INVENTORY MANAGEMENT

AKUNTANSI MANAJEMEN

“INVENTORY MANAGEMENT”

 

Fungsi Persediaan

 

Tujuan manajemen persediaan adalah menentukan keseimbangan antara investasi persediaan dengan pelayanan pelanggan. Keempat fungsi persediaan antara lain:

·         “Decouple” atau memisahkan beberapa tahapan dari proses produksi. Sebagai contoh, jika persediaan sebuah perusahaan berfluktuasi, persediaan tambahan mungkin diperlukan untuk melakukan decouple proses produksi dari pemasok

·         Melakukan “decouple” perusahaan dari fluktuasi permintaan dan menyediakan persediaan barang-barang yang akan memberikan pilihan bagi pelanggan

·         Mengambil keuntungan dari diskon kuantitas karena pembelian dalam jumlah besar dapat mengurangi biaya pengiriman barang

·         Melindungi terhadap inflasi dan kenaikan harga

Untuk mengakomodasi fungsi-fungsi persediaan tersebut, perusahaan harus memelihara empat jenis persediaan yaitu pertama, Persediaan barang mentah (raw material inventory) persediaan ini dapat digunakan untuk melakukan decaople (memisahkan ) pemasok dari proses produksi. Pendekatan yang dipilih adalah menghilangkan variabilitas pemasok akan kualiatas, kuantitas, atau waktu pengantaran sehingga tidak diperlukan pemisahan.

Kedua, persediaan barang setengah jadi (work in process-WIP inventory), adalah komponen komponen atau bahan mentah yang telah melewati beberapa proses perubahan,tetapi belum selesai. WIP adalah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu produk (disebut waktu siklus). Mengurangi waktu siklus akan mengurangi persediaan

Ketiga, MRO (maintenance, repair, operating), persediaan persediaan yang disedikan untuk persediaan pemeliharaan, perbaikan dan operasi yang dibutuhkan untuk menjaga agar mesin mesin dan proses proses tetap produktif. MRO ada karena kebutuhan serta waktu untuk pemeliharaan dan perbaikan dari beberapa perlengkapan tidak di ketahui. Keempat, persediaan barang jadi, adalah produk ynag telah selesai dan tinggal menunggu pengiriman. Barang jadi dapat dimasukan ke persediaan karena permintaan pelanggan dimasa mendatang tidak diketahui.

9.2 Manajemen Persediaan

Manajer operasi membuat sistem-sistem untuk mengelola persediaan. Ada dua unsur dari sistem tersebut yaitu (1) bagaimana barang barang persediaan dapat diklasifikasikan (analisis ABC) dan (2) seberapa akurat catatan persediaan dapat dijaga. Kemudian kita akan mengamati kontrol persediaan dalam sektor pelayanan

·         Analisis ABC

Analisis ABC membagi persediaan yang ada menjadi tiga klasifikasi dengan basis volume dolar tahunan. Analisis ABC adalah sebuah aplikasi persediaan dari prinsip pareto. Prinsip pareto menyatakan terdapat “sedikit hal yang kritis dan banyak yang sepele”. Gagasannya adalah untuk membuat kebijakan kebijakan persediaan yang memfokuskan persediaan pada bagian-bagian persediaan kritis yang sedikit dan tidak pada banyak yang sepele. Untuk menentukan volume dolar tahunan dari analisis ABC, kita mengukur permintaan tahunan dari setiap barang persediaan dikalikan biaya perunitnya.

·         Akurasi Catatan

Akurasi catatan sangat penting bagi manajemen untuk mengetahui persediaan yang tersedia. Akurasi catatan adalah sebuah unsur kritis dalam sistem produksi dan persediaan. Akurasi catatan membuat manajemen fokus pada barang-barang yang diperlukan daripada menetapkan untuk yakin bahwa “beberapa dari semuanya” berada dalam persediaan. Ketika sebuah organisasi dapat menentukan secara akurat apa yang dimilikinya sekarang, organisasi tersebut dapat mengambil keputusan yang tepat mengenai pemesanan, penjadwalan, dan pengiriman.

Sama halnya dengan penyimpanan catatan masuk dan keluar, keamanan ruang penyimpanan harus baik untuk dapat menjamin akurasi. Sebuah ruang penyimpanan yang tertata dengan baik akan memiliki akses yang terbatas, housekeeping yang baik, dan area penyimpanan yang menyimpan persediaan dalam jumlah yang tetap. Wadah-wadah, rak-rak, dan bagian-bagian akan diberi label secara akurat.

·         Perhitungan Siklus

Walaupun sebuah organisasi mungkin telah memuat usaha-usaha besar untuk mencatat persediaan secara akurat, catatan-catatan ini harus diverifikasi melalui audit berkelanjutan. Audit-audit semacam ini dikenal dengan perhitungan siklus (cycle counting). Berdasarkan sejarah, banyak perusahaan melakukan persediaan fisik tahunan. Praktik ini kerap harus dilakukan dengan menutup fasilitas dan menugaskan orang-orang tidak berpengalaman untuk menghitung bagian-bagian dan bahan. Catatan-catatan persediaan seharusnya diverifikasi melalui perhitungan siklus. Perhitungan siklus menggunakan klasifikasi persediaan yang dikembangkan melalui anlisis ABC. Dengan prosedur-prosedur perhitungan siklus, barang-barang dihitung, catatan-catatan diverifikasi, dan ketidakakuratan didokumentasikan secara periodik. Kemudian, penyebab ketidakakuratan dilacak dan diambil tindakan perbaikan yang tepat untuk menjamin integritas sistem persediaannya. Barang-barang A mungkin akan sering dihitung satu bulan sekali; barang-barang B mungkin akan dihitung setiap 3 bulan sekali; dan barang-barang C mungkin akan dihitung setiap 6 bulan sekali. Contoh 2 mengilustrasikan cara menghitung jumlah barang dari setap klasifikasi untuk dihitung setiap hari.

            Perhitungan siklus juga memiliki berbagai keuntungan berikut:

1.      Menghindarkan penutupan dan interupsi produksi yang diperlukan untuk inventarisasi fisik tahunan.

2.      Menghilangkan penyesuaian persediaan tahunan.

3.      Audit akurasi persediaan dilakukan oleh pegawai terlatih

4.      Mempermudah pengidentifikasian dan penanggulangan atas penyebab kesalahan

5.      Menjaga akurasi catatan-catatan persediaan.

·         Kontrol Persediaan Pelayanan

Manajemen dari persediaan pelayanan layak mendapatkan pertimbangan khusus. Sebagai contoh, persediaan ekstensif yang disimpan dalam bisnis grosir dan eceran membuat manajemen persediaan sangat penting dan seriing menjadi faktor penentu dalam kemajuan manajer. Dalam bisnis pelayanan makanan, contohnya, kontrol persediaan dapat membuat perbedaaan antara kesuksesan dan kegagalan. Lebih dari itu, persediaan yang berada dalam posisi transit atau tidak digunakan dalam gudang sama saja dengan nilai yang hilang. Sama halnya, kerusakan atau pencurian sebelum terjual adalah kerugian. Dalam bisnis eceran, persediaan yang tidak tercatat dlam kuitansi saat penjualan dikenal dengan penyusutan. Penyusutan muncul dari kerusakan dan pencurian, juga dari administrasi yang ceroboh. Pencurian persediaan juga dikenal dengan pilferage. Kerugian persediaan eceran sebesar 1% dari penjualan dapat dianggap baik dengan mempertimbangkan ahwa kerugian di banyak toko melebihi 3%. Beriku teknik-teknik dalam akurasi dan kontrol persediaan.

1.      Pemilhan, pelatihan, dan pendisiplinan yang baik

Hal-hal ini tidaklah mudah, tetapi sangat diperlukan dalm operasi-operasi pelayanan makanan, grosir, dan eceran di mana pegawai memiliki akses ke barang yang langsung dikonsumsi.

2.      Kontrol yang ketat dari pengiriman yang datang

Tugas ini diselesaikan oleh banyak perusahaan melalui penggunaan barcode dan sistem radio frequency ID (RFID) yang membaca setiap pengiriman yang datang dan memeriksa jumlah hitungan terhadap pesanan pembelian secara otomatis. Jika dirancang dengan tepat, sistem ini sulit dikalahkan. Setiap barang memiliki stock keeping unit yang unik.

3.      Kontrol yang efektif atas semua barang yang meninggalkan fasilitas

Tugas ini diselesaikan dengn barcode pada barang yang dikirimkan, pita magnetis pada barang, atau melalui observasi langsung. Observasi langsung dapat dijaga oleh pegawai pada pintu keluar dan dlam daerah-daerah yang berpotensi kerguian tinggi atau dapat berbentuk cermin satu arah dan pengawasan video. Operasi eceran yang sukses memerlukan kontrol tingkat toko yang sangat baik dengan persediaan yang akurat di lokasinya yang sesuai. Baru-baru ini, sebuah studi menemukan bahwa konsumen dan pelayan toko tidak dapat menemukan 16% dari barang-barang di salah satu pengecer terbesar Amerika Serikat –bukan karena barangnya habis, melaiinkan mereka salah meletakkannya (dalam ruangan belakang, daerah penyimpanan, atau di lorong yang salah). Melalui perkiraaan peneliti, pengecer-pengecer besar kehilangan 10% sampai 25% dari keuntungan totalnya karena catatan-catatan persediaan yang buruk atau tidak akurat.

9.3 Model-model Persediaan

Sekarang, kita melihat bergam model persediaan dan biaya terkait dengan persediaan.

·         Permintaan Independen versus Permintaan Dependen

Model-model kontrol persediaan mengasumsikan bahwa permintaan untuk sebuah barang independen dari atau dependen pada permintaan akan barang lain. Sebagai contoh, permintaan untuk kopi independen terhadap permintaan untuk garam. Akan tetapi, permintaan gula dependen terhadap permintaan kopi.

·         Biaya Penyimpanan, Pemesanan, dan Penyetelan

Biaya penyimpanan (holding cost) mencakup biaya dengan menyimpan persediaan selama waktu tertentu. Oleh karena itu, biaya penyimpanan juga mencakup biaya barang usang dan biaya yang terkait dengan penyimpanan, seperti asuransi, pegawai tambahan, dan pembayaran bunga. Tabel di bawah ini akan menunjukkan jenis-jenis biaya yang harus dievaluasi untuk menentukan besarnya biaya penyimpanan. Banyak perusahaan yang tidak berhasil menyertakan semua biaya penyimpanan persediaan. Akibatnya, biaya penyimpanan persediaan sering ditetapkan kurang dari sebenarnya.

·         Menentukan Biaya Penyimpanan Persediaan

Biaya pemesanan(ordering cost) mencakup biaya dari persediaan, formulir, proses pesanan, pembelian, dukungan administrasi, dan seterusnya. Ketika pesanan sedang diproduksi, biaya pesanan juga ada, tetapi mereka adalah bagan dari biaya penyetelan. Biaya penyetelan (setup cost) adalah biaya untuk mempersiapkan sebuah mesin atau proses untuk membuat sebuah pesanan. Ini menyertakan waktu dan tenaga kerja untuk membersihkan serta mengganti peralatan atau alat penahan. Manajer operasi dapat menurunkan biaya pemesanan dengan mengurangi biaya penyetelan serta menggunakan prosedur yang efisien, seperti pemesanan dan pembayaran elektronik.

            Dalam banyak lingkungan kerja, biaya penyetelan sangatlah berkatan dengan waktu penyetelan (setup time). Penyetelan biasanya memerlukan sejumlah pekerjaan yang harus dilakukan sebelum penyetelan benar-benar dimulai di pusat kerja. Dengan perencanaan yang tepat, banyak persiapan yang diperlukan untuk melakukan sebuah penyetelan dapat dilakukan tanpa harus mematikan mesin atau proses. Dengan demikian, waktu penyetelan cukup banyak yang dikurangi. Mesin-mesin dan proses-proses yang secara tradisional akan memakan waktu berjam-jam untuk dipasang, sekarang dapat dipasang dalam waktu kurang dari satu menit seiring dengan semakin imajinatifnya pabrik-pabrik kelas dunia. Mengurangi waktu penyetelan adalah cara yang sangat baik untuk mengurangi investasi persediaan dan meningkatkan produktivitas

9.4 Model-Model Persediaan Untuk Permintaan Independen

Berikut ini adalah tiga model permintaan independen:

1.      Model kuantitas pesanan ekonomis yang mendasar.

2.      Model kuantitas pesanan produksi.

3.      Model diskon kuantitas.

·         Model Kuantitas Pesanan Ekonomis

Adalah salah satu teknik control persediaan yang tertua dan paling dikenal. Teknik ini relatif mudah digunakan, tetapi berdasarkan pada beberapa asumsi:

-          Jumlah permintaan diketahui, konstan, dan independen.

-          Waktu tunggu diketahui dan konstan.

-          Penerimaan persediaan bersifat instan dan selesai seluruhnya.

-          Tidak tersedia diskon kuantitas.

-          Biaya variabel hanya biaya untuk menyiapakan atau melakukan pemesanan dan biaya menyimpan persediaan dalam waktu tertentu.

-          Kehabisan persediaan dapat sepenuhnya dihindari jika pemesanan dilakukan pada waktu yang tepat.

·         

9.5 Model Probabilistik dan Persediaan Pengaman

Model probabilistik adalah sebuah model statistik yang dapat digunakan ketika permintaan produk atau variabel lainnya tidak dikietahui, tetapi dapat di spesifikasikan dengan menggunakan sebuah distribusi probabilitas.

Hal yang perlu diperhatikan dalam manajemen adalah menjaga tingkat pelayanan yang cukup dalam menghadapi permintaan yang tidak pasti. Tingkat pelayanan adalah komplemen dari probabilitas kehabisan persediaan. Permintaan yang tidak pasti meningkatkan kemungkinan kehabisan persediaan. Salah satu metode untuk mengurangi kehabisan persediaan adalah menyimpan unit-unit tambahan dalam persediaan. Persediaan seperti ini biasanya disebut persediaan pengaman. Ini melibatkan penambahan sejumlah unit sebagai penyangga sampai ROP.

Disertakannya persediaan pengaman (ss) mengubah persamaannya menjadi :

ROP = d xL + ss

d = permintaan harian

L = waktu tunggu pesanan, atau jumlah hari kerja yang dibutuhkan untuk mengantarkan sebuah pesanan

Jumlah persediaan pengaman yang dijaga bergantung pada biaya yang ditimbulkan jika terjadi kehabisan persediaan dan biaya penyimpanan persediaan tambahan. Biaya kehabisan persediaan tahunan dihitung sebagai berikut.

Biaya kehabisan persediaan tahunan = Jumlah kekurangan unitnya untuk setiap tingkat permintaan x Probabilitas tingkat permintaan tersebut x Biaya kehabisan persediaan/unit x Jumlah pesanan per tahun

Ketika  kita sulit atau tidak mungkin menentukan biaya karena kehabisan persediaan, seorang manajer mungkin memutuskan untuk mengikuti kebijakan menjaga persediaan pengaman yang cukup untuk memenuhi tingkat pelayanan pelanggan yang telah ditentukan. Dengan mengasumsikan bahwa permintaan selama waktu tunggu (periode pemesanaan ulang) mengikuti kurva normal, hanya mean dan standar deviasi yang diperlukan untuk menentukan kebutuhan persediaan untuk tingkat pelayanan yang ditentukan. Data penjualan biasanya cukup untuk menghitung mean dan standar deviasinya.

ROP = permintaan yang diperkirakan selama waktu tunggu + Z

Z = jumlah standar deviasi

 = standar deviasi dari permintaan selama waktu minggu

Model-model Probabilistik Lainnya

            Jika  data pada waktu tunggu tidak diketahui, rumus-rumus tersebut tidak dapat digunakan. Walaupun demikian, ada tiga model yang dapat digunakan. Kita perlu menentukan model yang harus digunakan untuk tiga situasi :

1.      Permintaannya variabel dan waktu tunggunya konstan

2.      Waktu tunggunya variabel dan permintaannya konstan

3.      Permintaan dan waktu tunggunya variabel

9.6 Sistem Periode Tetap

Model-model persediaan yang telah kita pertimbangkan sejauh ini adalah sistem kuantitas tetap atau sistem Q. Artinya, jumlah tetap yang sama ditambahkan pada persediaan setiap kali sebuah pesanan untuk sebuah barang ditempatkan.

Untuk menggunakan model kuantitas tetap, persediaan harus dipantau secara berkelanjutan. Ini disebut sistem persediaan perpetual. Setiap kali barang ditambahkan atau diambil dari persediaan, catatan harus diperbarui untuk menjamin ROPnya belum tercapai.

Pada sistem periode tetap atau sistem P, di lain pihak, persediaan di pesan pada akhir periode tertentu. Barulah dan hanya jika demikian, persediaan yang akan dihitun. Jumlah yang dipesan hanyalah sebanyak yang diperlukan untuk mencapai tingkat target yang telah ditentukan.

Sistem-sistem periode tetap memiliki beberapa asumsi yang sama seperti sistem kuantitas tetap EOQ dasar.

·         Biaya biaya yang relevan hanya biaya pemesanan dan biaya penyimpanan

·         Waktu tunggu diketahui

·         Barang-barang saling independent