Proses Bisnis Prokuremen dan Sumber Daya Manusia

Proses Bisnis Prokuremen dan Sumber Daya Manusia

1.1   Proses Bisnis Prokuremen

A.   Tinjauan

Prokuremen adalah proses bisnis daripemilihan sumber daya, pemesanana dan mendapatkan barang atau jasa. Pembelian adalah sinonim untuk prokuremen. Langkah umum dalam proses prokuremen adalah :

·         Menentukan kebutuhan

·         Memilih sumber daya

·         Permintaan untuk quotation

·         Memilih pemasok

·         Menerbitkan pesanan pembelian

·         Penerimaan barang

·         Verifikasi faktur

·         Pembayaran kepada pemasok

Sistem enterprise resource planning (ERP) mampu menyimpan dan memproses sejumlah informasi yang sangat besar yang berkaitan dengan prose bisnis prokuremen.SAP/R3 mendukung prokuremen pada modul pengelolaan material. R/3 menyediakan cara online, sistem terintegrasi total untuk pembuatan dan pertukaran dokumen yang diperluka dalam proses bisnis prokuremen. Dokumen pada R/3 adalah dokumen online.Dokumen ini juga dapat dicetak dan ditukarkan secara manual. Dokumen prokuremen yang tersedia pada R/3 terdiri dari :

·         Permintaan pembelian

·         Permintaan untuk quotation

·         Quotation

·         Pesanan pembelian

·         Perjanjian ringkas

·         Kontrak

·         Perjanjian penjadwalan

·         Pencatatan informasi pembelian

           Semua dokumen prokuremen ditentukan dengan tipe kode dokumen. Setiap dokumen memiliki tempat header dan tempat item (rinci). Tempat header berisi informasi yang relevan dengan dokumen secara keseluruhan, seperti nomer pemasok.Tempat item menentukan informasi item secara rinci dalam dokumen, seperti nomor produk item yang dipesan.

B.   Menentukan Kebutuhan

Permintaan pembelianadalah dokumen internal yang dibuat untuk meminta sesuatu pada suatu waktu tertentu.Dokumen itu juga dapatdibuat secara otomatis oleh sitem MRP (materials requirements planning). Sistem MRP dapat melakukan analisis secara canggih untuk menentukan kebutuhan berdasarkan permintaan pelanggan unutk suatu item dan proses produksi perusahaan. Setelah selesai, permintaan pembelian dilanjutkan secara elektronik ke supervisor nutk disetujui. Profil pemakai dikelola dalam permintaan pembelian filter R/3 dan dikirim ke orang yang tepat untuk disetujui. Permintaan pembelian merupakan langkah opsional dalam prokuremen di R/3.

C.   Memilih Sumber Daya

R/3 dapat memeriksa apakah ada kontrak dengan pemasok untuk menyediakan suatu item yang diminta.Jika kontrak ada, R/3 memberikan jumlah yang diminta.R/3 memonitor perjanjian ringkas yang ada dengan pemasok.R/3 mengelola pencatatan pemasok, validitas periode kontrak, dan jumlah kuota.R/3 mengelola daftar sumber persediaan yang disetujui dan yang tidak disetujui. R/3 juga dapat memilh pemasok yang akan dipanggil untuk penawaran  permintaan, berdasarkan rekomendasi data yang telah disimpan sebelumnya.

D.   Permintaan Untuk Quotation

Setelah memilih pemasok, berikutnya R/3 digunakan untk menghasilkan dokumen permintaan untuk quotation (request for quotation).Permintaan untuk quotation dibuat untuk item atau jasa yang sangat mahal atau untuk item jasa yang penawarannya diperlukan sebagai kebijakan perusahaan. Permintaan untuk quotation mungkin juga dikirimkan dalam bentuk dokumne ertas, seperti fax, atau secara elektronik seperti EDI (electronic data interchange). Permintaan quotation menentukan tanggal penutupan untuk aplikasi dan petunjuk pengajuan penawaran.Hasil dari penerbitan permintaan untuk quotation adalah satu atau banyak dokumen quotation yang dicatat dalam dokumen quotation dan mengindikasikan quotation yang pantas untuk permintaan. R/3 akan mengirim surat penolakan ke pemasok untuk penawaran yang akan dimasukkan ke dalam R/3.

E.   Memilih Pemasok

R/3 membandingkan kebutuhan  prokuremen dengan catatan pemasok yang telah tidak diterima. R/3 menawarkan fungsi evaluasi pemasok secara otomatis untuk membantu organisasi dalam proses bisnis prokuremen. R/3 dapat menampilkan analisis pemasok diurutkan total ranking atau diurutkan dan diranking dengan kriteria khusus. Quote dapat disimpan untuk referensi masa depan dalam catatan informasi pembelian.

F.    Menerbitkan Pesanan Pembelian

Dokumen pesanan pembelian mengidentifikasi pemasok dan mnegkonfirmasi barag yang dipesan, jumlah, harga, tanggal pengiriman, dan jangka waktu pembayaran. Pesanan pembelian dapat dikirim dalam bentuk kertas, seperti fax, atau secara elektronik, seperti dokumen EDI. R/3 memproses beberapa tipe pesanan pembelian.Pesanan pembelian standar diterbitkan untuk pesanan barang dan jasa. Pesanan pembelian subkontrak diterbitkan ketika pemasok harus menerima suku cadang (seperti subrakitan) untuk memproduksi produk akhir yang kan dikirim ke perusahaan. Pesanan pembelian konsinyasi diterbitkan untuk barang yang ditangani dalam konsinyasi.Dan terakhir, pesanan pembelian transportasi persediaan, diterbitkan untuk memulai perpindahan barang antarpabrik dalam perusahaan.

Perjanjian ringkas (outline agreement) merupakan perjanjian jangka panjang dengan pemasok.Jangka waktu dan kondisi biasanya dinegosiasikan dan dikelola secara terpsah untuk setiap pengelolaan pembelian. Ada dua tipe erjanjian ringkas : kontrak dan perjanjian penjadwalan (scheduling agreement). Kontrak adalah perjanjian ringkas dimana pemasok menyediakan material selama periode waktu tertentu.Kontrak dapat berupa kontrak nilai atau kontrak kuantitas. Kontrak nilai digunakan ketika nilai total untuk pengeluaran pesanan tidak melebihi jumlah yang ditentukan. Kontrak kuantitas digunakan ketika kuantitas total yang dipesan pada periode waktu yang sudah diketahui.

Perjanjian penjadwalan sama dengan kontrak, tetapi juga menentukan harga item. Perjanjian penjadwalan mempunyai item baris.Perjanjian penjadwalan mengurangi kertas kerja karena penjadwalan tunggal dapat menggantikan banyak pesanan pembelian atau pesanan yang dikeluarkan.Pesanan pembelian dapat diubah setelah dikirm ke pemasok.R/3 menghasilkan dokumen perubahan yang dikirimkan ke pemasok yang mengidentifikasikan perubahan pesanan.

G.  Penerimaan Barang

Ketika pemasok melakukan pengiriman, dokumen penerimaan barang disiapkan dalam R/3.Tipe dokumen ini sering disebut laporan penerimaan.Jika barang rusak dalam pengiriman, dapat dimasukkan sebagai retur atau tidak diterima pada saat pengiriman.Jika pengiriman pemasok dibuat dalam suku cadang, maka beberapa jurnal penerimaan barang harus dibuat.R/3 memonitor pengiriman dan pelaporan ketika pesanan telah dipenuhi dan hampir selesai. Dokumen penerimaan barang dapat disiapkan dengan tiga cara. Cara pertama dengan sistem manajemen persediaan ketika barang diserahlan ke penyimpanan sementara. Cara lain, dokumen penerimaan barang dapat disiapkan dengan referensi pesanan pembelian. Cara ketiga, barang yang diterim dapat diposting ke dalam inspeksi kualitas.Setelah barang yang diterima diposting, R/3 membuat dokumen persediaan yang mendokumentasikan dampak piutang dagang persediaan. Juga akan dibuat dokumen akuntansi yang menunjukkan transaksi di buku besar.

H.  Verifikasi Faktur

Faktur harus diperiksa dan dicocokkan dengan dokumen penerimaan barang dan pesanan pembelian ke pembayaran. Proses bisnis ini dikenal dengan nama verifikasi faktur memastikan bahwa biaya dan kebutuhan kuantitas sudah dipenuhi. Verifikasi faktur menghubungan manajemen material dengan prokuremen dengan modul R/3 lainnya seperti akuntansi keuangan dan pengendalian. Jika suatu faktur sudah diposting, R/3 melakukan tiga cara pencocokan untuk membandingkan pesanan pembelian dengan barang yang diterima dan dengan faktur. Sebagai hasil posting dari faktur, pesanan pembelian diperbarui dan R/3 menghasilkan dokumen akuntansi untuk mengindikasikan transaksi buku besar.

I.      Pembayaran Kepada Pemasok

Jika faktur sudah diposting, pembayaran dapat dilakukan.Pembayaran dibuat sesuai dengan jangka waktu pembayaran dan persyaratan yang ditentukan dalam pesanan pembelian atau record master pemasok.Pembayaran diproses melalui hutang danag dan akuntansi keuangan.

J.      Record Master

Record master dibuat dalam R/3 dengan tujuan untuk menggambarkan struktur organisasi dan proses bisnis perusahaan. R/3 mengelola database terpusat. Record master dibuat untuk setiap objek. Setiap record master pemasok dikelola secara terpusat, tetapi diperbarui oleh pemakai pada banyak departemen. Data kode perusahaan (juga disebut data akuntansi) didefinisikan pada level kode perusahaan dan dihubungkan dengan modul akuntansi keuangan dan buku besar dalam R/3. Setiap record master pemasuk harus memiliki nomer rekening rekonsiliasi yang menghubungkan pemasok kebuku pembantu hutang dagang. Setiap record master pemasok memiliki filed grup rekening yang menentukan bagaimana record pemasok diberi nomor dan juga menentukan filed mana yang ditampilkan pada layar master pemasok.

Komponen pengelolaan persediaan dari record R/3 adalah nilai dan kuantitas.Ini memungkinkan R/3 untuk memasukkan dan memeriksa perpindahan barang, mengelola stok persediaan, dan pengambilan fisik persediaan.Perpindahan barang merupakan kejadian internal atau eksternal yang mneyebabkan perubahan tingkat persediaan.Nilai persediaan dibebankan secara internal ke pusat biaya atau proyek.Komponen pengelolaanpersediaan mendukung penghitungan siklus dan sampling inventori.Selain fitur dasar tersebut, pengelolan persediaan dapat diperluas sampai pada pengelolaan gudang.  Record master informasi pembelian hanya digunakan oleh pembelian. Ia digunakan untuk alokasi sumber daya, yang merupakan proses evaluasi pemasok. Kontrak merupakan dokumen transaksi, tetapi berfungsi seperti record master untuk pengeluaran pesanan (release order).

1.2     Pengendalian Siklus Transaksi pada Prokuremen

A.   Permintaan (Penyimpanan)

Permintaan untuk membeli dimulai dari departemen pembelian. Permintaan pembelian juga dapat dimulai dari departemen lain dalam perusahaan. Permintaan pembelian disetujui dalam departemen yang membuatnya.

B.     Pembelian

Fungsi dari departemen pembelian adalah memilih pemasok dan mengatur jangka waktu dan pengiriman.Bagian pembelian kemungkinan dapat menolak permintaan pembelian karena anggaran yang tidak mencukupi, kurangnya otorisasi, atau karena alasan lainnya.Bagian pembelian memilih pemasok dan kemudian menyiapkan pesanan pembelian untuk suatu permintaan.Tembusan dikirim ke pemasok.Hutang dagang, departemen yang membuat (gudang) dan departemen penerimaan, masing-masing memiliki akses ke pesanan pembelian untuk memproses pesanan.

C.   Penerimaan

Bagian penerimaan memiliki kases ke pesanan pembelian dan mencocokkannya dengan pengiriman dari pemasok.Prosedur penrimaan harus punya peran independen untuk menghitung pengiriman dan atau menyipakan laporan penerimaan. Independen atau blind count pengiriman dilakukan dengan tidak mengizinkan penghitung (counter) punya kases ke kuantitas yang ada pada pesanan pembelian.

D.   Penyimpanan

Departemen penyimpanan menyetujui penrimaan pengiriman dari bagian penerimaan dengan menandatangani laporan penerimaan dan kemudian melanjutkan ke hutang dagang.Jika barang langsung dikirim ke departemen yang meminta dan bukan ke departemen penyimpanan, supervisor departemen yang meminta mengakui penerimaan pada laporan penjualan dan melanjutkan ke hutang dagang. Verfikasi independen penerimaan pembelian adalah ciri pengendalian dari proses bisnis prokuremen.

E.   Hutang Dagang

Hutang dagang bertanggung jawab untuk memulai pembayaran ke pemasok. Penggunaan sistem voucher untuk mendukung pembayaran adalah ciri pengendalian dari proses bisnis prokuremen. Sistem voucher pada dasarnya adalah teknik pemeriksaan untuk memastikan bahwa semua dokumen yang tepat telah dikumpulkan, diverifikasi, dan diperiksa sebelumpembayaran faktur yang sesunguhnya. Voucher yang telah disetujui dilanjutkan ke pengeluaran kas untuk pembayaran.

F.    Integritas Proses Bisnis Prokuremen

Pengendalian proses bisnis prokuremen berpusat pada integritas hubungan pembeli-penjual. Suap, kickback dan konflik kepentingan (seperti membeli dari saudara atau teman) adalah contoh hubungan antara pembeli-pemasok yang tidak benar yang harus dihadapi ada proses bisnis prokuremen. Banyak perusahan menemukan baha sangat perli untuk membuat kebijakan tertulis dan manul prosedur untuk melindungi proses bisnis prokuremen. Metode untuk mengevaluasi dan memilih penawaran didasarkan pada atribut pemasok,yang disebut perencanaan peringkat pemasok (vendor rating plan), yang dengan mengevaluasi keputusan sebagai dasar pertimbangan oleh otoritas yang lebih tinggi. Daftar pemasok yang disetujui (approved vendor list) disiapkan oleh fungsi yang independen, yang digunakan untuk membatasi pilihan-pilihan pembeli ke pemasok, di mana pemasok telah diseleksi dan didapati bahwa mereka dapat dipercaya, bebas dari masalaj keuangan, dan bebas dari konflik kepentingan.

G.  Pendekatan Peringkat Atribut untuk Memilih Pemasok

Pendekatan peringkat atribut (attribute rating) untuk memilih pemasok coock jika diperlukan pendapat dari beberapa evaluator yakni menggabungkan hasil evaluasi itu pada waktu yang sama. Langkah yang diperlukan sebagai berikut :

·         Mengidentifikasi dan mendaftar atribut-atribut yang dimasukkan dalam evaluasi

·         Memberikan bobot untuk setiap atribut berdasarkan tingkat kepentingannya dan objektivitasnya.

·         Memiliki peringkat evaluator individual untuk setiap pemasok pada setiap atribut, memberikan skor angka dari 1 sampai dengan 10 atau skala yang lain.

·         Menjumlahkan evaluasi individu dengan mengalikan setiap peringkat angka atribut dengan bobotnya, kemudian menjumlahkan semua evaluasi dengan menambahkan semua skor bersama-sama

Walaupun metode ini objektif, namun pemberian bobot dan peringkat niai menjadi proses yang sangat subjektif. Karena itu, teknik evaluasi atribut menjadi sangat berguna untuk memilih proposal dan mengidentifikasi pemasok atau pada sistem yang menjadi subjek pertimbangan akhir.

1.3     Proses Bisnis Pengeluaran Kas

Proses bisnis pengeluaran kas mengendalikan pengeluaran cek dan pengeluaran kas aktual. Biasanya cek digunakan pada sebagian besar pengeluaran, dimana pengeluaran dibatasi pada jumlah kecil yang diambil dari dan dipertanggung jawabkan sebagai dana imprest kas kecil.Konsep danan imprest tidak dibatasi untuk pengendalian kas kecil. Dana imprest penggajian dan pembebanan imprest dan dana biaya adalah biasa pada perancangan sistem.

Setiap waktu jumlah kas yang dimiliki ditambah dokumen untuk pengeluaran-pengeluaran harus dengan jumlah yang telah ditentukan. Secara periodik, dana imprest diisi; pengeluaran-pengeluaran yang telah didokumen (voucher kas kecil) diperiksa dan disetujui  dan cek dikeluarkan untuk dana sejumlah tertentu agar jumlah dana sama dengan jumlah yang telah ditentukan. Ciri utama pengendalian proses bisnis pengeluaran kas adalah penggunaan sistem voucher untuk mendukung pengeluaran cek, pemisahan fungsi persetujuan dengan pengeluaran kas, dan rekonsiliasi bank secara independen.

A.   Hutang Dagang

Departemen hutang dagang mengakses dokumen yang diperlukan untuk mendukung pengeluaran kas.Dokumen-dokumen itu adalah permintaan pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur pemasok.Dokumen-dokumen inidiperiksa, dinyatakan lengkap, dan diproses untuk pembayaran pada tanggal jatuh tempo faktur. Hutang dagang merupakan awal proses pembayaran, meliputi menghitung jumlah yang jatuh tempo, diskon (jika ada), dan item lainnya.

B.   Pengeluaran Kas

Cek voucher dan voucher diterima dari departemen hutang dagang. Setelah cek voucher dan voucher diperiksa, cek ditandatangani dan voucher di cap dan disimpan urut nomor. Control total dari jumlah yang telah diposting disiapkan dan direkonsiliasi dengan voucher yang diterima dari hutang dagang. Cek voucher dilanjutkan langsung ke yang dibayar. Control total dilanjutkan ke buku besar.

C.   Buku Besar

Ayat jurnal diterima dari hutang dagang dan control total dari pengeluaran kas direkonsiliasi, dan total diposting ke buku besar. Ayat jurnal dan control total disimpan menurut tanggal.

D.   Audit Internal

Cek yang telah dicap diterima dari bank bersama-sama dengan laporan bank. Rekonsiliasi bank independen adalah pengendalian yang penting pada proses bisnis pengeluaran kas.

E.   Sistem Voucher

Sistem voucher pada dasarnya adalah teknik pemeriksaan. Otorisasi dapat dilakukan dengan menandatangani formulir secara fisik pada paket voucher, menyiapkan suatu dokumen untuk mengotorisasi entri pada register voucher, atau memasukkan data ke dalam komputer. Sistem hutang dagang secara khusus mengelola buku pembantu dari rekening kreditur, memposting faktur dan membayar setiap rekening kreditur. Pada sistem voucher hutang dagang, rekening invidual untuk kreditur tidak perlu disimpan. Sistem voucher mengelola register voucher atau alternatif lain, file paket voucher dalam numerik atau urutan yang lain. Beberapa voucher berkaitan dengan kreditur yang sama, tetapi tidak demikian dengan rekening tunggal dalam sistem hutang dagang.

Sistem voucher terpusat pada voucher. Voucher dapat terdiri dari berbagai bentuk, dari formulir sederhana atau amplop sampai dengan kombinasi voucher-check. Suatu voucher menunjukkan nama, alamat pemasok,deskripsi faktur, total atau jumlah bersih jatuh tempo, dan rekening yang akan dibebankan (distribusi). Cap voucher adalah wilayah apada dokumen untuk otorisasi tandatangan,nomor dokumen,tanggal dan sebagainya. Formulir voucher sendiri tidak signifikan.sistem voucher dapat dioperasikan tanpa voucher yang dapat dibaca oleh manusia.pada kasusu ini voucher adalah entri yang disetujui di dalam register voucher, beberapa tipe dari file komputer.

F.    Posting Hutang Dagang

Setelah faktur disetujui untuk pembayaran, faktur akan disimpan samapai tanggal jatuh tempo dan secara formal diposting pada saat itu; alternatif lain, akan dibukukan pada saat disetujui (yang berbeda dengan tanggal jatuh tempo). Jika faktur dibukukan pada tanggal persetujuan, pencatatan formal untuk kewajiban masih ada. Keuntungan cara ini adalahpada biaya: register voucher (atau file voucher) sekarang harus dicari atau diurutkan menurut tanggal jatuh tempo untuk memudahkan pembayaran.

Menyiapkan voucher untuk faktur individual ketika beberapa faktur menunjuk pada pemasok ang sama pada periode yang sama akan menghasilkan beberapa seri cek untuk pemasok yang sama pada bulan yang sama. Oleh karena itu, banyak perusahaan menggunakan built up voucher system. Built up voucher system merupakan akumulasi beberapa faktur dari pemasok yang sama dan membayarnya dengan cek tunggal. Setelah beberapa faktur disetujui, faktur aka diurutkan dan diakumulasi menurut pemasok atau nomor voucher. Pembayaran akan dilakukan pada akhir bulan atau tanggal jatuh tempo. Ada tiga file yang diperlukan untuk mengelola informasi yang berguna: (1) file yang disetujui, tetapi faktur belum dibayarkan, dengan akseske tanggal jatuh tempo untuk pembayaran, (2) file faktur yang telah dibayar, biasanya berdasarkan numerikal, dan (3) file pemasok yang menunjukkan baik jumlah yang terbayar maupun yang belum, yang diurutkan menurut kode pemasok. Konsep voucher akan membantu prosedur pengeluaran banyak organisasi ketika pencatatan dasar diperlukan dan otorisasi yang mencukupi dan pengendalian pengeluaran merupakan hal yang penting.

1.4     Proses Bisnis Manajemen Sumber Daya Manusia

Proses bisnis manajemen sumber daya manusia berkaitan dengan pembuatan dan pengelolaan sistem informasi yang memproses informasi sumber daya manusia. Daftar pekerjaan yang ada di dalam organisasi, daftar deskripsi pekerjaan dan daftar kualifikasi yang diperlukan untuk suatu pkerjaan adalah contoh dari informasi smber daya manusia yang relevan dengan struktur organisasi.Sistem sumber daya manusia menyediakan alat untuk memproses data karyawan, seperti alamat karyawan, penggajian dan histori karyawan.

A.   Pemrosesan SDM pada SAP R/3

Modul sumber daya manusia pada SAP R/3 termasuk komponen yang menangani tujuan yang telah dinyatakan sebelumnya secara terintegrasi, pada lingkungan online. Komponen sumber daya manusia dpat diimplementasikan secara mandiri ataupun secara terintegras dengan modul yang lain, seperti modul perencanaan dan pengendalian produksi atau modul pemeliharaan pabrik. SAP R/3 terdiri  dari dua modul sumber daya manusia. Modul administrasi personel (HR-PA), yang berisi pengelolaan karyawan, seperti detail karyawan, data gaji, dan data kinerja karayawan.

Modul perencanaan dan pengembangan personel (HR-PD) menyedialan alat untuk menyiapkan dan mengelola informasi struktur organisasi.Komponen manajemen waktu merupakan yang terpenting dan sering digunakan pada modul sumber daya manusia.Modul ini melakukan pencatatan waktu dan evaluasiwaktu untuk mencatat ketidakhadiran karyawan dan informasi kehadiran.Komponen penggajian dpat menghitung pembayaran berdasarkan informasi akumulasi kehadiran pada komponen waktu atau berdasarkan jumlah yang tetap per periode pembayaran.Penggunaan tipe data yang telah didefinisikan atau dicetak biru merupakan karakteristik penting dari sistem ERP seperti SAP R/3.Komponen biaya perjalanan dari HR-PA digunakan untk memproses biaya karyawan.Data biaya dimasukkan dan diotorisasi dan membayar jumlah yang benar ke rekening karyawan di bank.Beberapa posisi yang ditandai kosong dalam modul HR-PA dapat diakses secara otomatis dalam komponen rekrutmen pada HR-PA.

B.   Struktur Data SDM

Struktur data memberikan dasar untuk penyimpanan dan manipulasi data. Struktur data sumber daya manusia terdiri dari tiga elemen :

·         Data master sumber daya manusia

·         Organisasi data sumber daya manusia

·         Tujuan sumber daya manusia

Data Master

Record data master pada modul HR-PA dan HR-PD dibuat dan dikelola untuk unit organisasi, profil pekrjaan, karyawan, dan pelatihan. Record master sumber daya manusia menjadi sasaran untuk perubahan yang sering terjadi. Sebagai contoh, perubahan master data karyawan mengikuti perubahan hidup dan karier yang terjadi.

Organisasi Data

Data diorganisasikan dan disajikan bagi para pengguna R/3 dengan infotypes dan event personel.Infotype adalah istilas dalam SAP yang menunjukkan kumpulan field data yang dikelompokkan bersama-sama untuk ditampilkan.Data personel karyawan, data pembayaran karyawan, data persetujuan karyawan, dan jadwal kerja merupakan infotype yang umum dalam sumebr daya manusia. SAP R/3 menawarkan sejumlah infotype yang khusus untuk sistem pajakatau sistem tunjangan dari berbagai negara. Cetak biru dari infotype ini dimasukkan dalam implementasi sumber daya manusia, jika diperlkan.

Jika infotype yang ada sudah tersedia ketika sebuah infotype akan dibuat, maka ia akan dibatasi secara otomatis. Event dibuat untuk menyederhanakan entri transaksi sumber daya manusia.Event “perubahan pekerjaan” dimasukkan dalam layar yang menampilkan semua yang diperlukan infotype untuk mengubah pekerjaan karyawan dalam organisasi.Sistem juga dapat membuat posisi kosong jika karyawan yang ada dalam posisi itu dipindahkan atau keluar dari organisasi.

Objek SDM

Tipe objek sumber daya manusia diidentifikasi dengan satu atau dua huruf sebagai identifikasi.Setiap karaywan juga punya nomer personel unik untuk engidentifikasi dirinya melalui sistem informasi.Data pusat biaya digunakan untuk mendapatkan dan menentukan biaya sumber daya manusia yang terjadi.

1.5     Pengendalian Siklus Transksi pada Proses Penggajian

Pada perusahaan besar, proses ini merupakan rposedur yang paling kompleks dalam operasinya. Semua level pemerintah menetapkan pajak untuk gaji, regulasi dan tarif berubah secara konstan, sebagai dampaknya sistem penggajian sering memerlukan modifikasi secara konstan. Proses penggajian ditentukan oleh hukum dengan sanksi hukuman penjara untuk kelalaian yang disengaja dalam mengelola pencatatan yang memadai. Adalah tanggung jawab analisis sistem untuk selalu menjaga agar tetap sesuai dengan hukum.

A.   Personel

Personel (jabatan) kantor bertanggung jawab untuk menempatkan orang dalam penggajian perusahaan, melakukan spesifikasi tarif pembayaran, dan mengotorisasi semua potongan dari pembayaran. Semua perubahan seperti penambahan atau penghapusan karyawan, perubahan tarif pembayaran atau perubahan level potongan dari pembayaran, harus diotorisasi oleh personel kantor.

B.   Pencatatan Waktu

Fungsi pencatatan waktu bertanggung jawab untuk menyiapkan dan menggunakan laporan kehadiran dan kartu pencatat kerja (job-time tickets).Pencatat waktu bertanggung jaab untuk mengumpulkan dan mengelola kartu pencatat waktu atau laporan kehadiran dan melakukan rekonsiliasi data tersebut dengan laporan ringkasan waktu kerja yang diterima dari produksi. Karyawan yang digaji bulanan (salaried employee) tidak menggunakan dasar jam seperti halnya karyawan yang bekerja dengan ukuran jam. Jika tidak ada kebutuhan akuntansi akan pencatatan waktu ini, maka diperlukan persetujuan dari supervisor untuk memulai proses penggajian. Jika karyawan digaji bulanan, diperlukan laporan kehadiran.

C.   Penggajian

Departemen penggajian bertanggung jawab untuk penghitungan sesungguhnya dan menyiapkan penggajian. Data personel diterima dari kantor personel. Laporan kehadiran diterima dari pencatat waktu. Register penggajian menunjukkan perhitungan pembayaran bersih (pembayaran kotor dikurangi dengan potongan-potongan dari pembayaran) slip gaji dikirimkan ke pengeluaran kas untuk ditandatangani, ditinjau, dan didistribusikan.

D.   Persyaratan Pemrosesan Penggajian

Banyak file harus dikelola dalam sistem penggajian. Informasi dasar karyawan, seperti nama, alamat, besar gaji, dan potongan-potongan perlu untuk menyiapkan gaji. Social security dan aturan pajak lainnya menetapkan beberapa pajak berdasarkan penggajian.Perusahaan harus memerhatikan potongan pajak yang dikenakan pada semua karywan. Perbedaan dan dampak antara  karyawan dan kontraktor independen.

Referensi

                                                  

Bodnar, George H. dan William S. Hopwood. 2006. Sistem Informasi Akuntansi.Yogyakarta : ANDI Yogyakarta.