KOMUNIKASI BISNIS - PEROSES MENULIS PERENCANAAN PESAN BISNIS

KOMUNIKASI BISNIS

PEROSES MENULIS PERENCANAAN PESAN BISNIS

PROSES PENYUSUNAN PESAN BISNIS (Bovee and Thill)

1. Perencanaan (Planning Phase)

Menentukan apa yang akan dilakukan di masa yang akan datang. Dalam perencanaan

Akan ditentukan hal-hal pokok atau mendasar dari pesan tsb. Spt: maksud pesan, penerima, ide pokok dan saluran yang digunakan.

Seperti :

Penentuan tujuan

    Menganalisis audience

    Menentukan ide pokok

    memilih saluran dan media

2. Pengorganisasian

Tahap selanjutnya adalah menuangkan pesan tsb dalam bentuk tertulis. Penyusunan kata-kata, kalimat, paragraf serta menentukan ilustrasi.

Seperti :

Mengorganisasikan pesan

    Memformulasikan pesan

3. Revisi

Adalah tahap pemeriksaan kembali apakah pesan yang disusun sudah mampu mengekspesikan apa ide pokoknya.

Seprti :

    Mengedit pesan

    Menulis ulang pesan

    Membuat pesan

    Proof Pesan

TUJUAN KOMUNIKASI BISNIS

Secara umum tujuan komunikasi bisnis dapat dibedakan menjadi 3, yaitu memberi informasi, persuasi atau membujuk dan untuk melakukan kolaborasi dengan audience

-          Tujuan memberi informasi adalah

                 Mengenal alternatif-alternatif yang ada

Menyelidiki semua kemungkinan dalam pilihan

 Memantapkan keputusan yang sudah diambil

 Mengecek ketelitian dan kesesuaian pengetahuan yang sudah dimiliki

 Mendapatkan tilikan terhadap rencana yang kurang realistis

 Menghubungkan dengan data tentang diri sendiri

-          Tujuan membujuk adalah

Meyakinkan orang lain terhadap pemikiran kita

Agar orang mau melaksanakan apa yang kita pikirkan

Mengajak orang lain bekerja sama

-          Tujuan dari kolaborasi adalah

untuk membawa individu, lembaga, organisasi, dan masyarakat itu sendiri bersama-sama dalam suasana mendukung secara sistematis memecahkan masalah yang ada dan muncul yang tidak bisa dengan mudah diselesaikan oleh satu kelompok saja. Kolaborasi harus fokus pada peningkatan, komunikasi kapasitas dan efisiensi sekaligus meningkatkan hasil

TUJUAN UMUM PESAN-PESAN BISNIS

Tujuan umum Tujuan khusus

    Memberi informasi Menyajikan penjualan bulan lalu ke manajer pemasaran

    Membujuk Anda sebagai marketing executive meyakinkan calon nasabah agar mendepositokan uangnya di bank dimana anda bekerja

    Kolaborasi Menyajikan presentasi ide iklan dan membujuk klien

Mengapa tujuan harus jelas?

Tujuan yang jelas akan membantu pengambilan beberapa keputusan antara lain:

a.Keputusan untuk meneruskan pesan

b. Keputusan untuk menanggapi audience

c. Keputusan untuk memusatkan isi

d. Keputusan untuk menetapkan saluran dan media

Menguji sebuah tujuan :

a. Apakah tujuan tersebut realistis ?

b. Apakah waktunya tepat ?

c. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat ?

d. Sesuai dengan tujuan organisasi.

ANALISIS AUDIENCE

Mengembangkan profil audience

UKURAN DAN KOMPOSISI

Audience dalam jumlaii besar tentu saja akan menunjukkan perilaku yang berbeda degan audience yang berjumlah sedikit sehingga untuk menghadapi diperlukan teknik komunikasi yang berbeda

SIAPA AUDIENCE

Bila audience yang dituju lebih dari satu orang komunikator perlu mengidentifikasi siapa diantara mereka yang memegang kunci/posisi paling penting. Blasanya orang yang memegang posisi kunci (penting) adalah mereka yang memiliki status organisasional tinggi.

REAKSI AUDIENCE

Setelah mengetahui siapa yang akan menjadi audience, perlu diketahui (diantisipasi) reaksi yang mungkin dimunculkan oleh audience tsb.

TINGKAT PEMAHAMAN AUDIENCE

Ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audience spt tingkat pendidikan, usia dan pengalaman perlu diperhatikan.

PENENTUAN IDE POKOK

Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok,yi ide pokok (main idea). Hal-hal selain ide pokok hanyalah merupakan ide pendukung (supporting idea). Teknik untuk menentukan ide pokok :

Teknik Brainstorming: teknik ini memberikan keleluasaan pikiran, untuk mencari berbagai kemungkinan dan menguji berbagai alternatif.

    Story Teller’s Tour, Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama, nada, rasionalitas dan implikasi bagi penerima.

    Random List, Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran di atas kertas kosong. Selanjutnya pelajari hubungan antara ide-ide tersebut.

    CFR (Conclusions,Findings, Recommendations) Worksheet, Hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (Conclusions) dan Rekomendasi

    Journalistic Approach, Pendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban siapa (who), apa (what), kapan (when), dimana (where) dan bagaimana (how).

    Question and Answer Chain, Apa pertanyaan pokok audience anda?Apa yang diinginkan audience? Periksa atau cek jawaban atas pertanyaan tersebut.

PENGORGANISASIAN PESAN BISNIS

Hal-hal yang menyebabkan pesan-pesan tak terorganisasi:

a. Bertele-tele

b. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan

c. Menyajikan ide-ide secara tidak logis

d. Informasi penting kadangkala tidak tercakup dlm pembahasan.

BAGAIMANA TINGKAT PEMAHAMAN AUDIENCE

Ketika menyiapkan pesan-pesan, latar belakang audience seperti tingkat pendidikan, usia dan pengalaman perlu diperhatikan. Jika komunikator memiliki latar belakang yang jauh. Jika komunikator dan audience memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audience tersebut harus dididik.

Cara memuaskan kebutuhan akan informasi audience

Ada lima tahapan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audience:

- temukan / carl apa yang diinginkan oleh audience komunikator harus menentukan apa yang ingin mereka ketahui dan segera memberikan informasi yang diminta.

- Antisipasi terhadap pemyataan yang tak diungkapkan: berikan tambahan informasi yang mungkin sangat membantu

- Berikan semua informasi yang diperlukan lakukan: checking terhadap informasi yang diinginkan

- Yakinkan bahwa informasinya akurat

- Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audience

PEMILIHAN KATA YANG TEPAT

Dalam penyampalan pesan bisnis, peranan kata penting artinya

    Pilihlah kata yang sudah dikenal/familiar

    Gunakan kata-kata yang sudah dikenal. Kata-kata yang umumu, lazim digunakan. Pilihlah kata-kata yang singkat dan hindari kata-kata yang bermakna ganda.

PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BISNIS

Pengorganisasian pesan-pesan bisnis

Tujuan pembelajaran:

    Mengetahui baik-baik hal-hal yang menyebabkan pesan-pesan tak terorganisir dengan baik

    Menjelaskan betapa pentingnya pengorganisasian pesan-pesan yang baik

    Mengetahui pengorganisasian pesan-pesan bisnis melalul outline

    Mengetahui beberapa bentuk rencana organisasional

HAL-HAL YANG MENYEBABKAN PESAN-PESAN TAK TERORGANISIR

    Bertele-tele

    Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan

    Menyajikan ide-ide yang tidak logis

    Informasi penting kadangkala tidak tercakup dalam pembahasan

PENTINGNYA PENGORGANISASIAN YANG BAIK

Pengorganisasian yang balk:

    Subjek dan tujuan harus jelas.

    Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.

    Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis

Apa sebenarnya manfaat pengorganisasian yang baik ?

    Membantu audience memahami suatu pesan

    Membantu audience menerima suatu pesan

    Menghemat waktu : apabila pesan tidak terorganisir dengan baik. Penyampaiannya akan menghabiskan waktu audence

    Mempermudah pekerjaan komunikator, pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan hemat waktu.

PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE

1. PENDEFINISIAN DAN PENGGOLONGAN IDE-IDE

Mulai dengan ide pokok, ada 2 hal :

    Hal-hal apa yang dinginkan agar dilakukan atau dipikirkan oleh audience

    Alasan mendasar, mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya

2. Nyatakan poin-poin pendukung yang penting sebagai pendukung ide pokok

3. llustrasi dengan bukti-bukti semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, semakin banyak outline yang dibuat.

Cara menentukan urutan dengan rencana organisasional

    Pendekatan langsung (direct approach) : disebut juga dengan istilah pendekatan induktif , dimana ide pokok muncul paling awal, kemlidian diikuti bukti-bukti pendukungnya

    Pendekatan tak langsung (indlrect approach) juga disebut dengan pendekatan deduktif

PEMILIHAN SALURAN DAN MEDIA

Pemilihan saluran dan media sangat penting dilakukan dalam perencanaan pesan bisnis yang berpusat pada penerima. Pilihan saluran dan media komunikasi sangat tergantung pada sifat pesan, waktu, formalitas, dan harapan penerima.

Saluran komunikasi terdiri atas saluran komunikasi lisan (oral communication) dan tertulis (written communication). Masing-masing saluran memiliki beberapa jenis media. Media yang dimaksud disini adalah alat atau sarana yang digunakan untuk memindahkan  pesan dari pengirim kepada penerima.

    Saluran Komunikasi Lisan

Komunikasi lisan merupakan saluran yang paling banyak digunakan dalam bisnis. Komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telepon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis.

Saluran lisan dapat digunakan apabila:

·         Diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima

·         Pesan relatif sederhana dan mudah dimengerti

·         Tidak memerlukan catatan permanen

·         Penerima dapat dikumpulkan dengan mudah dan ekonomis

·         Ingin mendorong interaksi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan

    Saluran Komunikasi Tertulis

Pesan-pesan tertulis dalam bisnis dibuat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pesan-pesan  tertulis bisa ditulis tangan atau dengan bantuan media elektronik. Media elektronik yang biasanya dipergunakan adalah mesin faks, telegram, dan e-mail.

Saluran komunikasi tertulis tepat dipergunakan bila:

·         Tidak diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima

·         Pesan terinci dan kompleks

·         Memerlukan perencanaan yang seksama

·         Memerlukan catatan permanen

·         Penerima dalam jumlah banyak

·         Penerima sulit dijangkau karena tersebar secara geografis

·         Ingin meminimilkan peluang distorsi

Kelebihan dari saluran komunikasi tertulis adalah adanya kesempatan bagi para komunikator untuk merencanakan dan mengendalikan pesan. Kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bisa diperoleh dalam waktu cepat.

Media pada saluran lisan:

·         Percakapan tatap muka (pidato, rapat, seminar, konferensi)

·         Telepon, voice mail

·         Radio, televise, computer

·         Pita audio dan video

·         Teleconference

·         Video conference

Media pada saluran tertulis:

·         Surat, memo, laporan , proposal

·         Electronic mail (e-mail)

·         Telepon (SMS)

·         Faks

·         Telegram

·         Pos biasa dan khusus

    Kekayaan Media

Kekayaan media adalah nilai dari media dalam situasi komunikasi. Kekayaan ditetapkan oleh kemampuan media untuk menyampaikan pesan dengan memakai lebih dari satu isyarat, memudahkan umpan balik, dan menetapkan fokus pribadi (Bovee dan Thill, 2003:31).

Komunikasi tatap muka adalah media yang paling kaya karena bersifat pribadi, menyediakan umpan balik verbal dan nonverbal  secara langsung, dan menyampaikan emosi di balik pesan. Namun, tatap muka juga merupakan salah satu media yang paling terbatas karena penerima dan pengirim pesan harus berada di satu tempat yang sama saat berkomunikasi. Keterbatasan itu dapat diatasi dengan penggunaan teknologi maju berupa teleconference.

Media yang paling kaya digunakan untuk mengirimkan pesan nonrutin yang bersifat kompleks. Media kaya digunakan untuk menyampaikan kepedulian dan memperoleh komitmen. Media yang lebih miskin digunakan untuk menyampaikan pesan rutin dan sederhana. Media paling miskin digunakan apabila umpan balik tidak terlalu penting.

ARTIKEL EKONOMI TERKAIT LAINNYA KLIK DISINI!!!