SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN SEKTOR PUBLIK

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN SEKTOR PUBLIK

BAB I

PENDAHULUAN

Pengendalian adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut Controlling is the process of measuring performance and taking action to ensure desired results. (Schermerhorn,2002). Organisasi memerlukan sistem pengendalian manajemen untuk memberikan jaminan dilaksanakannya strategi organisasi secara efektif dan efisisen sehingga tujuan organisasi dapat dicapai. Berbagai tipe terdapat di dalam melaksanakan pengendalian manajemen sektor publik yang dapat dikategorikan menjadi tiga kelompok yaitu: Pengendalian preventif (preventif control), Pengendalian operasional (operational control), Pengendalian kinerja. Sistem pengendalian manajemen sector public juga harus didukung dengan struktur organisasi yang baik. Struktur organisasi tersebut termanifestasi dalam bentuk struktur pusat pertanggungjawaban. Selanjutnya pengendalian tersebut dilaksanakan melalui beberapa wati Proses Pengendalian agar pengendalian dapat berjalan sesuai dengan rencan yang telah ditetapkan.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Tipe Pengendalian Manajemen

Tipe pengendalian manajemen dapat dikategorikan menjadi tiga kelompok, yaitu:

1.         Pengendalian preventif (preventif control), Dalam tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan perumusan strategi perencanaan strategik yang dijabarkan dalam bentuk program-program.

2.         Pengendalian operasional (operational control), Dalam tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan pengawasan pelaksanaan program yang telah ditetapkan melalui alat berupa anggaran. Anggaran digunakan untuk menghubungkan perencanaan dengan pengendalian.

3.         Pengendalian kinerja, Pada tahap ini pengendalian manajemen berupa analisis evaluasi kinerja berdasarkan tolok ukur kinerja yang telah ditetapkan.

2.2 Struktur Pengendalian Manajemen

Sistem pengendalian manajemen harus didukung dengan struktur organisasi yang baik. Struktur organisasi termanifestasi dalam bentuk struktur pusat pertanggungjawaban (responsibility centers). Alasan suatu organisasi menjadi kumpulan dari berbagai pusat pertanggungjawaban tersebut adalah:

1)      Sebagai basis perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja manajer dan unit organisasi yang dipimpinnya;

2)       Untuk memudahkan mencapai tujuan organisasi

3)      Memfasilitasi terbentuknya goal congruence

4)      Mendelegasikan tugas dan wewenang ke unit-unit yang memiliki kompetensi sehingga mengurangi beban tugas manajer pusat

5)      Mendorong kreativitas dan daya inovasi bawahan

6)      Sebagai alat untuk melaksanakan strategi organisasi secara efektif dan efisisen

7)      Sebagai alat pengendalian anggaran;

Pada dasarnya terdapat empat jenis pusat pertanggungjawaban, yaitu:

1. Pusat biaya (expense center), Suatu unit organisasi disebut sebagai pusat biaya apabila ukuran kinerja dinilai berdasarkan biaya yang telah digunakan (bukan nilai output yang dihasilkan). Contoh:  Departemen Produksi, Dinas Sosial, dan Dinas Pekerjaan Umum.
2. Pusat Pendapatan (revenue center), Pusat pendapatan merupakan pusat pertanggungjawaban yang prestasi manajernya dinilai berdasarkan pendapatan yang dihasilkan. Contoh: Dinas Pendapatan Daerah dan Departemen Pemasaran.
3. Pusat Laba (profit center), Pusat laba adalah pusat pertanggungjawaban yang membandingkan input (expense) dengan output (revenue) dalam satuan moneter. Kinerja manajer dinilai berdasarkan laba yang dihasilkan. Contoh: BUMN dan BUMD, obyek pariwisata milik PEMDA.
4. Pusat investasi (investment center), Pusat investasi adalah pusat pertanggungjawaban yang prestasi manajernennya dinilai berdasarkan laba yang dihasilkan dikaitkan dengan investasi yang ditanamkan pada pusat pertanggungjawaban yang dipimpinnya. Contoh: Departemen Riset dan Pengembangan, dan Balitbang.

Pusat-pusat pertanggungjawaban organisasi mempunyai peran yang sangat penting dalam melakukan perencanaan dan pengendalian anggaran. Melalui pusat pertanggungjawaban tersebut anggaran dibuat, dan jika disahkan anggaran dikomunikasikan kepada manajer level, menengah, dan bawah untuk dilaksanakan.

2.3 Proses Pengendalian Manajemen Sektor Publik

Proses pengendalian manajemen pada organisasi sektor publik dapat dilakukan dengan menggunakan saluran komunikasi formal dan informal. Saluran komunikasi formal dalam organisasi meliputi:

1.      Rumusan strategi (strategy formulation)

2.      Perencanaan startegik (strategic plannning)

3.      Penganggaran

4.      Operasional/pelaksanaan anggaran

5.      Evaluasi kinerja

Sedangkan saluran komunikasi informal dapat dilakukan melalui komunikasi langsung, pertemuan informal, diskusi, atau melalui metoda management by walking around.

Sistem pengendalian manajemen suatu organisasi dirancang untuk mempengaruhi orang-orang di dalam organisasi tersebut agar berperilaku sesuai dengan tujuan organisasi. Pengendalian organisasi dapat berupa aturan dan prosedur birokrasi atau melalui pengendalian dan manajemen informasi yang dirancang secara formal.

Dalam organisasi setiap orang memiliki tujuan personal (individual goal). Untuk menyikapi hal tersebut perlu adanya suatu “jembatan” yang mampu mengantarkan organisasi mencapai tujuannnya, yaitu tercapainya keselarasan antara individual goal dengan organization goal. Dalam hal ini, sistem pengendalian manajemen hendaknya dapat menjadi jembatan dalam mewujudkan adanya goal congruence, yaitu keselarasan antara tujuan organisasi dengan tujaun personal.

2.3.1 Perumusan Strategi (Strategy Formulation)

Perumusan strategi merupakan proses penentuan visi, misi, tujuan, sasaran, target (outcome), arah dan kebijakan, serta strategi organisasi. Perumusan strategi merupakan tugas dan tanggung jawab manajemen puncak (top management). Dalam organisasi pemerintahan, perumusan straegi dilakukan oleh dewan legislatif yang hasilnya berupa Garis-Garis Besar Haluan Negara (GBHN) yang akan menjadi acuan bagi eksekutif dalam bertindak.

Strategi yang dihasilkan dari proses perumusan strategi merupakan strategi global (makro) atau dalam perusahaan disebut corporate level strategy. Strategi organisasi ditetapkan untuk memberikan kemudahan dalam mencapai tujuan organisasi. Salah satu metode penentuan strategi adalah dengan menggunakan analisis SWOT (strenght, weakness, opportunity, threath). Berdasarkan analisis SWOT tersebut, organisasi dapat menentukan strategi terbaik untuk mencapai tujuan organisasi.

Proses perumusan strategi pada organisasi sektor publik banyak dipengaruhi oleh sektor swasta. Sama halnya dengan sektor swasta, tahap paling awal dari manajemen strategik pada sektor publik adalah perencanaan. Olsen dan Eadie (1982) menyatakan proses perumusan strategi terdiri atas lima komponen dasar, yaitu:

1.         Pernyataan misi dan tujuan umum organisasi yang dirumuskan oleh manajemen eksekutif organisasi dan memberikan kerangka pengembangan strategi serta target yang akan dicapai.

2.         Analisis atau scanning lingkungan, terdiri dari pengidentifikasian dan pengukuran (assessment) faktor-faktor eksternal yang sedang dan akan terjadi dan kondisi yang harus dipertimbangkan pada saat merumuskan strategi organisasi.

3.         Profil internal dan audit sumber daya, yang mengidentifikasi dan mengevaluasi kekuatan dan kelemahan organisasi dalam hal berbagai faktor yang perlu dipertimbangkan dalam perencanaan strategik.

4.         Perumusan, evaluasi, dan pemilihan strategi

5.         Implementasi dan pengendalian rencana stra

2.3.2 Perencanaan Strategik (Strategic Planning)

perencanaan strategik adalah proses penentuan program-program, aktivitas, atau proyek yang akan dilaksanakan oleh suatu organisasi dan penentuan jumlah alokasi sumber daya yang akan dibutuhkan. Proses strategik merupakan proses yang sistematik yang memiliki prosedur dan skedul yang jelas. Organisasi yang tidak memiliki atau tidak melakukan perencanaan strategik akan mengalami masalah dalam penganggaran, misalnya terjadinya beban kerja anggaran (budget workload) yang terlalu berat.

Perencanaan strategik sangat penting bagi organisasi. Adapun manfaat perencanaan strategik bagi organisasi adalah:

a.             Sebagai sarana untuk memfasilitasi terciptanya anggaran yang efektif;

b.            Sebagai sarana untuk memfokuskan manajer pada pelaksanaan strategi yang telah ditetapkan;

c.             Sebagai sarana untuk memfasilitasi dilakukannnya alokasi sumber daya yang optimal (efektif dan efisien);

d.            Sebagai kerangka untuk pelaksanaan tindakan jangka pendek (short term action);

e.             Sebagai sarana bagi manajemen untuk dapat memahami strategi organisasi secara lebih jelas;

f.             Sebagai alat untuk memperkecil rentang alternatif strategi.

2.3.3 Penganggaran

Apabila tahap perencanaan strategik telah selesai dilakukan, tahap berikutnya adalah menentukan anggaran. Tahap penganggaran dalam proses pengendalian manajemen sektor publik merupakan tahap yang dominan. Proses penganggaran pada organisasi sektor publik memiliki karakteristik yang agak berbeda dengan penganggaran pada sektor swasta. Perbedaan tersebut terutama adalah adanya pengaruh politik dalam proses penganggaran.

2.3.4 Penilaian Kinerja

Tahap akhir dari proses pengendalian manajemen adalah penilaian kinerja. Penilaian kinerja merupakan bagian dari proses pengendalian manajemen yang dapat digunakan sebagai alat pengendalian. Pengendalian manajemen melalui sistem penilaian kinerja dilakukan dengan cara menciptakan mekanisme reward & punishment. Sistem pemberian penghargaan (rewards) dan hukuman (punishment) digunakan sebagai pendorong bagi pencapaian strategi. Pemberian imbalan (reward) dapat berupa finansial dan nonfinansial seperti pshycologoical reward dan social reward. Imbalan atau penghargaan yang sifatnya finansial misalnya berupa kenaikan gaji, bonus, dan tunjangan. Imbalan yang bersifat psikologis dan sosial misalnya berupa promosi jabatan, penambahan tanggung jawab dan kepercayaan, otonomi yang lebih besar, penempatan kerja di lokasi yang lebih baik, dan pengakuan. Mekanisme pemberian sanksi dan hukuman untuk kondisi tertentu diperlukan. Namun, orientasi penilaian kinerja hendaknya lebih diarahkan pada pemberian penghargaan (reward oriented).

BAB III

KESIMPULAN

Pengendalian adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut Controlling is the process of measuring performance and taking action to ensure desired results. (Schermerhorn,2002). Di dalam pengendalian terdapat beberapa tipe yang dikelompokkan menjadi tiga yaitu:

1)      Pengendalian preventif (preventif control)

2)      Pengendalian operasional (operational control)

3)       Pengendalian kinerja

Sistem pengendalian manajemen harus didukung dengan struktur organisasi yang baik. Struktur organisasi termanifestasi dalam bentuk struktur pusat pertanggungjawaban (responsibility centers). Pusat-pusat pertanggungjawaban organisasi mempunyai peran yang sangat penting dalam melakukan perencanaan dan pengendalian anggaran.

Di dalam melaksanakan pengendalian manajemen sektor publik, beberapa proses harus dilalui agar pengendalian dapat dilaksanakan secara efisien dan tujuan organisasi dapat dicapai. Proses tersebut diantaranya:

1)      Perumusan Strategi (Strategy Formulation)

2)      Perencanaan Strategik (Strategic Planning)

3)      Penganggaran

4)      Penilaian Kinerja

Daftar Rujukan

Mardiasmo. 2005. Akuntansi Sektor Publik. Yogyakarta: Andi