Permodelan Proses Manajemen Proyek di Perusahaan TI (Teknologi Informasi)

Permodelan Proses Manajemen Proyek di Perusahaan TI (Teknologi Informasi)

1.1  Definisi Proyek dan Proyek TI (Teknologi Informasi)

Perkembangan bisnis dari organisasi dengan tingkat kompetisi yang tinggi dewasa ini telah mendorong internal manajemen perusahaan untuk melakukan evaluasi tehadap pemanfaatan teknologi informasi.Perbaikan secara terus menerus harus dilakukan dengan melihat peluang-peluang daris setiap bagian di dalam organisasi yang membutuhkan peningkatan kinerja.

Peranan proyek atas TI sangat dibutuhkan untuk memperbaiki kinerja TI yang ada di perusahaan agar dapat mendukung strategi bisnis dan operasional perusahaan.

Proyek (Project)adalah suatu kelompok aktivitas yang bersifat sementara dengan tujuan mencapai suatu hasil produk atau jasa dalam suatu waktu tertentu. Proyek juga memiliki ciri-ciri tertentu :

·         Memiliki tujuan yang terdefinisi dengan jelas

·         Melibatkan semua lini atau lintas departemen  di dalam perusahaan

·         Memiliki aktivitas yang unik dan dibatasi oleh waktu yang bersifat sementara

·         Memiliki sponsor atau pendukung yang kuat

·         Memiliki sifat ketiakpastian.

Kompleksitas dari suatu proyek sangat bergantung kepada ruang lingkup yang telah disepakati bersama.Khususnya, pada proyek TI, perencanaan harus memperhatikan perencanaan secara menyeluruh TI perusahaan dan bersinergi dengan strategi TI dan bisnis jangka pendek dan panjang.

Tahapan didalam perencanaan proyek TI yaitu :

a.    Tahapan Information Technology Strategy Planning yaitu perencanaan strategy TI yang bersinergi dengan visi dan misi perusahaan dengan tujuan untuk mendukung bisnis perusahaan.

b.    Business Area Analysis yang meliputi dokumen-dokumen bisnis yang berisi proses-proses yang perlu diperbaiki dan dibantu dengan adanya TI

c.    Project Planning harus memperhatikan beberapa hal yang meliputi keuntungan (benefit), ruang lingkup (scope), dan hambatan (constrain) yang mungkin terjadi.

Secara umum ada setiap proyek mempunyai 3 hambatan yang selalu menjadi unsur utama di dalam proses penyusunan proposal maupun saat proyek tersebut berjalan, yaitu : ruang lingkup (scope), biaya (cost), dan waktu (time). Pimpinan proyek harus mampi mengintegrasikan ketiga faktor tersebut dan mencari keseimbangan yang akan dicapai dan sesuai dengan target yang telah disepakati dengan manajemen puncak.

1.2  Manajemen Proyek TI

Manajemen proyek (project  management) adalah suatu pengetahuan tentang aplikasi, keahlian, perangkat dan teknik untuk memimpin suatu aktivitas proyek dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan dan persyaratan yang dibutuhkan oleh proyek (PMI*,Project Management Body of Knowledge,2000,p.6)]

Manfaat dari manajemen proyek TI dapat diuraikan sebagai berikut :

·         Memberikan manfaat dari pengawasan yang lebih baik dari sisi keuangan dan sumber daya manusia.

·         Meningkatkan kinerja dan hubungan dengan pelanggan.

·         Waktu pengembangan yang lebih singkat.

·         Biaya yang lebih efisien, karena semua komponen lebih terkoordinasi.

·         Kualitas hasil menjadi lebih baik dan dapat diandalkan.

·         Tingkat keuntungan yang lebih tinggi.

·         Meningkatkan  produktivitas.

·         Koordinasi internal yang lebih baik

·         Meningkatkan moral karyawan dan tim proyek.

Project Stakeholders adalah orang-orang yang terlibat didalam suatu proyek dan terkait dengan aktivitas yang terkait, meliputi :

·         Sponsor dari proyek

·         Tim proyek

·         Staf pendukung

·         Pelanggan

·         Pemakai

·         Pemasok

·         Pihak yang tidak mendukung proyek

Proyek harus dijalankan dalam batasan anggaran yang dikelola oleh seoraang pimpinan proyek (Project Manager) yang bertugas untuk melakukan koordinasi dengan tim yang berasal dari bagian atau fungsi yang berbeda. Anggota proyek (Project Team) adalah sekelompok orang yang terlibat di dalam proyek dimana memiliki keahlian dan kemampuan yang dibutuhkan di dalam proyek.Dengan kerangka Project Management System maka struktur organisasi yang disusun dan dipimpin oleh pemimpin proyek untuk tujuan agar target dari proyek TI tersebut tercapai dengan baik.

Di dalam system manajemen proyek TI ini, sitem informasi dibutuhkan oleh tim proyek dengan tujuan untuk mengkoordinasikan setiap informasi yang terkait dengan kebutuhan proyek yang bersifat kritis dan untuk tujuan mengintegrasikan semua aktivitas. Sruktur organisasi ini melibatkan setiap prosedur-prosedur yang berguna untuk memastikan bahwa proses komunikasi dan koordinasi berjalan dengan baik dan lengkap.

Penyesuaian antara karakteristik dari proyek dengan tipe dari struktur organisasi sangat mempengaruhi tingkat otoritas,keterlibatan,pengawasan dan proses kerja dari suatu proyek TI.

Informasi dari tabel di atas dapat digunakan sebagai referensi untuk analisa dalam implementasi manajemen proyek TI di perusahaan. Kerangka dari tabel tersebut dapat memberikan uraian mengenai otoritas pimpinan proyek,persentase kinerja dan waktu yang dibutuhkan oleh pimpinan proyek,pengawasan atas anggaran,peranan dari pimpinan proyek.

1.3  Penyusunan Proposal Proyek TI

Di dalam penyusunan proposal proyek TI dalam suatu perusahaan harus memperhatikan beberapa tahapan yang dapat dibagi menjadi 2 kelompok besar yaitu :

a.    Project Feasibility

Proses evaluasi kelayakan proyek. Tugas dari pimpinan proyek memegang peranan penting dalam menilai dan mengajukan kelayakan proyek ke pihak manajemen untuk kemudian disusun suatu prioritas yang diajukan di dalam perencanaan manajemen.Estimasi biaya awal proyek TI dipersiapkan dengan mengumpulkan informasi komponen-komponen biaya yang terkait langsung maupun tidak langsung.Estimasi ini kemudian disusun ke dalam suatu anggaran yang dipersiapkan di dalam perencanaan proyek TI.

b.    Project Aqcuisition

Bagian dari tahapan akusisi ini adalah implementationdan close out. Tahap implementasi mendifinisikan setiap biaya secara lebih terperinci dan memberikan gambaran atas hasil kinerja yang akan dicapai dari biaya yang dikeluarkan. Tahapan penutup (close out) dari proposal yang meliputi tingkat penyelesaian proyek yang akan dicapai,hasil yang diperoleh sebagai referensi berikutnya dan tingkat penerimaan dari pelanggan atau para pemakai dari implementasi proyek TI.

ProposalTI yang disusun terdiri dari beberapa pilihan yang diajukan ke manajemen perusahaan. Beberapa komponennya yaitu :

·         Analisa biaya dan manfaat

·         Jadwal proyek TI secara umum

·         Analisa kebutuhan dari proyek

·         Penawaran dari para pemasok proyek TI yang meliputi hardware,software dan konsultan

·         Hasil pengujian dan verifkasi atas hardware dan software yang akan dipilih

·         Evaluasi resiko dari setiap proposal

Selain hal tersebut diatas, terdapat 9 bagian yang harus diperhatikan oleh setiap proyek yang meliputi 4 area atau bagian yang terkait dengan obyektifitas dari proyek yang mencakup : ruang lingkup (scope),waktu (time),biaya (cost) dan mutu (quality). 4 area atau bagian yang meliputi bagaimana pengetahuan dan cara untuk mencapai tujuan dari proyek tersebut yang meliputi :sumber daya manusia (human resource),komunikasi (communication),resiko (risk) dan pengadaan (procurement). Bagian terakhir adalah Integrasi proyek (project integration) yaitu bagaimana mengintegrasikan semua komponen-komponen tersebut agar tujuan dari proyek tercapai.

1.4  Pemilihan Proyek TI

Beberapa pengukuran dampak dari yang akan dijalankan biasanya menjadi dasar pengukuran dari pemilihan proyek TI yang tepat. Evaluasi atas pemilihan proyek TI melibatkan tingkat investasi yang akan dikeluarkan oleh perusahaan dan perubahan penting dari system informasi secara keseluruhan yang ada. Faktor-faktor untuk pengukuran tersebut meliputi :

·         Intangible factor, informasi pendukung yang ada berasal dari data historis para pemasok yang berasal dari kinerja sebelumnya terhadap pelanggan atau klien yang pernah terlibat di dalam proyek TI. Peningkatan citra perusahaan, pangsa pasar dan juga pelayanan ke pelanggan menjadi ukuran yang tercakup dalam faktor ini.

·         Hidden outcomes, pemanfaatan dari hasil proyek TI telah membangun system komunikasi internal menjadi lebih baik dan efektif. Bentuk-bentuk hasil tersembunyi ini adalah wujud dari pengukuran yang dapat dijadikan pertimbangan di dalam proses pemilihan.

·         The changing nature of information technology, perkembangan teknologi informasi yang semakin canggih telah memberikan banyak kontribusi di dalam memantu bisnis dan operasional sehari-hari. Terutama dari sisi aplikasi,namun masalah utama penghambat adalah dinamika yang sedemikian cepat dapat memberikan tantangan internal yang tidak sedikit. Bahkan beberapa system dari teknologi informasi yang membutuhkan waktu bertahun-tahun untuk bisa selesai dan sempurna terimlementasi.

Kerangka analisa pemilihan proyek TI ini juga dapat memberikan analisa perbandingan dan skala prioritas untuk proses otorisasi atas persetujuan untuk memulai proyek TI. Dari sisi manajemen terdapat lima kriteria yang secara umum dapat dijadikan pedoman untuk pemilihan proyek TI untuk dijalankan segera, yaitu meliputi :

·         Mendukung sasaran bisnis

·         Menjawab tantangan akan persaingan bisnis

·         Mendukung proses pengambilan keputusan bagi manajemen

·         Membantu memberikan peluang-peluang baru  dalam kompetisi

·         Memenuhi persyaratan legalitas.

Kesuksesan ataupun kegagalan suatu proyek sangat ditentukan oleh banyak faktor dan bukan hanya oleh persiapan proposal yang baik. Beberapa faktor tersebut meliputi :

·         Executive support , yaitu dukungan dari manajemen puncak yang memberikan komitmen waktu, tenaga dan biaya di dalam menjalankan proyek. Kesuksesan sangat ditentukan dari dukungan manajemen puncak atau project sponsor.

·         User involvement, yaitu keterlibatan dari para pemakai system dari proyek yang akan dijalankan.

·         Experienced project manager, yaitu pimpinan proyek yang berpengalaman dalam menjalankan proyek sejenis dengan catatan bahwa proyek-proyek sebelumnya diselesaikan dengan baik

·         Clear business objectives, yaitu kejelasan dari tujuan bisnis yang akan dicapai dari hasil proyek TI tersebut dan dikomunikasikan dengan baik ke semua stakeholder di dalam organisasi.

·         Minimized scope yaitu ruang lingkup yang tidak terlalu luas maupun terlalu kecil. Ruang lingkup yang akan dijadikan pilot project merupakan suatu landasan yang efektif untuk mencapai kesuksesan proyek.

·         Standard software infrastructure yaitu menggunakan paket aplikasi dan infrastruktur yang sudah dibakukan dari awal sampai akhir proyek.

·         Firm basic requirements  yaitu menetapkan kebutuhan dasar proyek sebelum dimulai/.

·         Formal methodology yaitu menggunakan metodologi yang baku dan formal didalam menjalankan proyek TI.

·         Reliable estimates,yaitu estimasi waktu yang layak dan dapat dipertanggungjawabkan di dalam menjalankan proyek TI.