Membandingkan,
mendesain, dan menyimpulkan bagan alur prosedur pembelian pada hotel
Bagian
yang terlibat
Bagian
yang terlibat dalam proses pengadaan bahan adalah:
1.
Departemen
yang memerlukan barang
2.
Gudang
(general store/storeroom)
3.
Pembelian
(purchasing)
4.
Penerimaan
(receiving)
5.
Cost
control
6.
Account
payable (hutang usaha)
Dokumen
yang digunakan
1. Purchase
requisition
(PR), formulir yang mencatat permintaan pembelian barang yang biasanya
disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar persediaan minimum.
2. Purchase
order (PO), formulir yang
mencatat pemesanan pemesanan barang untuk kebutuhan operasional hotel.
3. Memorandum
invoice (MI), pencatatan
pembelian barang yang diterima dari supplier sebagai tanda bukti barang
tersebut sudah diterima dengan baik.
4. Daily
receiving report
(DDR), adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan barang untuk kebutuhan
operasional hotel.
5. Quotation
analysis price,
merupakan daftar harga dari barang-barang yang akan dibeli yang digunakan
sebagai pembanding.
6. Bincard, merupakan kartu barang yang
menyebutkan nama barang., barang masuk, barang keluar, serta sisa barang.
7. Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan
nama barang, ukurannya, harga satuan, barang masuk, barang keluar, dan sisa
barang. Cardex digunakan sebagai alat kontrol oleh cost control.
Prosedur
pembelian persediaan (penjelasan bagan alur pembelian)
1. PR
dibuat oleh departemen yang memerlukan barang, jika barang yang diperlukan
tidak tersedia di gudang, atau PR juga bisa dibuat oleh bagian gudang, jika
barang yang tersedia di gudang sudah mencapai persediaan minimum. PR pada
umumnya dibuat dalam 3 rangkap yang kemudian didistribusikan pada:
-
Cost control, sebagai alat kontrol
-
Purchasing, sebagai dasar untuk membuat PO
-
Gudang atau departemen yang memerlukan
2. Berdasarkan
PR yang dibuat, bagian pembelian akan membuat PO di mana harus mendapatkan
persetujuan dari Accounting Departement Head dan General Manager, dan didukung
dengan quotation analysis price. PO pada umumnya dibuat dalam 5 rangkap yang
didistribusikan pada:
-
Supplier untuk ditunjuk
-
Cost control, sebagai kontrol
-
Gudang, sebagai informasi pembelian
-
Account payable, sebagai dasar untuk mencatat hutang
-
Purchasing, sebagai arsip
3.
Supplier menyiapkan barang yang diminta
berdasarkan PO yang diterima, setelah barang siap, dan disertai dengan invoice,
dikirim ke hotel.
4.
Penerimaan
barang dalam hotel dilakukan oleh bagian penerimaan barang, setelah barang yang
datang dicek, bagian penerimaan menyiapkan MI dan meminta persetujuan dari:
-
Bagian gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan kuantitasnya
-
Cost control untuk persetujuan harga
-
Bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang
ML pada umumnya dibuat dalam beberapa rangkap sesuai kebutuhan, tapi ada yang
membuat dalam 5 rangkap dengan distribusi sebagai berikut:
-
Cost control, sebagai kontrol
-
Gudang, sebagai informasi
-
Purchasing, sebagai arsip
-
Account payable, sebagai dasar mencatat hutang
-
Supplier, sebagai pendukung penagihan
5. Bagian
gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan, kemudian menyimpan
barang dan mencatatnya pada bincard berdasarkan MI.
6. Sedangkan
cost control berdasarkan salinan PR, PO, MI akan mencatat pembelian
tersebut dalam cardex, dan account payable akan mencatatnya pada hutang
usaha.
7. MI
setiap hari dipilah per jenis barang (food, beverage, material supplies)
oleh bagian penerimaan barang, untuk digunakan sebagai dasar membuat daily
receiving report.
Mendesain
dan membuat pola jurnal khusus pembelian pada hotel
Proses
akuntansi dimulai dari pencatatan bukti transaksi ke dalam jurnal umum,
kemudian posting ke dalam rekening buku besar. Proses tersebut berjalan terus
menerus sepanjang tahun buku. Kegiatan semacam itu dapat dilakukan hanya untuk
transaksi keuangan yang memiliki frekuensi tidak sering terjadi dan jumlah
bukti transaksinya pun tidak banyak. Apabila transaksi yang sejenis memiliki
frekuensi dalam kategori sering terjadi dan jumlah transaksinya banyak, cara
posting seperti dikemukakan pada pembahasan jurnal umum tidak lagi efisien dan
kurang praktis. Kondisi ini biasanya terjadi pada perusahaan besar ataupun
satuan usaha yang mulai berkembang pesat.
Oleh
karena itu, bertolak dari jurnal umum yang biasanya digunakan untuk mencatat
transaksi sejenis dalam jumlah frekuensi yang cukup sering, dapat dibuatkan
jurnal yang mempunyai bentuk khusus. Jurnal tersebut sering dinamakan jurnal
khusus. Transaksi-transaksi yang dapat dicatat dalam jurnal khusus misalnya
transaksi penerimaan kas, transaksi pengeluaran kas, transaksi penjualan
kredit, dan transaksi pembelian kredit. Setelah pencatatan dalam jurnal khusus
tersebut selanjutnya diposting ke dalam rekening buku yang dilakukan secara
periodik, biasanya setiap bulan sekali.
Secara
umum jurnal khusus dalam akuntansi terdiri atas:
1.
Jurnal
penjualan barang dagangan, untuk mencatat transaksi penjualan barang dagangan
yang dilakukan secara kredit.
2.
Jurnal
pembelian barang dagangan, untuk mencatat transaksi pembelian barang dagangan
yang dilakukan secara kredit.
3.
Jurnal
penerimaan kas, untuk mencatat semua transaksi penerimaan kas atau uang tunai.
4.
Jurnal
pengeluaran kas, untuk mencatat semua transaksi pengeluaran kas atau uang
tunai.
Jurnal
umum, untuk mencatat semua transaksi yang tidak dapat dicatat ke dalam keempat
jurnal di atas.
Membandingkan,
mendesain, dan menyimpulkan bagan alur prosedur penggunaan dairy product
khususnya food and beverage pada hotel
Bagian yang terlibat:
1. Departemen
2. Gudang
3. Cost control
Dokumen yang digunakan
1. Storeroom requisition
(SR), biasanya dibuat untuk masing-masing jenis persediaan, seperti
makanan, minuman, material, SR digunakan sebagai bukti pengeluaran barang dari
gudang dan sebagai dasar pembebanan biaya departemen.
2. Bincard,
merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk, barang
keluar serta sisa barang.
3. Cardex, adalah
kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan, barang
masuk, barang keluar, dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat
kontrol oleh cost control.
Laporan yang dihasilkan
1. General food,beverage
cost, yang berisi perhitungan biaya makanan dan minuman.
2. Stock opname report,
laporan yang menjelaskan tentang hasil inventarisasi persediaan pada akhir
periode, untuk dipakai sebagai dasar mencocokkan dengan saldo akhir pada cardex/bincard.
3. Cost reconciliation,
merupakan rekonsiliasi atas pengeluaran biaya makanan dan minuman, yang akan
dipakai sebagai dasar menghitung food/beverage cost.
4. Flash cost/daily food
cost, merupakan laporan yang menunjukkan perbandingan antara total sales
dengan total cost
Prosedur penggunaan persediaan
1. Departemen yang
memerlukan barang menyiapkan SR yang berisi tentang jenis dan jumlah satuan
dari barang yang diperlukan, dimana SR tersebut harus disetujui oleh head
departemen, yang kemudian diserahkan ke bagian gudang.
2. Gudang akan mengecek dan
menyiapkan barang yang diminta, kemudian menyerahkan barang dan memintatanda
terima dari petugas yang menerima barang tersebut, setelah itu bagian gudang
akan menandatangani SR tersebut. SR pada umumnya dibuat dalam rangkap 3 dengan
distribusi sebagai berikut:
a. Cost control,
sebagai dasar mencatat pada cardex
b. Gudang
c. Departemen yang memerlukan
barang, sebagai arsip
d. Gudang akan
mencatat pengambilan barang tersebut pada bincard sebagai pengurang berdasarkan
SR.
ARTIKEL EKONOMI TERKAIT LAINNYA KLIK DISINI!!!
AKUNTANSI HOTEL - KONSEP UNIFORM SYSTEM OF ACCOUNTS
ARTIKEL EKONOMI TERKAIT LAINNYA KLIK DISINI!!!
AKUNTANSI HOTEL - KONSEP UNIFORM SYSTEM OF ACCOUNTS
No comments:
Post a Comment