Teknik Manajemen Proyek
Manajemen proyek adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan,
pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat
mencapai tujuan-tujuan proyek. Proyek adalah sebuah kegiatan yang bersifat sementara yang
telah ditetapkan awal pekerjaannya dan waktu selesainya (dan biasanya selalu
dibatasi oleh waktu, dan seringkali juga dibatasi oleh sumber pendanaan), untuk
mencapai tujuan dan hasil yang spesifik dan unik, dan pada umumnya untuk
menghasilkan sebuah perubahan yang bermanfaat atau yang mempunyai nilai tambah.
Proyek selalu bersifat sementara atau temporer dan sangat kontras dengan bisnis
pada umumnya (Operasi-Produksi) dimana Operasi-Produksi mempunyai sifat
perulangan (repetitif), dan aktifitasnya biasanya bersifat permanen atau
mungkin semi permanen untuk menghasilkan produk atau layanan
(jasa/servis). Pada prakteknya, tipe manajemen
pada kedua sistem ini sering berbeda, dengan kemampuan teknis dan keputusan manajemen strategis yang spesifik.
Tantangan utama sebuah proyek adalah
mencapai sasaran-sasaran dan tujuan proyek dengan menyadari adanya
batasan-batasan yang telah dipahami sebelumnya. Pada umumnya batasan-batasan
itu adalah ruang lingkup pekerjaan, waktu pekerjaan dan anggaran
pekerjaan. Dan hal ini biasanya disebut dengan "triple constrains"
atau "tiga batasan". Dengan semakin meningkatnya kesadaran akan
harkat dan martabat individu dalam menjalankan proyek, maka batasan ini
kemudian berkembang dengan ditambahkan dengan batasan keempat yaitu faktor keselamatan.
Tantangan selanjutnya adalah bagaimana mengoptimasikan dan pengalokasian semua sumber daya
dan mengintegrasikannya untuk mencapai tujuan proyek yang telah ditentukan.
Proses
Pendekatan mengenai tahapan proyek secara umum adalah
mengidentifikasi urutan langkah yang harus diselesaikan. Dalam "pendekatan
tradisional" ini, lima komponen perkembangan proyek dapat dibedakan (empat
tahap ditambah kontrol) dan ditambah lagi tahapan penyelesaian proyek, yang
dapat juga dapat disebut "Siklus Kehidupan Proyek" (Project Life
Cycle). Secara umum, siklus hidup proyek merupakan suatu metode yang digunakan
untuk menggambarkan bagaimana sebuah proyek direncanakan, dikontrol, dan
diawasi sejak proyek disepakati untuk dikerjakan hingga tujuan akhir proyek
tercapai. Terdapat lima tahap kegiatan utama yang dilakukan dalam siklus hidup
proyek yaitu :
-
Tahap Inisiasi
Tahap inisiasi proyek merupakan
tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan.
Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifiasi.
Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan.
Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang
memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan sebagai solusi terbaik
dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah solusi telah ditetapkan, maka
seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga tim proyek dapat dibentuk.
-
Tahap Perencanaan dan Desain
Ketika ruang lingkup proyek telah
ditetapkan dan tim proyek terbentuk, maka aktivitas proyek mulai memasuki tahap
perencanaan. Pada tahap ini, dokumen perencanaan akan disusun secara terperinci
sebagai panduan bagi tim proyek selama kegiatan proyek berlangsung. Adapun
aktivitas yang akan dilakukan pada tahap ini adalah membuat dokumentasi project
plan, resource plan, financial plan, risk plan, acceptance plan, communication
plan, procurement plan, contract supplier dan perform phare review.
-
Tahap Eksekusi (Pelaksanaan
proyek dan/atau Konstruksi) Dengan definisi proyek
yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi
atau pelaksanaan proyek. Pada tahap ini, deliverables atau tujuan proyek secara
fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project
plan akan dieksekusi
.
-
Tahap Pemantaun dan sistem
Pengendalian
Sementara kegiatan pengembangan
berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan guna memantau dan
mengontrol penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek.
-
Tahap Penutupan
Tahap ini merupakan akhir dari
aktivitas proyek. Pada tahap ini, hasil akhir proyek (deliverables project)
beserta dokumentasinya diserahkan kepada pelanggan, kontak dengan supplier
diakhiri, tim proyek dibubarkan dan memberikan laporan kepada semua stakeholder
yang menyatakan bahwa kegiatan proyek telah selesai dilaksanakan. Langkah akhir
yang perlu dilakukan pada tahap ini yaitu melakukan post implementation review
untuk mengetahui tingkat keberhasilan proyek dan mencatat setiap pelajaran yang
diperoleh selama kegiatan proyek berlangsung sebagai pelajaran untuk
proyek-proyek dimasa yang akan dating.
Tipe Organisasi didalam Proyek
Proyek merupakan suatu kegiatan usaha yang kompleks, sifatnya
tidak rutin, memiliki keterbatasan terhadap waktu, anggaran dan sumber daya
serta memiliki spesifikasi tersendiri atas produk yang akan dihasilkan. Dengan
adanya keterbatasan-keterbatasan dalam mengerjakan suatu proyek, maka sebuah
organisasi proyek sangat dibutuhkan untuk mengatur sumber daya yang dimiliki
agar dapat melakukan aktivitas-aktivitas yang sinkron sehingga tujuan proyek
bisa tercapai. Organisasi proyek juga dibutuhkan untuk memastikan bahwa
pekerjaan dapat diselesaikan dengan cara yang efisien, tepat waktu dan sesuai
dengan kualitas yang diharapkan. Secara umum, terdapat 4 jenis organisasi
proyek yang biasa digunakan dalam menyelesaikan suatu proyek.
Adapun jenis-jenis organisasi proyek yang dimaksud antara
lain :
1. Organisasi Proyek Fungsional
Dalam organisasi proyek fungsional, susunan organisasi proyek
dibentuk dari fungsi-fungsi yang terdapat dalam suatu organisasi. Organisasi
ini biasanya digunakan ketika suatu bagian fungsional memiliki kepentingan yang
lebih dominan dalam penyelesaian suatu proyek. Top manajer yang berada dalam
fungsi tersebut akan diberikan wewenang untuk mengkoordinir proyek. Adapun
beberapa kelebihan yang terdapat dalam organisasi proyek ini antara lain proyek
dapat diselesaikan dengan struktur dasar fungsional organisasi induk, memiliki
fleksibilitas maksimum dalam penggunaan staf, adanya pembauran berbagai jenis
keahlian bagi tiap-tiap fungsi serta peningkatan terhadap profesionalisme pada
sebuah divisi fungsional. Sedangkan beberapa kelemahan yang ditemui dalam
organisasi proyek fungsional antara lain proyek biasanya kurang fokus, terdapat
kemungkinan terjadinya kesulitan integrasi antar tiap-tiap fungsi, biasanya
membutuhkan waktu yang lebih lama serta motivasi orang-orang yang terdapat
dalam organisasi menjadi lemah.
2. Organisasi Proyek Tim Khusus
Dalam organisasi proyek tim khusus, organisasi akan membentuk
tim yang bersifat independen. Tim ini bisa direkrut dari dalam dan luar
organisasi yang akan bekerja sebagai suatu unit yang terpisah dari organisasi
induk. Seorang manajer proyek full time akan ditunjuk dan diberi tanggung jawab
untuk memimpin tenaga-tenaga ahli yang terdapat dalam tim. Adapun beberapa
kelebihan yang terdapat dalam organisasi proyek tim khusus yakni tim akan
terbentuk dengan bagian-bagian yang lengkap dan memiliki susunan komando
tunggal sehingga tim proyek memiliki wewenang penuh atas sumber daya yang ada
untuk mencapai sasaran proyek, sangat dimungkinkan ditanggapinya perubahan
serta dapat diambil sebuah keputusan dengan tepat dan cepat karena keputusan
tersebut dibuat oleh tim dan tidak menunda hierarki, status tim yang mandiri
akan menumbuhkan identitas dan komitmen anggotanya untuk menyelesaikan proyek
dengan baik, jalur komunikasi dan arus kegiatan menjadi lebih singkat,
mempermudah koordinasi maupun integrasi personel serta orientasi tim akan lebih
kuat kepada kepentingan penyelesaian proyek. Sedangkan beberapa kelemahan yang
ditemukan dalam organisasi proyek ini adalah biaya proyek menjadi besar karena
kurang efisien dalam membagi dan memecahkan masalah dalam penggunaan sumber
daya, terdapat kecendrungan terjadinya perpecahan antara tim proyek dengan
organisasi induk serta proses transisi anggota tim proyek untuk kembali ke
fungsi semula jika proyek telah selesai akan terasa sulit karena telah
meninggalkan departemen fungsionalnya dalam waktu yang lama.
3. Organisasi Proyek Matriks
Organisasi proyek matriks merupakan suatu organisasi proyek
yang melekat pada divisi fungsional suatu organisasi induk. Pada dasarnya
organisasi ini merupakan penggabungan kelebihan yang terdapat dalam organisasi
fungsional dan organisasi proyek khusus. Beberapa kelebihan yang terdapat dalam
bentuk organisasi ini yaitu manajer proyek bertanggung jawab penuh kepada
proyek, permasalahan yang terjadi dapat segera ditindaklanjuti, lebih efisien
karena menggunakan sumber daya maupun tenaga ahli yang dimiliki pada beberapa
proyek sekaligus serta para personel dapat kembali ke organisasi induk semula
apabila proyek telah selesai. Adapun beberapa kekurangan yang terdapat dalam
bentuk organisasi proyek ini antara lain manajer proyek tidak dapat mengambil
keputusan mengenai pelaksanaan pekerjaan dan kebutuhan personel karena keputusan
tersebut merupakan wewenang dari pada departemen lain, terdapat tingkat
ketergantungan yang tinggi antara proyek dan organisasi lain pendukung proyek
serta terdapat dua jalur pelaporan bagi personel proyek karena personel proyek
berada dibahwah komando pimpinan proyek dan departemen fungsional.
4. Organisasi Proyek Virtual
Organisasi proyek virtual adalah suatu bentuk organisasi
proyek yang merupakan aliansi dari beberapa organisasi dengan tujuan untuk
menghasilkan suatu produk tertentu. Struktur kolaborasi ini terdiri dari
beberapa organisasi lain yang saling bekerjasama dan berada disekelilin
perusahaan inti. Adapun beberapa kelebihan yang terdapat dalam susunan
organisasi proyek virtual ini antara lain terjadi pengurangan biaya yang
signifikan, cepat beradaptasi dengan pesatnya perkembangan teknologi serta
adanya peningkatan terhadap fleksibilitas usaha. Sedangkan beberapa kekurangan
yang terdapat dalam organisasi ini yakni proses koordinasi keprofesionalan dari
berbagai organisasi yang berbeda dapat menjadi hambatan, terdapat potensi
terjadinya kehilangan kontrol pada proyek serta terdapat potensi terjadinya
konflik interpersonal.
Jenis-jenis Proyek
Proyek merupakan aktivitas yang bersifat temporer. Dalam
pengerjaannya, selalu ada batasan (time, scope dan budget) yang mempengaruhi
kesuksesan pelaksanaan proyek. Perubahan terhadap salah satu faktor akan
mempengaruhi faktor yang lain. Seluruh aktivitas yang terdapat pada proyek
merupakan sebuah mata rantai yang dimulai sejak dituangkannya ide, direncanakan,
kemudian dilaksanakan, sampai benar-benar memberikan hasil yang sesuai dengan
perencanaannya semula. Dalam kehidupan sehari-hari, dapat kita lihat berbagai
jenis kegiatan proyek. Jenis-jenis kegiatan proyek tersebut secara garis besar
terkait dengan pengkajian aspek ekonomi, keuangan, permasalahan lingkungan,
desain engineering, marketing, manufaktur, dan lain-lain. Namun, pada
kenyataannya, kita tidak dapat membagi-bagi proyek pada satu jenis tertentu
saja, kerena pada umumnya kegiatan proyek merupakan kombinasi dari beberapa
jenis kegiatan sekaligus. Akan tetapi, jika ditinjau dari aktivitas yang paling
dominan yang dilakukan pada sebuah proyek, maka kita dapat mengkategorikan
proyek sebagai berikut :
1. Proyek Engineering Kontruksi Dalam kegiatannya, aktivitas
yang paling dominan yang dilakukan dalam proyek ini adalah pengkajian
kelayakan, desain engineering, pengadaan dan konstruksi.
2. Proyek engineering Manufacture Secara garis besar, kegitan
proyek ini meliputi seluruh kegitan yang bersifat untuk menghasilkan produk
baru.
3. Proyek Pelayanan Manajemen Dalam pengerjaannya, aktivitas
utama dalam proyek ini adalah merancang system informasi manajemen, merancang
program efisiensi dan penghematan, diversifikasi, penggabungan dan
pengambilalihan, memberikan bantuan emergency untuk daerah yang terkena
musibag, merancang strategi untuk mengurangi kriminalitas dan penggunaan
obat-obat terlarang dan lain-lain.
4. Proyek Penelitian dan Pengembangan. Adapun aktivitas utama
yang dilakukan dalam pelaksanaan proyek ini meliputi melakukan penelitian dan
pengembangan suatu produk tertentu.
5. Proyek Kapital Secara umum, kegiatan yang dilakukan dalam
proyek ini biasanya digunakan oleh sebuah badan usaha atau pemerintah, misalnya
pembebasan tanah, penyiapan lahan dan pembelian material.
Teknik Utama
Dalam mempelajari teknik manajemen proyek, sangat penting
untuk mengenali poin-poin kunci yang meliputi kesuksesan proyek. Pentingnya
definisi ini muncul selama dan sesudah perang dunia II, khususnya di Amerika,
tetapi juga di Inggris.
Perang tersebut, dengan penemuan dalam sains, proyek kompleks (khususnya
industri pesawat), kelengkapan yang penting, dan kebutuhan vital untuk sukses,
menghasilkan teknik manajemen baru. Manajemen yang intuitif tidak bisa bertahan
terhadap tekanan dan meningkatnya situasi kompleks.
Karena itu disiplin operasi dan asisten untuk alat alat, seperti komputer,
harus mengarah ke manager yang modern di semua tingkatan manajemen.
2.1
Menentukan Jalur Kritis
Pada
metode CPM terdapat dua buah perkiraan waktu dan biaya untuk setiap kegiatan
yang terdapat dalam jaringan. Kedua perkiraan tersebut adalah perkiraan waktu
penyelesaian dan biaya yang sifatnya normal (normal
estomate) dan perkiraan waktu penyelesaian dan biaya yang sifatnya dpercepat
(crash estimate). Dalam menentukan
perkiraan waktu penyelesaian akan dikenal istilah jalur kritis, jalur yang memiliki rangkaian-rangkaian kegiatan
dengan total jumlah waktu terlama dan
waktu penyelesaian proyek yang tercepat. Sehingga dapat dikatakan bahwa jalur
kritis berisikan kegiatan-kegiatan kritis dari awal sampai akhir jalur. Seorang
manajer proyek harus mampu mengidentifikasi jalur kritis dengan baik, sebab pda
jalur ini terdapat kegiatan yang jika pelaksanaannya terlambat maka akan mengakibatkan
keterlambatan seluruh proyek. Dalam sebuah jaringan kerja dapat saja terdiri
dari beberapa jalur kritis.
Menentukan Waktu Penyelesaian
Dalam
melakukan perhitungan penentuan waktu penyelesaian digunakan beberapa
terminologi dasar berikut:
a)
E (earliest event occurence time )
Saat
tercepat terjadinya suatu peristiwa.
b)
L (Latest event occurence time)
Saat
paling lambat yang masih diperbolehkan bagi suatu peristiwa terjadi.
c)
ES (earliest activity start time)
Waktu
Mulai paling awal suatu kegiatan. Bila waktu mulai dinyatakan dalam jam, maka
waktu ini adalah jam paling awal kegiatan dimulai.
d)
EF (earliest activity finish time)
Waktu
Selesai paling awal suatu kegiatan.
EF
suatu kegiatan terdahulu = ES kegiatan berikutnya
e)
LS (latest
activity start time)
Waktu
paling lambat kegiatan boleh dimulai tanpa memperlambat proyek secara
keseluruhan.
f)
LF (latest activity finish time)
Waktu
paling lambat kegiatan diselesaikan tanpa memperlambat penyelesaian proyek.
g)
t (activity duration time)
Kurun
waktu yang diperlukan untuk suatu kegiatan (hari, minggu, bulan).
Cara perhitungan
Dalam
perhitungan waktu juga digunakan tiga asumsi dasar yaitu: Pertama, proyek hanya
memiliki satu initial event (start)
dan satu terminal event (finish).
Kedua, saat tercepat terjadinya initial
event adalah hari ke-nol. Ketiga, saat paling lambat terjadinya terminal event adalah LS = ES.
Adapun
cara perhitungan dalam menentukan waktu penyelesaian terdiri dari dua tahap,
yaitu perhitungan maju (forward
computation) dan perhitungan mundur (backward
computation).
1.
Hitungan
Maju
Dimulai
dari Start (initial event) menuju
Finish (terminal event) untuk
menghitung waktu penyelesaian tercepat suatu kegiatan (EF), waktu tercepat terjadinya kegiatan (ES) dan saat paling cepat dimulainya suatu peristiwa (E)
2.
Hitungan
Mundur
Dimulai
dari Finish menuju Start untuk mengidentifikasi saat paling lambat terjadinya
suatu kegiatan (LF), waktu paling lambat terjadinya suatu kegiatan (LS) dan
saat paling lambat suatu peristiwa terjadi (L).
Apabila
kedua perhitungan tersebut telah selesai maka dapat diperoleh nilai Slack
atau Float yang merupakan
sejumlah kelonggaran waktu dan elastisitas dalam sebuah jaringan kerja. Dimana,
terdapat dua macam jenis Slack yaitu Total Slack dan Free Slack. Untuk melakukan perhitungan maju dan mundur maka
lingkaran atau event dibagi menjadi
tiga bagian yaitu:
Keterangan:
a =
ruang untuk nomor event
b = ruang untuk menunjukkan
waktu paling cepat terjadinya event
(E) dan kegiatan (ES) yang merupakan hasil perhitungan maju
c = ruang untuk menunjukkan
waktu paling lambat terjadinya event
(L) dan kegiatan yang merupakan hasil perhitungan mundur
Untuk lebih jelasnya dalam melakukan perhitungan maju dan
perhitungan mundur dalam sebuah jaringan kerja diberikan ilustrasi sebagai
berikut.
3.1
Biaya dan Sumber Daya
Biaya adalah sumber daya yang dikorbankan atau yang tidak
dapat dihindari, untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Atau dapat juga
diartikan sesuatu yang nantinya akan ditukarkan (dengan keuntungan tertentu).
Biaya biasanya diukur dalam satuan moneter, seperti dolar. Manajemen Biaya
proyek mencakup proses-proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek ini
selesai dalam anggaran yang disetujui.
Proses-proses dalam MBP
meliputi:
(1) Estimasi biaya: Mengembangkan perkiraan atau estimasi
biaya sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek.
(2) Penganggaran (Budgeting) Biaya: alokasi estimasi biaya
keseluruhan untuk item pekerjaan individu untuk menetapkan data dasar untuk
mengukur kinerja.
(3) Pengendalian Biaya: Pengendalian perubahan anggaran
proyek.
Alat dan teknik dasar
untuk perkiraan biaya:
1) Analog atau perkiraan top-down: menggunakan biaya yang
sebenarnya dari sebuah proyek, sebelumnya sama sebagai dasar untuk
memperkirakan biaya proyek ini.
2) perkiraan Bottom-up: Melibatkan memperkirakan item
pekerjaan individu atau kegiatan dan menjumlahkan mereka untuk mendapatkan
total proyek.
3) Pemodelan parametrik: karakteristik proyek Menggunakan
(parameter) dalam model matematis untuk memperkirakan biaya proyek.
4) alat bantu Komputerisasi, seperti spreadsheet dan perangkat
lunak manajemen proyek, yang dapat memudahkan perkiraan biaya dan alat yang
berbeda estimasi.
4.1
Percepatan Proyek
1. Identifikasi
Untuk
mengidentifikasi apa yang akan menjadi pusat perhatian proyek, perlu mencari
tahu siapa yang seharusnya memperoleh manfaat dan apa kebutuhan mereka. Suatu ‘penilaian kebutuhan’ akan memberi gambaran umum tentang
masalah-masalah masyarakat. Suatu ‘penilaian kapasitas’ akan mengidentifikasi
masalah mana yang akan ditangani oleh proyek yang direncanakan.
2. Rancang
Bangun
Pada
waktu telah diputuskan untuk melanjutkan suatu proyek, kita dapat mulai
memikirkannya secara terperinci. Hal ini mencakup riset lebih lanjut
tnetang masyarakat yang terpengaruh oleh suatu masalah dan bagaimana pengaruh
itu bagi mereka. Kita juga perlu mempertimbangkan resiko pada proyek dan
bagaimana kita akan mengukur kinerja proyek.
3. Implementasi
Sewaktu
proyek dilaksanakan adalah penting untuk memonitor dan meninjau kembali
kemajuan proyek dan perubahan-perubahan dari luar yang mempengaruhinya.
Rencana-rencana proyek hendaknya disesuaikan bila perlu..
4. Evaluasi
Evaluasi
hendaknya dilakukan pada atau setelah proyek diselesaikan. Evaluasi dapat
dilakukan beberapa bulan atau tahun setelah proyek selesai untuk menilai dampak
jangka panjang dan keberlanjutannya.
5. Pembelajaran
Sementara
siklus proyek adalah suatu cara yang bermanfaat untuk menentukan tahap-tahap
suatu proyek, tetapi mempunyai suatu kekurangan: yaitu membuat kelihatannya
seperti satu perangkat mengikuti yang berikutnya. Kenyataannya, beberapa
perangkat dapat digunakan sekaligus pada satu tahapan proyek.
Perangkat-perangkat itu hendaknya diulang-ulang selama masa hidup proyek untuk
memastikan bahwa perubahan-perubahan yang mungkin mempengaruhi keberhasilan
proyek sudah diperhitungkan. Temuan-temuan juga harus digunakan untuk
pembelajaran bagi organisasi untuk meningkatkan proyek-proyek yang lain.
izin copy terimakasih
ReplyDelete