yang berisi proses-proses yang perlu diperbaiki dan dibantu dengan adanya TI

c.    Project Planning harus memperhatikan beberapa hal yang meliputi keuntungan (benefit), ruang lingkup (scope), dan hambatan (constrain) yang mungkin terjadi.

Secara umum ada setiap proyek mempunyai 3 hambatan yang selalu menjadi unsur utama di dalam proses penyusunan proposal maupun saat proyek tersebut berjalan, yaitu : ruang lingkup (scope), biaya (cost), dan waktu (time). Pimpinan proyek harus mampi mengintegrasikan ketiga faktor tersebut dan mencari keseimbangan yang akan dicapai dan sesuai dengan target yang telah disepakati dengan manajemen puncak.

1.2  Manajemen Proyek TI

Manajemen proyek (project  management) adalah suatu pengetahuan tentang aplikasi, keahlian, perangkat dan teknik untuk memimpin suatu aktivitas proyek dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan dan persyaratan yang dibutuhkan oleh proyek (PMI*,Project Management Body of Knowledge,2000,p.6)]

Manfaat dari manajemen proyek TI dapat diuraikan sebagai berikut :

·         Memberikan manfaat dari pengawasan yang lebih baik dari sisi keuangan dan sumber daya manusia.

·         Meningkatkan kinerja dan hubungan dengan pelanggan.

·         Waktu pengembangan yang lebih singkat.

·         Biaya yang lebih efisien, karena semua komponen lebih terkoordinasi.

·         Kualitas hasil menjadi lebih baik dan dapat diandalkan.

·         Tingkat keuntungan yang lebih tinggi.

·         Meningkatkan  produktivitas.

·         Koordinasi internal yang lebih baik

·         Meningkatkan moral karyawan dan tim proyek.

Project Stakeholders adalah orang-orang yang terlibat didalam suatu proyek dan terkait dengan aktivitas yang terkait, meliputi :

·         Sponsor dari proyek

·         Tim proyek

·         Staf pendukung

·         Pelanggan

·         Pemakai

·         Pemasok

·         Pihak yang tidak mendukung proyek

Proyek harus dijalankan dalam batasan anggaran yang dikelola oleh seoraang pimpinan proyek (Project Manager) yang bertugas untuk melakukan koordinasi dengan tim yang berasal dari bagian atau fungsi yang berbeda. Anggota proyek (Project Team) adalah sekelompok orang yang terlibat di dalam proyek dimana memiliki keahlian dan kemampuan yang dibutuhkan di dalam proyek.Dengan kerangka Project Management System maka struktur organisasi yang disusun dan dipimpin oleh pemimpin proyek untuk tujuan agar target dari proyek TI tersebut tercapai dengan baik.

Di dalam system manajemen proyek TI ini, sitem informasi dibutuhkan oleh tim proyek dengan tujuan untuk mengkoordinasikan setiap informasi yang terkait dengan kebutuhan proyek yang bersifat kritis dan untuk tujuan mengintegrasikan semua aktivitas. Sruktur organisasi ini melibatkan setiap prosedur-prosedur yang berguna untuk memastikan bahwa proses komunikasi dan koordinasi berjalan dengan baik dan lengkap.

Penyesuaian antara karakteristik dari proyek dengan tipe dari struktur organisasi sangat mempengaruhi tingkat otoritas,keterlibatan,pengawasan dan proses kerja dari suatu proyek TI.

Informasi dari tabel di atas dapat digunakan sebagai referensi untuk analisa dalam implementasi manajemen proyek TI di perusahaan. Kerangka dari tabel tersebut dapat memberikan uraian mengenai otoritas pimpinan proyek,persentase kinerja dan waktu yang dibutuhkan oleh pimpinan proyek,pengawasan atas anggaran,peranan dari pimpinan proyek.

1.3  Penyusunan Proposal Proyek TI

Di dalam penyusunan proposal proyek TI dalam suatu perusahaan harus memperhatikan beberapa tahapan yang dapat dibagi menjadi 2 kelompok besar yaitu :

a.    Project Feasibility

Proses evaluasi kelayakan proyek. Tugas dari pimpinan proyek memegang peranan penting dalam menilai dan mengajukan kelayakan proyek ke pihak manajemen untuk kemudian disusun suatu prioritas yang diajukan di dalam perencanaan manajemen.Estimasi biaya awal proyek TI dipersiapkan dengan mengumpulkan informasi komponen-komponen biaya yang terkait langsung maupun tidak langsung.Estimasi ini kemudian disusun ke dalam suatu anggaran yang dipersiapkan di dalam perencanaan proyek TI.

b.    Project Aqcuisition

Bagian dari tahapan akusisi ini adalah implementationdan close out. Tahap implementasi mendifinisikan setiap biaya secara lebih terperinci dan memberikan gambaran atas hasil kinerja yang akan dicapai dari biaya yang dikeluarkan. Tahapan penutup (close out) dari proposal yang meliputi tingkat penyelesaian proyek yang akan dicapai,hasil yang diperoleh sebagai referensi berikutnya dan tingkat penerimaan dari pelanggan atau para pemakai dari implementasi proyek TI.

ProposalTI yang disusun terdiri dari beberapa pilihan yang diajukan ke manajemen perusahaan. Beberapa komponennya yaitu :

·         Analisa biaya dan manfaat

·         Jadwal proyek TI secara umum

·         Analisa kebutuhan dari proyek

·         Penawaran dari para pemasok proyek TI yang meliputi hardware,software dan konsultan

·         Hasil pengujian dan verifkasi atas hardware dan software yang akan dipilih

·         Evaluasi resiko dari setiap proposal

Selain hal tersebut diatas, terdapat 9 bagian yang harus diperhatikan oleh setiap proyek yang meliputi 4 area atau bagian yang terkait dengan obyektifitas dari proyek yang mencakup : ruang lingkup (scope),waktu (time),biaya (cost) dan mutu (quality). 4 area atau bagian yang meliputi bagaimana pengetahuan dan cara untuk mencapai tujuan dari proyek tersebut yang meliputi :sumber daya manusia (human resource),komunikasi (communication),resiko (risk) dan pengadaan (procurement). Bagian terakhir adalah Integrasi proyek (project integration) yaitu bagaimana mengintegrasikan semua komponen-komponen tersebut agar tujuan dari proyek tercapai.

1.4  Pemilihan Proyek TI

Beberapa pengukuran dampak dari yang akan dijalankan biasanya menjadi dasar pengukuran dari pemilihan proyek TI yang tepat. Evaluasi atas pemilihan proyek TI melibatkan tingkat investasi yang akan dikeluarkan oleh perusahaan dan perubahan penting dari system informasi secara keseluruhan yang ada. Faktor-faktor untuk pengukuran tersebut meliputi :

·         Intangible factor, informasi pendukung yang ada berasal dari data historis para pemasok yang berasal dari kinerja sebelumnya terhadap pelanggan atau klien yang pernah terlibat di dalam proyek TI. Peningkatan citra perusahaan, pangsa pasar dan juga pelayanan ke pelanggan menjadi ukuran yang tercakup dalam faktor ini.

·         Hidden outcomes, pemanfaatan dari hasil proyek TI telah membangun system komunikasi internal menjadi lebih baik dan efektif. Bentuk-bentuk hasil tersembunyi ini adalah wujud dari pengukuran yang dapat dijadikan pertimbangan di dalam proses pemilihan.

·         The changing nature of information technology, perkembangan teknologi informasi yang semakin canggih telah memberikan banyak kontribusi di dalam memantu bisnis dan operasional sehari-hari. Terutama dari sisi aplikasi,namun masalah utama penghambat adalah dinamika yang sedemikian cepat dapat memberikan tantangan internal yang tidak sedikit. Bahkan beberapa system dari teknologi informasi yang membutuhkan waktu bertahun-tahun untuk bisa selesai dan sempurna terimlementasi.

Kerangka analisa pemilihan proyek TI ini juga dapat memberikan analisa perbandingan dan skala prioritas untuk proses otorisasi atas persetujuan untuk memulai proyek TI. Dari sisi manajemen terdapat lima kriteria yang secara umum dapat dijadikan pedoman untuk pemilihan proyek TI untuk dijalankan segera, yaitu meliputi :

·         Mendukung sasaran bisnis

·         Menjawab tantangan akan persaingan bisnis

·         Mendukung proses pengambilan keputusan bagi manajemen

·         Membantu memberikan peluang-peluang baru  dalam kompetisi

·         Memenuhi persyaratan legalitas.

Kesuksesan ataupun kegagalan suatu proyek sangat ditentukan oleh banyak faktor dan bukan hanya oleh persiapan proposal yang baik. Beberapa faktor tersebut meliputi :

·         Executive support , yaitu dukungan dari manajemen puncak yang memberikan komitmen waktu, tenaga dan biaya di dalam menjalankan proyek. Kesuksesan sangat ditentukan dari dukungan manajemen puncak atau project sponsor.

·         User involvement, yaitu keterlibatan dari para pemakai system dari proyek yang akan dijalankan.

·         Experienced project manager, yaitu pimpinan proyek yang berpengalaman dalam menjalankan proyek sejenis dengan catatan bahwa proyek-proyek sebelumnya diselesaikan dengan baik

·         Clear business objectives, yaitu kejelasan dari tujuan bisnis yang akan dicapai dari hasil proyek TI tersebut dan dikomunikasikan dengan baik ke semua stakeholder di dalam organisasi.

·         Minimized scope yaitu ruang lingkup yang tidak terlalu luas maupun terlalu kecil. Ruang lingkup yang akan dijadikan pilot project merupakan suatu landasan yang efektif untuk mencapai kesuksesan proyek.

·         Standard software infrastructure yaitu menggunakan paket aplikasi dan infrastruktur yang sudah dibakukan dari awal sampai akhir proyek.

·         Firm basic requirements  yaitu menetapkan kebutuhan dasar proyek sebelum dimulai/.

·         Formal methodology yaitu menggunakan metodologi yang baku dan formal didalam menjalankan proyek TI.

·         Reliable estimates,yaitu estimasi waktu yang layak dan dapat dipertanggungjawabkan di dalam menjalankan proyek TI.