PENGENDALIAN KEUANGAN

PENGENDALIAN KEUANGAN

PENDAHULUAN

Batas-batas akuntansi diperpanjang karena teknologi baru dan tuntutan baru pada bagian dari klien yang mencari dukungan akuntansi. Bab ini akan berfokus pada isu-isu yang terkait dengan topik kontrol sepanjang isu-isu ini dibentuk dan mempengaruhi desain dan implementasi sistem pengendalian keuangan.

PENGENDALIAN DILEMA

Empat tahun lalu Quality Products Inc, sebuah toko fabrikasi logam, yang mengkhususkan diri dalam fabrikasi logam precisison, yang menekankan desain inovatif dan kualitas produksi yang tinggi, dimulai oleh tiga dengan metode produksi berbasis komputer. Karena penekanan pada layanan, kualitas produksi, cepat berbalik, dan tindak lanjut setelah penjualan, harga perusahaan mungkin lebih tinggi dari beberapa pesaing mereka. Tetapi dalam jangka panjang, keuntungan dari kualitas yang lebih tinggi dan layanan yang lebih baik telah menarik banyak pelanggan setia, dan toko dengan cepat mendekati kapasitas praktis. Pemilik telah sangat cerdas dan bijaksana dalam mengatur dan mengelola perusahaan mereka, dan bangga dengan keberhasilan mereka. Mereka juga mengakui bahwa ada banyak kesempatan untuk memperluas bisnis mereka yang ada atau keragaman ke daerah lain. Dalam menilai kompetisi, mereka telah mencatat bahwa tidak ada perusahaan nasional atau tingkat regional mengontrol porsi yang signifikan dari pasar. Keasyikan dengan mengelola bisnis yang ada dan pertumbuhannya telah membuat pemilik membuat komitmen untuk ekspansi.

Dengan mempertimbangkan tingginya aktifitas produksinon-standar dalam perusahaan, bagaimana pemilik dapat menjaga fleksibilitas mereka dan melakukan pengendalian pada saat yang sama dengan kualitas yang lebih tinggi jika pemilik bisnis perusahaan diperluas? Apakah perusahaan akan mengadopsi pola baru sehingga pemilik dan manajer diberikan peran yang baru? Atau akankah merekamangejar strategi diversifikasi dan mencari pesanan produksi yang lebih terstandarisasi sehingga lebih mudah dikendalikan? Dalam hal ini, sejumlah opsi dan kombinasi dari opini yang berbeda dapat terjadi.

DEFINISI PENGENDALIAN KEUANGAN

Umpan Balik Mekanik Versus Respon Perilaku

Fokus utama dalam subsistem kontrol keuangan adalah perilaku organisasi seseorang, bukan mesinnya. Kontrol keuangan paling baik dipahami dengan menekankan pentingnya asumsi perilaku. Aplikasi kontrol mekanik, menekankan umpan balik mekanik daripada respon perilaku. Tujuan perilaku yang mendasari kontrol keuangan dapat didamaikan dengan definisi umum dari kontrol. Pada umumnya, kontrol akan didefinisikan sebagai:  sebuah inisiatif yang dipilih karena diyakini bahwa peluang mendapatkan hasil yang diinginkan akan meningkat. dalam kontrol keuangan, yang mendasari hasil yang diinginkan adalah peristiwa perilaku dan aplikasi untuk masalah keuangan. 

Definisi pengendalian telah didasarkan pada konsep kepercayaan dan probabilitas. Dalam memilih kontrol keuangan, manajer akan bergantung pada keyakinan mereka dan pengalaman masa lalu mereka. Hasil perilaku dikaitkan dengan inisiatif pengendalian yang lebih realistis dan akurat dipahami dalam hal keyakinan dan pemikiran probabilitas daripada hubungan kausal yang naif. Arus utama literatur akuntansi baru-baru ini hanya menekankan asumsi yang mendasari perilaku kontrol keuangan. Ini dapat diartikan baik sebagai evolusi pemikiran dan merupakan perluasan dari lingkup pengaruh akuntan dan disiplin akuntansi. Ada banyak yang bisa diperoleh dengan mendamaikan pendekatan perilaku untuk kontrol dalam akuntansi manajerial dengan konsep non-perilaku pengendalian tradisional yang dihadapi dalam akuntansi dan literatur audit.

Perluasan Konsep-konsep Tradisional

Konsep-konsep pengendalian tradisional dalam akuntasi sering kali berarti hasil dari informasi akuntasi adalah langkah akhir dari peran akuntan. Dalam pendekatan perilaku, menghasilkan informasi dapat dipandang sebagai suatu intermediasi dari langkah akhir. Tujuan pengendalian didasari oleh keinginan untuk memilih suatu inisiatif yang akan mengubah kemungkinan pencapaian hasil keperilakuan yang diharapkan. Dengan demikian, informasi akuntan dapat dipandang sebagai suatu pertanda dan bukan suatu akhir. Perluasan dari konsep tradisional atas pengendalian megharuskan adanya perluasan lingkup pengendalian akuntasi dan laporan keuangan guna mencakup proses administrasi organisasi.

PENGENDALIAN TERPADU

Secara formal, sistem pengendalian komprehensif merupakan suatu konfigurasi yang saling melengkapi, yaitu subsistem formal yang mendukung proses administratif. Untuk dapat diformalkan, suatu subsistem pengendalian seharusnya terstruktur dan berkelanjutan, serta didesain dengan suatu proses yang untuk mencapai tujuan yang spesifik. Pendekatan informal merupakan sesuatu yang bersifat ad hoc, memiliki tingkat kepribadian yang tinggi, dan bertujuan mempertimbangkan variabilitas.

Perencanaan

Proses perencanaan dalam organisasi juga ditandai dengan istilah perilaku penetapan tujuan. Aspek-aspek terpenting dari proses penetapan tujuan adalah dasar dari organisasi dan komunikasi. Masalah-masalah pokok dari perencanaan, dapat menjadi kunci pengendalian yang efektif. Suatu perencanaan yang terlalu terknis atau terlalu logis dapat menimbulkan suatu kerusakan pada pengendalian bagi mereka yang kurang waspada, karena tidak ada perhatian yang utuh pada implikasi pengendalian terhadap implementasi rencana. Pada kondisi seperti ini, pengendalian membutuhkan sesuatu untuk dapat beroperasi sebagai suatu rangkaian pembatasan bagi fungsi perencanaan.

Operasi

Batasan dari operasi mengacu pada pelaksanaan aktifitas-aktifitas organisasi, termasuk di dalamnya provisi atas jasa pelayanan dan produksi produk yang sama pentingnya dengan menjaga fungsi operasi. Pengendalian operasi merupakan suatu proses implementasi atas rencana-rencana manajemen. Di berbagai organisasi, pengendalian pengoperasian merupakan tanggung jawab manajer pemilik, yaitu mereka yang ahli dalam mengendalikan pengoperasian lewat sesuatu yang tidak formal dan berfokus pada manusia. Organisasi yang lebih kompleks dan lebih besar dituntut untuk lebih memformalkan pengendalian operasi guna menjamin suatustandar yang efektif dan meningkatkan efiseiensi operasi.

Umpan Balik

Umpan balik dalam organisasi berasal dari sumber formal dan informal yang disusun dari komunikasi non-verbal. Suatu rancanangan yang formal dan sistematis dikumpulkan untuk koleksi dan penyaringan umpan balik. Hal ini membutuhkan variabel-variabel yang dapat diidentifikasi, ukuran-ukuran yang definitif, dan aktifitas pengumpulan data. Pengukuran dapat dihasilkan secara internal, pengukuran juga dapat diperoleh dari sumber-sumber eksternal perusahaan. Proses umpan balik dalam subsistem pengendalian keuangan jarang bisa dipahami. Dalam aplikasi manajemen, keberadaan faktor manusia dan kompleksitas dari motivasi manusia mendukung pernyataan bahwa hubungan antara umpan balik dan tindakan-tindakan berikutnya masih diwarnai dengan ketidakpastian dan kerumitan.

Interaksi Pengendalian

Perencanaan, operasi, dan aktifitas-aktifitas umpan balik telah diidentifikasi sebagai tiga aspek dari proses administrasif yang sangat didukung oleh rancangan pengendalian terpadu. Suatu organisasi dapat menciptakan kumpulan yang besar jika menghubungkan sub-subsistem pengendalian secara baik guna mendukung perencanaan, operasi, dan fungsi umpan balik. Logikanya, perencanaan lebih dahulu ada dibandingkan dengan operasi dan ukuran umpan balik berasal dari rencana-rencana operasi serta tujuan-tujuan yang diterapkan. Bagaimanapun juga, logika yang sederhana ini tidak sesuai untuk kondisi yang kompleks. Manipulasi atas ukuran-ukuran umpan balik dapat menjadi lebih diutamakan dibandingkan dengan tujuan-tujuan yang hendak dicapai. Sebagai konsekuensinya, ukuran-ukuran umpan balik lebih menekankan pada operasi dan bukannya pada hal-hal yang bersifat evaluasi terhadap operasi itu sendiri.

FAKTOR-FAKTOR KONTEKSTUAL

Konteks dapat menjadi penting untuk keberhasilan dalam mendesain dan mengimplementasikan sistem pengendalian keuangan. Proses dalam mengidentifikasikan faktor-faktor kontekstual yang penting merupakan subjek tertinggi dan sangat temporer. Semua daftar dari faktor-faktor kontekstual kritis merupakan subjek untuk melakukan perbaikan secara keseluruhan.

Ukuran

Ukuran dapat dipandang sebagai suatu peluang dan suatu hambatan. Ukuran dipandang sebagai peluang jika berfungsi sebagai pemberi manfaat ekonomi dan bukan sebagai strategi pengendalian. Ukuran dapat menjadi suatu hambatan jika pertumbuhan ekonomi menyebabkan terjadinya eliminasi terhadap strategi pengendalian. Ketika ukuran menjadi sesuatu yang penting dalam melakukan pembatasan konteks, ukuran juga banyak dikaitkan dengan variabel-variabel lainnya. Kondisi ini membuat ukuran tidak dapat memisahkan diri menjadi satu variabel saja. Hal ini membuatnya menjadi tidak mungkin untuk mengisolasi setiap faktor tunggal, seperti ukuran, sebagai sesuatu yang dominan.

Stabilitas Lingkungan

Desain pengendalian dalam lingkungan yang stabil dapat berbeda dari desain pengendalian dalam lingkungan yang selalu berubah. Stabilitas dalam lingkungan eksogen dapat dinilai dari kekuatan gerakan yang secara eksternal menghasilkan produk-produk yang memerlukan suatu tanggapan. Derajat stabilitas lingkungan dapat ditingkatkan dengan memilih alat yang tepat terhadap perubahan lingkungan. Suatu lingkungan eksogen yang stabil diasumsikan dalam banyak pembahasan sistem biaya standard dan analisis hubungan atas varians biaya. Asumsi ini memunculkan fakta yang terpisah antara operasi yang sementara dengan lingkungan bisnis yang menuntut adanya perubahan secara terus menerus.

Motif Keuangan

Keberadaan dari motif keuangan tentunya bukanlah penghalang untuk menggunakan ukuran-ukuran penilaian akuntansi terhadap produktivitas. Pada sisi lain, jelas bahwa system pengendalian dan didasarkan pada motif dan ukuran-ukuran profitabilitas sering kali tidak dapat diterjemahkan secara langsung pada konteks nirlaba (nonprofit). Ukuran-ukuran laba adalah penting dan meskipun sulit dapat menjadi indikator dari keberhasilan.

Faktor-faktor Proses

Suatu faktor proses penting dalam pegendalian biaya-biaya yang tidak dapat dihindari dan biaya-biaya untuk melakukan rekayasa adalah biaya variable. Strategi pengendalian biaya untuk proses strategi biaya variable sering kali berbeda dalam hal substansi dengan startegi pengendalian biaya yang disesuaikan, seperti aplikasi biaya tetap.

PERTIMBANGAN-PERTIMBANGAN RANCANGAN

Pengendalian telah didefinisikan sebagai "sebuah inisiatif dipilih karena diyakini bahwa peluang mendapatkan hasil yang diinginkan akan meningkat". Untuk meningkatkan probabilitas keberhasilan, desainer akan berusaha untuk menentukan hubungan sebab-akibat diyakini hadir di lingkungan, sehingga memungkinkan mereka untuk mengantisipasi konsekuensi logis yang menghasilkan bentuk penerapan kontrol atau set kontrol.

Antisipasi terhadap Konsekuensi Logis

Antisipasi terhadap konsekuensi logis merupakan komponen-komponen inti dalam mendesain pengendalian. Kondisi ini merupakan hal yang penting bagi seorang manajer keuangan yang terbiasa untuk membuat pertimbangan berdasarkan pada apakah hasil itu adalah baik atau buruk.

Relevansi dengan Teori Agensi

Teori keagenan memfasilitasi antisipasi terhadap konsekuensi logis dengan menyediakan kerangka kerja untuk memahami dan memprediksi perilaku selanjutnya. Agen adalah orang yang terlibat oleh prinsipal untuk melaksanakan tugas-tugas yang ditunjuk oleh prinsipal tersebut. agen diperbolehkan untuk memiliki satu set tujuan yang berbeda dari prinsipal. Teori agensi menyangkut persoalan “biaya” dimana suatu pendelegasian dengan asumsi keputusan-keputusan tertentu bersifat tidak jelas atau dipengaruhi secara bersama-sama agar menjadi tidak nyata.

Pengelolaan Perubahan

Pengelolaan perubahan adalah sesuatu yang penting dalam menentukan rancangan-rancangan pengendalian. Para manajer melaksanakan pengendalian untuk mencapai tujuan-tujuan yang sering kali dihadapkan pada satu atau lebih dilemma bisnis. Pengendalian yang ada dalam perusahaan mungkin tidak berfungsi sebaik yang mereka  pernah mereka lakukan, tetapi manajer mungkin takut bahwa perubahan dalam pengendalian biaya akan lebih dalam hal gangguan status quo dari nilai manfaat potensial.