SIA - PEMROSESAN FILE DAN KONSEP MANAJEMEN DATA (kasus AQUA)

PT Aqua Golden Mississippi Tbk

Aqua adalah sebuah merekair minum dalam kemasan (AMDK) yang diproduksi oleh PT Aqua Golden Mississippi Tbk di Indonesia sejak tahun 1973. Selain di Indonesia, Aqua juga dijual di Malaysia, Singapura, dan Brunei. Aqua adalah merek AMDK dengan penjualan terbesar di Indonesia dan merupakan salah satu merek AMDK yang paling terkenal di Indonesia, sehingga telah menjadi seperti merek generik untuk AMDK. Saat ini, terdapat 14 pabrik yang memproduksi Aqua dengan kepemilikan berbeda-beda (3 pabrik dimiliki oleh PT Tirta Investama, 10 pabrik dimiliki oleh PT Aqua Golden Mississippi, dan pabrik di Berastagi, Sumatera Utara dimiliki oleh PT Tirta Sibayakindo).Sejak tahun 1998, Aqua sudah dimiliki oleh perusahaan multinasional dalam bidang makanan dan minuman asal Perancis, Grup Danone, hasil dari penggabungan PT Aqua Golden Mississippi dengan Danone.

PT Aqua Golden Mississippi Tbk, menerapkan manajemen data, dengan tujuan :

1.Menyediakan informasi akurat dan tepat waktu.

2.Mengembangkan dan mempertahankan satu sistem yang efisien untuk membuat, menyimpan, memanfaatkan, memelihara dan menempatkan informasi firma.

3.Melindungi kepentingan informasi firma, dan mendisain dan mengontrol standar yang efektif dan metode evaluasi periodik berkaitan dengan manajemen data, peralatan dan prosedur.

4.Membantu mendidik pegawai perusahaan dengan metode yang paling efektif untuk mengontrol dan mengolah data perusahaan.

A. Field, Unsur Data, Atribut, Elemen.

Entitas adalah sesuatu yang dipakai untuk menyimpan informasi. Contohnya: karyawan, persediaan air mineral, dan rekening pelanggan, serta PT Aqua Golden Mississippi.

Atributes, adalah elemen data yang merupakan bagian dari entity. Contoh: alamat pelangganPT Aqua Golden Mississippi, nama pelanggan, batas kredit, dan lain-lain.

Data value, adalah kombinasi karakter (huruf dan angka) yang memiliki makna.Contoh: kotak pos 2001 (data value), alamat (atribut), PT Aqua Golden Mississippi (entity).

Field, yaitu kumpulan elemen data terkecil yang disimpan dalam sebuah spasi (ruang fisik). Record,adalah sejumlah field yang dikelompokkan dan membentuk sebuah satuan data, yang sekaligus menguraikan atribut khusus dari sebuah entity. File,adalah sekumpulan record yang sejenis. Contoh: seluruh recordpiutang pelanggan PT Aqua Golden Mississippidi kumpulkan dalam suatu tempat yang disebut filepiutang dagang. Database, adalah kumpulan file-fileyang membentuk satuan data yang besar. Dengan dikumpulkannya data PT Aqua Golden Mississippi ke dalam database, maka koordinasi data menjadi lebih mudah sehingga proses pembauran (updating) dan akses data menjadi lebih lancar.

Data PT Aqua Golden Mississippiyang disimpan dapat diakses, yaitu diperbarui, disimpan, dan dipanggil dengan menggunakan alat identifikasi (identifier) berupa elemen data (field), yang disebut kunci (key). Ada dua jenis kunci, yaitu: Kunci utama (primary key): kunci yang bersifat unik. Kunci pendukung (secondary key): kunci berupa elemen lain yang meskipun tidak unik, digunakan untuk mengidentifikasi record.

Sistem Manajemen Database dan Arsitekturnya

Terdapat tiga tingkat arsitektur yang terkait dengan database dan sistem manajemen databasePT Aqua Golden Mississippi: tingkat konseptual, tingkat logika, dan tingkat fisik.

1.Arsitektur Database Tingkat Konseptual

Contohnya adalah database pesanan untuk penjuaklan di mana database tersebut tersebut harus didefinisikan pada tingkat konseptual dalam konteks informasi yang dicakupnya yaitu transaksi-transaksi penjualan,penerimaan kas dan informasi pelanggan. Untuk mengimplementasikan database yang didefinisikan pada tingkat konseptual, harus ditetapkan file dan catata-catatan spesifik. Selain itu, akan bermanfaat apabila menspesifikasikan cara-cara dimana catatan dan fiield-field data akan dikaji ulang dan dilaporkan. Contohnya adalah menyajikan dalam layar monitor mengenai latar belakang pelanggan dengan order-order yang belum diselesaiakan. Sehingga diperlukan catatan-catatan dan field-field dalam database distrukturkan dan diorganisasikan dalam pola logis. Sehingga akan sangat membantu pembentukan struktur data logis.

2. Arsitektur Database Tingkat Logika

Tugas utama yang dihadapi analis dalam merancang database PT Aqua Golden Mississippiadalah mengidentifikasi dan merancang hubungan sistematis antar segmen. Database harus distrukturkan sehingga mampu memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai untuk membuat keputusan yang efektif.

3. Arsitektur Database Tingkat Fisik

Arsitektur database tingkat fisik berkaitan dengan teknik-teknik inplementasi dan isu-isu khusus PT Aqua Golden Mississippiyang berhubungan dengan metode-metode pengaksesan data.

C. SISTEM MANAJEMEN DATABASE DAN DATABASE DALAM PRAKTIK

System manajemen database ialah program computer yang memungkinkan pemakai untuk membuat dan memutakhirkan file, memilih dan memanggil data, dan untuk menghasilkan beragam keluaran dan laporan. System manajemen database mencakup 3 atribut untuk pengelolaan dan pengorganisasian,

PT Aqua Golden Mississippi menggunakan 3 atribut untuk pengelolaan dan pengorganisasian yaitu, Bahasa Deskripsi Data (Data Definition Language), Bahasa Manipulasi Data (Data Manipulation Language), dan Bahasa Kueri Data (Data Query Language).

Kesimpulannya, Sistem manajemen database padaPT Aqua Golden Mississippimemadukan, menstandarisasikan dan menyediakan pengamanan bagi berbagai aplikasi – aplikasi akuntansi. Meskipun memelihara file independen adalah hal yang mudah, tetapi ada beberapa kekurangannya :

a.Unsur data yang sama digunakan untuk beberapa aplikasi yang berbeda; dalam file independen, unsur data harus dimasukkan dalam masing – masing file aplikasi.

b.File harus didefinisikan dalam awal proses implementasi system prosedur – prosedur memiliki keterbatasan lebih karena struktur file yang ada dibandingkan karena perubahan kebutuhan aplikasi.

c.Independensi diantara file seringkali menyebabkan terjadinya struktur – struktur yang berbeda untuk data yang sama, juga akan terjadi, system kode yang berbeda, abreviasi (penyingkatan) yang berbeda, dan panjang field yang berbeda.

Disamping masalah manajemen data dan penyimpanan yang telah dibahas, setiap file independen memerlukan intruksi – intruksi pemrosesan dan pemeliharaan sendiri, jika isi dan struktur file distandarisasikan.