Desain ulang proses bisnis

Desain ulang proses bisnis

Definisi.

Salah satu dari implementasi paling penting dari strategi kompetitif adalah perekayasaan proses bisnis (business process reengineering). BPR (business process reengineering) sering kali disebut saja sebagai perekayasaan ulang. Perekayasaan ulang adalah pemikiran kembali uang mendasar dan pendesainan ulang yang radikal atas proses bisnis untuk mencapai perbaikan dramatis dalam biaya,kualitas, kecepatan, dan layanan. Jadi, BPR menggabungkan strategi untuk mempromosikan inovasi bisnis dengan strategi untuk melakukan perbaikan besar atas proses bisnis agar perusahaan dapat menjadi jauh lebih kuat serta menjadi pesaing yang lebih kuat dan berhasil dalam pasar.

Business process reengineering juga dikenal sebagai business process redesign,business transformation,ataubusiness process change management.

Reengineering dapat dikenali dari proses bisnis organisasi yang biasanya terfragmentasi ke subproses dan tugas-tugas yang dilakukan oleh beberapa bidang fungsional khusus dalam organisas. Seringkali, tidak ada yang bertanggung jawab atas kinerja keseluruhan dari seluruh proses. Reengineering menyatakan bahwa mengoptimalkan kinerja subproses dapat menghasilkan beberapa manfaat, tetapi tidak dapat menghasilkan perbaikan dramatis jika proses itu sendiri pada dasarnya tidak efisien dan ketinggalan zaman. ntuk itu, rekayasa ulang berfokus pada merancang ulang proses secara keseluruhan untuk mencapai manfaat terbesar mungkin untuk organisasi dan pelanggan mereka.

 

1.2  Peranan TeknologiInformasi

Teknologi informasi (TI) mempunyai peranan penting dalam konsep reengineering.Beberapa pihak mengganggap sebagai pemicu utama bentuk-bentuk baru bekerja dan berkolaborasi dalam organisasi dan lintas batas organisasi. BPR literatur mengidentifikasi beberapa hal yang disebut sebagai “ teknologi mengganggu” yang menantang kearifan tradisional tentang bagaimana pekerjaan seharusnya dilaksanakan.

·         Database bersama, membuat informasi tersedia dibanyak tempat.

·         Expert system membuat pihak berpengetahuan umum mampu mengerjakan tugas-tugas khusus.

·         Jaringan telekomunikasi, memungkinkan organisasi terpusat maupun tidak terpusat secara bersamaan.

·         Decision-support tools,memungkinkan pengambilan keputusan menjadi bagian pekerjaan setiap orang.

·         Komunikasi data nirkabel dan komputer portable memungkinkan personil bekerja diluar kantor secara independen.

·         Identifikasi dan pelacak otomatis memungkinkan banyak hal memberikan informasi dimana mereka,alih-alih meminta untuk ditemukan.

1.3  Faktor yang mempengaruhi keberhasilan BPR

Beberapa hal penting yang mempengaruhi keberhasilan BPR ,yaitu sebagai berikut :

1.    Komitmen menyeluruh dari organisasi

Perubahan besar dalam proses bisnis memiliki dampak langsung kepada proses,teknologi,peran kerja,dan budaya kerja. Perubahan bahkan hanya pada salah satu area, membutuhkan sumber daya,dana, dan kepemimpinan. Melakukan perubahan secara keseluruhan adalah pekerjaan yang luar biasa. Karena BPR dapat melibatkan beberapa area dalam organisasi,adalah sangat penting mandapatkan dukungan dari semua departement.

Mendapatkan komitmen luas dari perusahaan meliputi dukungan dari manajemen puncak perusahaan,tim yang berdedikasi,dan alokasi anggaran sebagai solusi keseluruhan dengan pengukuran untuk menunjukan nilai. Sebelum proyek BPR dapat berhasil dilaksanakan, diperlukan komitmen untuk proyek oleh manajemen organisasi.

2.    Komposisi tim BPR

Setelah didapatkan komitmen menyeluruh dari organisasi,harus dilakukan langkah penting untuk memilih tim BPR . Tim ini akan membentuk inti dari upaya BPR.membuat keputusan kunci dan rekomendasi serta membantu mengkomunikasikan detail dan keuntungan dari program BPR kepada organisasi secara keseluruhan.

Faktor-faktor penentu efektivitas tim BPR,yaitu :

·         Kompetensi dan motivasi dari anggota tim

·         Kredibilitas dalam organisasi dan kreatifitas

·         Pemberdayaan tim,pelatihan anggota dalam proses pemetaan dan perencanaan

·         Kepemimpinan yang efektif dalam tim

·         Pengorganisasian yang tepat dalam tim

·         Keterampilan yang saling melengkapi diantara anggota tim,ukuran yang memadai,kejelasan dalam pendekatan kerja.

·         Tujuan yang spesifik

3.    Analisis kebutuhan bisnis

Terlalu sering tim BPR melewatkan fase ini dan langsung menuju penggunaan TI tanpa terlebih dahulu menilai proses organisasi saat ini dan menentukan apa sebenarnya kebutuhan reengineering.Dalam tahap analisis ini, serangkaian sesi harus dilaksanakan dengan owner dan stakeholder.mengenai kebutuhan dan strategi untuk BPR.

4.    Infrastruktur TI yang memadai

Para peneliti mempertimbangkan ulang infrastruktur yang memadai dan komposisi sebagai faktor penting dalam pelaksanaan BPR yang sukses.Faktor terkait infrastruktur TI telah semakin dipertimbangkan oleh banyak peneliti dan praktisi sebagai komponen penting dari upaya sukses BPR.

·         Keselarasan infrastruktur TI dan strategi BPR yang efektif.

·         Membangun infrastruktur TI yang efektif

·         Keputusan investasi infrastruktur TI yang memadai

·         Pengukuran yang memadai tentang efektivitas infrastruktur TI

·         Integrasi sistem informasi (SI) yang tepat

·         Reengineering efektif dari warisan sistem informasi

·         Meningkatkan fungsi kompetensi TI

·         Penggunaan perangkat lunak yang efektif adalah faktor penting yang paling berkontribusi bagi keberhasilan proyek BPR.

5.    Manajemen perubahan yang efektif

Manajemen perubahan adalah disiplin mengelola perubahan sebagai suatu proses, dengan mempertimbangkan bahwa karyawan adalah orang-orang, bukan mesin yang dapat diprogram. Perubahan secara implisit diarahkan oleh motivasi yang didorong oleh pengakuan perlunya perubahan.Seperti diketahui faktanya bahwa organisasi tidak akan berubah kecuali individunya berubah. Perubahan yang dikelola dengan baik akan mengurangi efek negatif transisi.

6.    Perbaikan terus-menerus dan berkelanjutan

Banyak  teori perubahan organisasi memegang pandangan umum dari organisasi, menyesuaikan secara bertahap dan menanggapi secara khusus pada krisis individual yang muncul. Elemen secara umum,yaitu :

·         BPR adalah proses berturut-turut,terus-menerus dan harus dianggap sebagai strategi peningkatan yang memungkinkan organisasi untuk membuat pindah dari orientasi fungsional ke hal yang sejalan dengan proses strategi bisnis.

·         Perbaikan berkelanjutan didefinisikan sebagai kecenderungan organisasi untuk mengejar peningkatan perbaikan dan inovasi dalam proses,produk,dan jasa.

·         Sangat penting bahwa infrastruktur otomatisasi dari kegiatan BPR menyediakan pengukuran kinerja dalam rangka mendukung perbaikan terus menerus . Ini akandiperlukan untuk efisien mendapatkan data yang tepat dan memungkinkan akses ke individu yang tepat.

·         Untuk memastikan bahwa proses menghasilkan manfaat yang diinginkan , harus diuji sebelum dikirim ke pengguna akhir . Jika tidak menunjukkan hasil yang memuaskan , lebih banyak waktu harus diambil untuk memodifikasi proses sampai mencapai keberhasilan.

·         Konsep dasar bagi para praktisi yang berkualitas adalah penggunaan loop umpan balik pada setiap langkah dari proses dan lingkungan yang mendorong evaluasi konstan hasil dan upaya individu untuk ditingkatkan.

·         Pada tingkat pengguna akhir , harus ada mekanisme umpan balik proaktif yang menyediakan dan memfasilitasi resolusi masalah dan isu . Hal ini juga akan memberikan kontribusi untuk penilaian risiko terus menerus dan evaluasi yang dibutuhkan selama proses implementasi untuk menangani resiko pada keadaan awal mereka dan untuk memastikan keberhasilan upaya rekayasa ulang

·         Mengantisipasi dan berencana untuk penanganan risiko penting untuk berhubungan secara efektif dengan risiko apapun ketika pertama kali terjadi dan sedini mungkin dalam proses BPR .Yang menarik adalah bahwa banyak aplikasi sukses reengineering dijelaskan oleh para pendukungnya berada dalam organisasi, berlatih program perbaikan terus-menerus dan berkelanjutan.