Pengembangan Sistem Informasi di Perusahaan Melalui cosourcing
dan outsourcing
Pendahuluan
Latar Belakang
Seiring dengan
berkembangnya teknologi informasi dan teknologi serta tingginya tingkat
persaingan didalam dunia bisnis, maka penerapan dan pengelolaan sistem
informasi yang baik dalam perusahaan menjadi hal yang mutlak diperlukan didalam
menentukan keberhasilan perusahaan.
Penerapan
sistem informasi yang terintegrasi pada suatu perusahaan tidaklah semudah yang
dibayangkan. Oleh karena itu suatu perusahaan yang ingin membuat suatu sistem
informasi yang terintegrasi biasanya mereka akan terkejut dengan harganya yang
dianggap terlalu mahal. Dan banyak diantara perusahaan-perusahaan tersebut
membatalkan rencananya dalam membuat suatu sistem informasi. Perusahaan tidak
menyadari bahwa dengan sistem informasi yang dibangun dapat meningkatkan
tingkat efisiensi pembiayaan operasional perusahaan dibandingkan biaya yang
dikeluarkan untuk pembangunan sebuah sistem itu sendiri.
Keterbatasan
sumberdaya yang dimiliki perusahaan serta pentingnya peran SI bagi perusahaan
membuat perusahaan menyadari sepenuhnya bahwa penyusunan dan pengembangan
sistem informasi untuk efisiensi operasional perusahaan mutlak harus
dilaksanakan. Salah satu alternatif perusahaan mempunyai sumber daya terbatas
untuk penyusunan dan pengembangan sistem informasi adalah dengan
melakukan out sourcing maupun co sourcing. Oleh
karena itu dalam makalah ini akan diuraikan lebih jauh mengenai kelebihan dan
kelemahan penggunaan out sourcingmaupun co sourcing yang
mendukung operasional suatu perusahaan dalam penyusunan dan pengembangan sistem
informasi.
Tinjauan
Pustaka
Sistem
Informasi
Sistem
informasi adalah paduan dari berbagai resources baik hardware, software,
netware, brainware, dan data. Dalam sistem informasi juga ada input, model,
proses, output, penyimpanan dan control, sehingga sistem informasi dapat
digunakan untuk merencanakan, mengolah, mengendalikan serta meracik data dalam
suatu organisasi berdasarkan critical sukses untuk menentukan
keberhasilan perusahaan. Sistem informasi merupakan tanggungjawab dari seluruh
komponen organisasi. Sistem informasi juga dapat berperan dalam bisnis
menejemen dan untuk pengambilan keputusan serta memungkinkan suatu bisnis dapat
berkembang. Termasuk dalam komponen sistem informasi adalah perangkat keras
(hardware), perangkat lunak (software), prosedur, orang, basis data (database)
dan jaringan komputer dan komunikasi data. Komponen sistem informasi tersebut
digambarkan sebagai berikut :
Sistem
informasi seyogyanya mendukung strategi bisnis organisasi, proses bisnis,
struktur dan budaya organisasi dalam meningkatkan nilai bisnis dari organisasi
khususnya dalam lingkungan bisnis yang dinamis (Silver, M,. Lyne Markus and
Cynthia M.B., 1995). Fungsi sistem informasi setidaknya mencakup; 1) mendukung
kesuksesan berbagai fungsi utama bisnis seperti akuntansi, finance, manajemen
operasi, pemasaran dan manajemen sumberdaya manusian, 2) kontributor utama
dalam mendukung efisiensi kegiatan operasional, produktivitas dan moral SDM,
pemberian layanan prima pada customer dan kepuasan customer, 3)
sumber informasi utama bagi manajer dalam mendukung proses pengambilan
keputusan yang efektif, 4) bagian yang penting dari upaya pengembangan produk
dan jasa yang kompetitif, sehingga dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi
organisasi dalam persaingan global, 5) bagian utama dari sumberdaya organisasi
dan biayanya dalam menjalankan bisnis, sehingga memerlukan pengelolaan sumberdaya
yang prima dan 6) kesempatan pengembangan karier yang dinamis dan menantang
bagi jutaan pria dan wanita.
Oleh karena itu
terdapat 4 (empat) komponen) utama dalam mengatur sistem informasi yaitu :
1. Teknologi yang menyediakan
infrastruktur elektronik dan informasi untuk perusahaan.
2. Pekerja informasi dalam suatu
perusahaan yang menjalankan teknologi informasi untuk mencapai tujuan
perusahaan.
3. Fungsi pengembangan dan
pengiriman sistem yang mendukung teknologi dan user untuk
bekerjasama.
4. Manajemen fungsi sistem informasi
yaitu seluruh tanggung jawab dalam memanfaatkan teknologi informasi untuk
meningkatkan performance pekerja dan perusahaan.
Penyusunan
Sistem Informasi Dalam Perusahaan
Beberapa faktor
yang dapat mendukung keberhasilan penerapan sistem informasi dalam suatu
perusahaan atau organisasi adalah adanya keterlibatan end user,
dukungan manajemen eksekutif, adanya kejelasan pernyataan kebutuhan,
perencanaan yang matang dan tepat serta harapan yang realistik terhadap
penyusunan sistem informasi tersebut (Rosemary Cafasso dalam O’Brien, 2005).
Jika ditinjau dari perspektif usaha dan manajemen, sistem informasi adalah
merupakan solusi manajemen yang di dukung oleh teknologi informasi untuk
memecahkan permasalahan yang timbul dalam lingkungan organisasi. Oleh karena
itu seorang pemimpin organisasi harus mengetahui keseluruhan mengenai
organisasi, manajemen dan dimensi teknologi informasi serta mempergunakan
peranan mereka dalam menyediakan solusi permasalahan.
Perancangan,
penerapan dan pengoperasian sistem informasi adalah merupakan suatu pekerjaan
yang tidak mudah. Tetapi penyusunan sistem informasi sangat diperlukan oleh
perusahaan karena antara lain bahwa manajer harus berhadapan dengan lingkungan
bisnis yang semakin rumit. Hal ini dikarenakan oleh semakin meningkatnya
persaingan dan munculnya berbagai peraturan dari pemerintah yang harus
ditaati.
Keterlibatan
pihak manajemen sebagai end user mutlak dilakukan dalam
penyusunan sistem informasi sebagai solusi permasalahan perusahaan. Selain itu,
masalah perencanaan dan kebijakan yang tepat dalam mengimplementasikan sistem
informasi juga harus diperhatikan karena sistem informasi bagi perusahaan
sangat rentan terhadap suatu keputusan yang diambil dalam
pengimplementasiannya. Perusahaan harus menyadari bahwa keinginan yang
realistis dan cermat dalam merancang dan menerapkan sistem informasi serta
penentuan batas biaya yang wajar dari manfaat yang akan diperoleh, maka sistem
informasi yang dihasilkannya akan memberikan keuntungan.
Pengembangan
Sistem Informasi Dalam Perusahaan
Hal penting
yang dilakukan dalam pengelolaan sumberdaya informasi adalah bagaimana
mengembangkan sistem informasi. Pengembangan sistem informasi adalah menyusun
sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau
memperbaiki sistem yang telah ada. Penggantian atau perbaikan ini disebabkan
oleh beberapa hal antara lain :
1. Adanya permasalahan-permasalahan
yang timbul pada sistem yang lama atau pada sistem yang lama timbul ketidakberesan
dan pertumbuhan organisasi. Ketidakberesan sistem lama menyebabkan sistem yang
lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan sehingga kebenaran
data kurang terjamin. Sedangkan pertumbuhan organisasi adalah kebutuhan
informasi yang semakin luas, volume pengolahan data yang semakin meningkat, dan
adanya perubahan prinsip baru sebagai akibat sistem lama yang tidak dapat
memenuhi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.
2. Untuk meraih
kesempatan-kesempatan. Dalam persaingan pasar yang semakin ketat, kecepatan
informasi sangat menentukan keberhasilan strategi dan rencana yang disusun
untuk meraih kesempatan dan peluang pasar sehingga teknologi informasi perlu
digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi untuk mendukung proses pengambilan
keputusan yang dilakukan oleh manajemen.
3. Adanya instruksi dari pimpinan atau dari luar
organisasi, misalnya dari pemerintah.
Terdapat
berbagai pendekatan yang dapat dipergunakan dalam proses pengembangan sistem
informasi antara lain :
1. System Development Life Cycle
(SDLC), yaitu pengembangan suatu sistem dimulai dari proses pembuatan rencana
kerja yang akan dilakukan, analisis terhadap rencana sistem yang akan dibuat,
mendesain sistem dan mengimplementasikan sistem yang telah dibuat dan melakukan
evaluasi terhadap jalannya sistem yang dibuat.
2. Prototyping, sistem dikembangkan
lebih sempurna karena adanya hubungan kerjasama yang erat antara analis
dengan end user.Kelemahan teknik ini adalah tidak mudah untuk
melaksanakan pada sistem yang relatif besar.
3. Rapid Application Development,
adalah pendekatan pengembangan dengan mengikutsertakan user dalam
proses desain sehingga mudah untuk melakukan implementasi. Kelemahan dalam
pendekatan ini adalah sistem mungkin terlalu sulit dibuat dalam waktu yang
tidak terlalu lama yang pada akhirnya dapat mengakibatkan kualitas sistem yang
dihasilkan menjadi rendah.
4. Object Oriented Analysis and
Development, yaitu mengintegrasikan data dan pemrosesan selama dalam proses
desain sistem yang akan menghasilkan sistem yang kualitasnya lebih baik dan
mudah di modifikasi.
Selain itu
menurut Satzinger, 2007 dalam Hendradhy menambahkan bahwa pada saat ini
pengembangan sistem dapat dikatagorikan ke dalam 2 (dua) pendekatan
pengembangan yaitu pengembangan secara terstruktur dan pengembangan secaraobject
oriented.
Dalam
pengembangan sistem tersebut perlu diperhatikan bagaimana dan apa yang
dibutuhkan dalam mendesain sistem, yaitu bagaimana mendefinisikan event,
usecase, dan event table sebelum memulai pengembangan sistem yang akan
di pilih, lalu bagaimana menentukan things sebagai dasar dari
pengembangan sistem, baru kemudian memilih pendekatan pengembangan sistem mana
yang akan digunakan. Alur logika pengembangan sistem tersebut digambarkan
sebagai berikut :
Pembahasan
Pemilihan
Penyusunan dan Pengembangan Sistem Informasi
Penyusunan dan
pengembangan suatu sistem informasi seperti telah dikemukakan diatas akan
selalu menghadapi permasalahan dan tantangan antara lain adalah siapa yang akan
melakukan proses penyusunan dan pengembangan tersebut. Dalam menghadapi
permasalahan tersebut perusahaan memiliki beberapa alternatif (O’Brien), yaitu
:
1. Merancang dan membuat sendiri
sistem informasi yang dibutuhkan dan menentukan pelaksana penyusunan dan
pengembangan sistem informasi (in sourcing). Dalam hal ini yang perlu
diperhatikan perusahaan antara lain adalah :
· Terbatasnya
pelaksana penyusunan dan pengembangan sistem informasi baik dalam kuantitas
maupun dalam kualitas,
· Kemampuan dan
penguasaan sistem informasi bagi pelaksana yang sangat terbatas karena memang
bukan inti bisnis yang ditekuninya.
· Beban kerja
pelaksana sistem informasi bertambah dari semula yang hanya pada inti bisnis,
sekarang detambah dengan sistem informasi yang tidak semua menguasainya.
· Masalah yang
mungkin akan timbul dengan kinerja pelaksana sistem informasi.
1. Perusahaan bekerjasama dengan
pihak ketiga untuk melaksanakan proses penyusunan, pengembangan dan maintenance
sistem informasi (co sourcing). Pelaksanaan alternatif ini pada dasarnya
dipengaruhi oleh meningkatnya kegiatan suatu bisnis perusahaan dimana pada satu
sisi perusahaan dihadapkan pada keterbatasan sumberdaya manusia dalam knowledge
sistem informasi yang kurang, dan pada sisi yang lain sumberdaya manusaia
internal ini dapat menangani manajemen perusahaan secara baik (efektif dan
efisien).
2. Perusahaan membeli paket sistem
informasi yang sudah jadi (Out sourcong). Pada alternatif ini
perusahaan membeli beberapa paket sistem aplikasi yang siap diimplementasikan
yang dibuat oleh vendor yang memiliki spesialisasi di bidang sistem aplikasi
informasi. Tahapan yang harus dilalui oleh perusahaan pada alternatif ini
antara lain adalah :
· Identifikasi
kebutuhan, pemilihan dan perencanaan sistem untuk mengantisipasi agar pembelian
tepat sasaran dengan perhitungan biaya.
· Analisa sistem,
untuk menentukan sistem yang cocok disusun dan dikembangkan dalam perusahaan.
· Mengembangkan
permohonan dalam suatu proposal.
· Mengevaluasi
proposal, untuk mengetahui sejak dini pembiayaan dan menyesuaikannya dengan
kemampuan perusahaan dan
· Pemilihan
vendor berdasarkan identifikasi kebutuhan, analisa sistem dan permohonan
proposal.
Pada alternatif
ini Out sourcing, perusahaan dapat meminta pihak ketiga untuk
melaksanakan proses penyusunan dan pengembangan sistem informasi, termasuk
pelaksanaannya. Perusahaan menyerahkan pelaksanaan penyusunan dan pengembangan
serta maintenance sistem informasi kepada pihak ketiga. Pada pemilihan
alternatif ini biasanya perusahaan mempertimbangkan :
· Masalah biaya
dan kualitas sitem informasi yang akan dipergunakan
· Masalah kinerja
sistem informasi yang akan disusun dan dikembangkan
· Tekanan dari
para vendor yang menawarkan produk mereka
· Penyederhanaan,
perampingan dan rekayasa sistem informasi yang ditawarkan vendor
· Masalah
keuangan perusahaan
· Budaya
perusahaan, dan
· Tekanan dari
pelaksana sistem informasi.
Kunggulan dan
Kelemahan Pemilihan cosourcing dan outsourcing
Perusahaan-perusahaan
yang tidak mempunyai sumberdaya untuk menyusun dan mengembangkan sistem
informasi biasanya akan berusaha melakukannya denganCo Sourcing atau Out
Sourcing. Dengan melakukan co sourcing berarti
perusahaan melakukan partnership dengan profesional di luar perusahaan. Dalam
hal ini perusahaan tidak serta merta menyerahkan seluruh pekerjaan kepada
profesional dan tidak mempekerjakan karyawan tetapnya, tetapi menyertakannya
secara bersama-sama menjalankan penyusunan dan pengembangan sistem informasi. Co
sourcing menguntungkan untuk dilakukan pada bidang-bidang pekerjaan
yang mengandung rahasia perusahaan seperti bidang audit.
Selain itu
keuntungan pemilihan co sourcing sebagai alternatif
pengembangan sistem informasi dalam suatu perusahaan antara lain adalah :
· Tim berada
langsung dibawah arahan dan kontrol langsung perusahaan sehingga kinerja pihak
ketiga dapat langsung diawasi oleh perusahaan.
· Tim yang
dibentuk memiliki standar kualitas tinggi sesuai dengan kebutuhan baik dari
segi kuantitas maupun kualitas.
· Standart,
prosedur dan metodologi sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
· Tim
mempunyai sense of ownership and accountable dalam membangun
sistem
· Tim merupakan
kepanjangan tangan dari perusahaan sehingga kepercayaan perusahaan dapat
dijaga.
· Pekerjaan yang
dilakukan dapat menjadi sarana pembelajaran bagi seluruh komponen perusahaan.
Sedangkan
kerugian perusahaan dalam pelaksanaan co sourcing dalam
penyusunan dan pengembangan sistem informasi adalah kemungkinan akan terbaginya
sumberdaya manusia yang memiliki kompetensi dalam fokus bisnis yang
dilaksanakan. Selain itu jika SDM dari perusahaan hanya disertakan samapi
rancangan penyusunan dan pengembangan sistem, dan perusahaan sulit melakukan
perbaikan dan pengembangannya lebih lanjut.
Selain co
sourcing, perusahaan yang tidak mempunyai SDM dalam menyusun dan
mengembangkan sistem informasi dapat melakukan Out Sourcing, yaitu
dengan meminta kepada pihak ketiga untuk melaksanakan penyusunan dan
pengembangan, pelaksanaan serta maintenance sistem informasinya. Selain itu
menurut O’Brien, 2007 ada 10 alasan perusahaan melakukan out
sourcing yaitu:
1. Mengurangi dan mengendalikan
biaya operasional. Dalam penyusunan dan pengembangan outsourcing biaya yang
harus dikeluarkan oleh perusahaan biasanya lebih mahal dari yang dikeluarkan
untuk pelaksanaannya. Oleh karena itu jika perusahaan tidak memahami mengenai
sistem informasi akan lebih baik melakukan outsourcingdaripada
melakukannya sendiri untuk memperkecil resiko kegagalannya.
2. Meningkatkan fokus perusahaan,
yaitu perusahaan akan lebih fokus pada bisnis intinya tanpa harus memikirkan
pengembangan sistem informasi.
3. Memperoleh akses terhadap kemampuan
sistem informasi yang berkembang di dunia. Biasanya perusahaan hanya fokus
kepada inti bisnisnya tanpa menghiraukan sistem informasi yang telah
berkembang, sehingga perusahaan tidak mengetahui sistem informasi yang cocok
bagi perkebangan bisnisnya.
4. Membebaskan SDM internal untuk
tujuan lain selain bisnis inti perusahaan. Dengan melakukan out
sourcing, maka pekerjaan karyawan dalam inti bisnis tidak akan
terganggu sehingga tidak merubah kapasitas produksi.
5. Sumberdaya yang diperlukan tidak
tersedia dalam perusahaan. Tidak semua perusahaan memiliki karyawan yang selalu
mengikuti perkembangan sistem informasi.
6. Mempercepat keuntungan enginering
perusahaan. Dengan melakukanout sourcing maka perusahaan langsung
dapat mengetahui solusi untuk pengembangan sistem informasi.
7. Fungsi internal sulit dimanage
karena berada diluar kendali perusahaan. Hal ini merupakan salah satu kelemahan
penggunaan out sourcing yang dilakukan oleh perusahaan, karena
perusahaan dalam hal ini tidak ikut dalam merencanakan, melaksanakan dan
mengevaluasi penyusunan dan pengembangan sistem.
8. Modal selalu tersedia. Biasanya
penyedia jasa penyusunan dan pengembangan sistem informasi sudah tahu source apa
yang dibutuhkan.
9. Berbagi resiko. Dalam hal ini resiko
tidak hanya diterima oleh vendor tetapi juga perusahaan. Oleh karenanya dalam
penyusunan dan pengembangan sistem informasi, perusahaan terlibat terutama
untuk identifikasi kebutuhan perusahaan.
1. Pemasukan kas yang selalu dibawah
kontrol perusahaan.
Masih menurut
O’Brien, 2007, terdapat 10 kunci sukses penggunaan Out Sourcingdalam
penyusunan dan pengembangan sistem informasi antara lain adalah :
1. Perusahaan harus memahami apa
yang menjadi tujuan perusahaan. Hal ini diperlukan agar penyusunan dan
pengembangan sistem tidak salah sasaran sehingga tidak terkesan
menghambur-hamburkan anggaran.
2. Perencanaan, visi dan misi
perusahaan yang strategis.
3. Memilih vendor yang tepat untuk
mengerjakan penyusunan dan pengembangan sistem informasi. Dalam pemilihan
vendor ada beberapa hal yang harus diperhatikan antara lain :
· Komitmen dalam
kualitas. Sistem informasi yang disusun oleh vendor bisa dikembangkan sesuai
tujuannya, mudah dan menarik untuk dikembangkan dan dipelajari, bisa diandalkan/realibility,
dapat dimaintenance/ maintenacybility, portable, mudah dipindah dan efisien.
· Harga yang
sesuai. Harga akan sangat memperngaruhi kualitas sistem informasi yang
digunakan. Lebih mahal biasanya sistem lebih baik danapplicable.
· Reputation/reference
yang bisa dipertanggungjawabkan. Vendor telah mempunyai pengalaman dalam
pekerjaannya minimal 3 (kali) kontrak dengan nilai baik.
1. Pengelolaan hubungan dengan
vendor yang berkelanjutan. Hubungan dengan vendor perlu dijaga agar apabila
nanti pekerjaan telah selesai dan user menemui kesulitan,
perusahaan masih dapat memanggil vendor.
2. Kontrak yang terstruktur.
3. Komunikasi yang terbuka dengan
pihak-pihak yang terkait dengan penyusunan dan pengembangan sistem. Komunikasi
diperlukan agar dalam penyusunan dan pengembangan sistem tidak miss
using. Pihak yang terkait dalam hal ini perusahaan harus memberikan
data yang benar sebagai resource dalam dalam sistem.
4. Keterlibatan dan dukungan dari
eksekutif. Eksekutif dalam hal ini pimpinan harus mendukung sepenuhnya
penyusunan dan pengembangan sistem karena pekerjaan ini memerlukan dana yang
tidak sedikit.
5. Perhatian pada masalah-masalah
yang berkembang. Dalam penyusunan sistem informasi harus memperhatikan
masalah-masalah yang berkembang, agar bisa disesuaikan jangan sampai setelah
sistem jadi, ternyata telah out of date.
6. Kebijakan keuangan jangka pendek.
Keuangan harus tersedia pada saat penyusunan dan pengembangan sistem
dilaksanakan.
7. Penggunaan keahlian dari luar
perusahaan. Perusahaan lebih baik menggunakan tenaga ahli yang bergerak dalam
bidang teknologi informasi dari luar perusahaan karena biasanya mereka telah
mempunyai jaringan yang luas mengenai sistem informasi yang telah berkembang.
Sedangkan kelemahan
dalam pemilihan out sourcing bagi perusahaan dalam menyusun
dan mengembangkan sistem informasi antara lain adalah :
1. Sistem tidak mampu menangani
permasalahan-permasalahan yang unik dalam perusahaan dan apabila ada
modifikasi, belum tentu perusahaan dapat langsung memodifikasinya.
2. Perusahaan menjadi sangat
tergantung pada pihak luar dalam hal ini out sourcer sehingga
sulit bagi perusahaan untuk mengambil alih kembali sistem yang sedang berjalan.
3. Perusahaan dapat kehilangan
kendali terhadap sistem dan data karena bisa saja pihak out
sourcer menjual data perusahaan ke pesaing.
4. Perusahaan dapat kehilangan
kendali dalam memutuskan sesuatu dalam proses penyusunan dan pengembangan
sistem.
5. Ada kecenderungan out
sourcer untuk merahasiakan sistem yang digunakan dalam menyusun dan
mengembangan sistem informasi bagi pelanggannya.
Beberapa macam
pekerjaan dalam penyusunan dan pengembangan sistem informasi yang dapat di
lakukan out sourcing antara lain adalah maintenace, training,
networking, membangun sistem, konsultasi dan perekayasaan ulang, pinjam data,network
administration, dan keseluruhan teknologi informasi.
Kesimpulan
Penyusunan dan
pengembangan sistem informasi bagi suatu perusahaan mutlak harus dilakukan baik
secara manual maupun secara komputerise, mampu ataupun tidak mampu perusahaan
melaksanakannya karena sistem informasi sangat berperan dalam mendorong bisnis
perusahaan dan juga untuk pengambilan keputusan. Bahkan pada waktu yang akan
datang, sistem informasi juga berperan sebagai enable business
transaction bagi perusahaan.
Dalam
penyusunan dan pengembangan sistem informasi bagi perusahaan yang tidak mampu
melakukannya sendiri atau tidak memiliki SDM di bidang sistem informasi dapat
meminta kepada pihak ketiga baik dengan co sourcing atau out
sourcing. Masing-masing pilihan tersebut (co sourcing dan out
sourcing) memiliki kelemahan dan keuntungan. Oleh karena itu
perusahaan dalam memilih alternatif tersebut harus memperhitungkan kelemahan
dan keuntungan penggunaannya bagi perusahaan agar biaya yang dikeluarkan oleh
perusahaan tidak salah sasaran karena pekerjaan ini sangat mahal.
No comments:
Post a Comment