AKUNTANSI HOTEL - Membandingkan, mendesain, dan menyimpulkan bagan alur prosedur pembelian pada hotel Bagian yang terlibat

Membandingkan, mendesain, dan menyimpulkan bagan alur prosedur pembelian pada hotel

Bagian yang terlibat

Bagian yang terlibat dalam proses pengadaan bahan adalah:

1.                  Departemen yang memerlukan barang

2.                  Gudang (general store/storeroom)

3.                  Pembelian (purchasing)

4.                  Penerimaan (receiving)

5.                  Cost control

6.                  Account payable (hutang usaha)

Dokumen yang digunakan

1.  Purchase requisition (PR), formulir yang mencatat permintaan pembelian barang yang biasanya disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar persediaan minimum.

2. Purchase order (PO), formulir yang mencatat pemesanan pemesanan barang untuk kebutuhan operasional hotel.

3.  Memorandum invoice (MI), pencatatan pembelian barang yang diterima dari supplier sebagai tanda bukti barang tersebut sudah diterima dengan baik.

4. Daily receiving report (DDR), adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan barang untuk kebutuhan operasional hotel.

5. Quotation analysis price, merupakan daftar harga dari barang-barang yang akan dibeli yang digunakan sebagai pembanding.

6.  Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang., barang masuk, barang keluar, serta sisa barang.

7. Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan, barang masuk, barang keluar, dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat kontrol oleh cost control.

Prosedur pembelian persediaan (penjelasan bagan alur pembelian)

1.   PR dibuat oleh departemen yang memerlukan barang, jika barang yang diperlukan tidak tersedia di gudang, atau PR juga bisa dibuat oleh bagian gudang, jika barang yang tersedia di gudang sudah mencapai persediaan minimum. PR pada umumnya dibuat dalam 3 rangkap yang kemudian didistribusikan pada:

-          Cost control, sebagai alat kontrol

-          Purchasing, sebagai dasar untuk membuat PO

-          Gudang atau departemen yang memerlukan

2.    Berdasarkan PR yang dibuat, bagian pembelian akan membuat PO di mana harus mendapatkan persetujuan dari Accounting Departement Head dan General Manager, dan didukung dengan quotation analysis price. PO pada umumnya dibuat dalam 5 rangkap yang didistribusikan pada:

-          Supplier untuk ditunjuk

-          Cost control, sebagai kontrol

-          Gudang, sebagai informasi pembelian

-          Account payable, sebagai dasar untuk mencatat hutang

-          Purchasing, sebagai arsip

3.                  Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan PO yang diterima, setelah barang siap, dan disertai dengan invoice, dikirim ke hotel.

4.                  Penerimaan barang dalam hotel dilakukan oleh bagian penerimaan barang, setelah barang yang datang dicek, bagian penerimaan menyiapkan MI dan meminta persetujuan dari:

-          Bagian gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan kuantitasnya

-          Cost control untuk persetujuan harga

-          Bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang

            ML pada umumnya dibuat dalam beberapa rangkap sesuai kebutuhan, tapi ada yang membuat dalam 5 rangkap dengan distribusi sebagai berikut:

-          Cost control, sebagai kontrol

-          Gudang, sebagai informasi

-          Purchasing, sebagai arsip

-          Account payable, sebagai dasar mencatat hutang

-          Supplier, sebagai pendukung penagihan

5.  Bagian gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan, kemudian menyimpan barang dan mencatatnya pada bincard berdasarkan MI.

6.     Sedangkan cost control berdasarkan salinan PR, PO, MI akan mencatat pembelian tersebut dalam cardex, dan account payable akan mencatatnya pada hutang usaha.

7.  MI setiap hari dipilah per jenis barang (food, beverage, material supplies) oleh bagian penerimaan barang, untuk digunakan sebagai dasar membuat daily receiving report.

Mendesain dan membuat pola jurnal khusus pembelian pada hotel

Proses akuntansi dimulai dari pencatatan bukti transaksi ke dalam jurnal umum, kemudian posting ke dalam rekening buku besar. Proses tersebut berjalan terus menerus sepanjang tahun buku. Kegiatan semacam itu dapat dilakukan hanya untuk transaksi keuangan yang memiliki frekuensi tidak sering terjadi dan jumlah bukti transaksinya pun tidak banyak. Apabila transaksi yang sejenis memiliki frekuensi dalam kategori sering terjadi dan jumlah transaksinya banyak, cara posting seperti dikemukakan pada pembahasan jurnal umum tidak lagi efisien dan kurang praktis. Kondisi ini biasanya terjadi pada perusahaan besar ataupun satuan usaha yang mulai berkembang pesat.

Oleh karena itu, bertolak dari jurnal umum yang biasanya digunakan untuk mencatat transaksi sejenis dalam jumlah frekuensi yang cukup sering, dapat dibuatkan jurnal yang mempunyai bentuk khusus. Jurnal tersebut sering dinamakan jurnal khusus. Transaksi-transaksi yang dapat dicatat dalam jurnal khusus misalnya transaksi penerimaan kas, transaksi pengeluaran kas, transaksi penjualan kredit, dan transaksi pembelian kredit. Setelah pencatatan dalam jurnal khusus tersebut selanjutnya diposting ke dalam rekening buku yang dilakukan secara periodik, biasanya setiap bulan sekali.

Secara umum jurnal khusus dalam akuntansi terdiri atas:

1.                  Jurnal penjualan barang dagangan, untuk mencatat transaksi penjualan barang dagangan yang dilakukan secara kredit.

2.                  Jurnal pembelian barang dagangan, untuk mencatat transaksi pembelian barang dagangan yang dilakukan secara kredit.

3.                  Jurnal penerimaan kas, untuk mencatat semua transaksi penerimaan kas atau uang tunai.

4.                  Jurnal pengeluaran kas, untuk mencatat semua transaksi pengeluaran kas atau uang tunai.

Jurnal umum, untuk mencatat semua transaksi yang tidak dapat dicatat ke dalam keempat jurnal di atas.

Membandingkan, mendesain, dan menyimpulkan bagan alur prosedur penggunaan dairy product khususnya food and beverage pada hotel

Bagian yang terlibat:

1.      Departemen

2.      Gudang

3.      Cost control

Dokumen yang digunakan

1.      Storeroom requisition (SR), biasanya dibuat untuk masing-masing jenis persediaan, seperti makanan, minuman, material, SR digunakan sebagai bukti pengeluaran barang dari gudang dan sebagai dasar pembebanan biaya departemen.

2.      Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk, barang keluar serta sisa barang.

3.      Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan, barang masuk, barang keluar, dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat kontrol oleh cost control.

Laporan yang dihasilkan

1.      General food,beverage cost, yang berisi perhitungan biaya makanan dan minuman.

2.      Stock opname report, laporan yang menjelaskan tentang hasil inventarisasi persediaan pada akhir periode, untuk dipakai sebagai dasar mencocokkan dengan saldo akhir pada cardex/bincard.

3.      Cost reconciliation, merupakan rekonsiliasi atas pengeluaran biaya makanan dan minuman, yang akan dipakai sebagai dasar menghitung food/beverage cost.

4.      Flash cost/daily food cost, merupakan laporan yang menunjukkan perbandingan antara total sales dengan total cost

Prosedur penggunaan persediaan

1.      Departemen yang memerlukan barang menyiapkan SR yang berisi tentang jenis dan jumlah satuan dari barang yang diperlukan, dimana SR tersebut harus disetujui oleh head departemen, yang kemudian diserahkan ke bagian gudang.

2.      Gudang akan mengecek dan menyiapkan barang yang diminta, kemudian menyerahkan barang dan memintatanda terima dari petugas yang menerima barang tersebut, setelah itu bagian gudang akan menandatangani SR tersebut. SR pada umumnya dibuat dalam rangkap 3 dengan distribusi sebagai berikut:

a.       Cost control, sebagai dasar mencatat pada cardex

b.      Gudang

c.       Departemen yang memerlukan  barang, sebagai arsip

d.  Gudang akan mencatat pengambilan barang tersebut pada bincard sebagai pengurang berdasarkan SR.

ARTIKEL EKONOMI TERKAIT LAINNYA KLIK DISINI!!!

AKUNTANSI HOTEL -  KONSEP UNIFORM SYSTEM OF ACCOUNTS

AKUNTANSI HOTEL - Pendapatan Hotel

AKUNTANSI HOTEL - Membandingkan, mendesain, dan menyimpulkan bagan alur prosedur pembelian pada hotel Bagian yang terlibat

AKUNTANSI HOTEL - Jenis-jenis pembelian dairy product pada hotel

AKUNTANSI HOTEL - Bagian Yang Terlibat Pada Prosedur Penjualan

AKUNTANSI HOTEL - Jenis-jenis pembelian dairy product pada hotel

Jenis-jenis pembelian dairy product pada hotel

Pembelian Persediaan

Persediaan barang di hotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies dan barang-barang lain, dimana barang-barang tersebut tersedia untuk dijual maupun untuk membantu kelancaran operasional perusahaan. Besar kecilnya persediaan sangat tergantung pada fasilitas yang dimiliki, jumlah kamar, dan tingkat perputaran persediaan.

Penyimpanan barang persediaan sangat besar pengaruhnya pada ketahanan dan keawetan barang tersebut, sehingga beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam proses penyimpanan adalah:

-          Temperatur ruangan

-          Kebersihan dan kerapihan penyusunan barang

-          Metode penyimpanan barang

-          Sistem ventilasi

Ada beberapa tujuan diadakannya persediaan di hotel, antara lain:

-          Menjaga kontinuitas usaha

-          Mencegah over investment dan barang yang rusak/busuk

-          Menghindari kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya pemesanan

-          Membuat perencanaan pembelian yang optimal

-          Menjaga kebutuhan barang dapat seimbang antara pembelian dengan gudang

-          Mencegah slow moving item

Barang-barang yang tahan lama seperti material supplies, disimpan di General Store, sedangkan barang-barang yang mudah rusak dan minuman disimpan di Daily Store.

Cara pembelian persediaan (bahan makanan)

Pembelian bahan makanan dengan sistem kontrak

Ada dua jenis pembelian bahan makanan dengan cara kontrak, yaitu:

1.      Kontrak untuk jangka waktu tertentu

Pembelian bahan makanan dengan cara seperti itu mempunyai tujuan, seperti dalam jangka waktu tertentu (sesuai dengan kontrak), hotel/restoran tidak perlu sulit-sulit mencari suplier/pemasok lagi, paling tidak selama 6 atau 12 bulan, tergantung lamanya kontrak. Tujuan yang lain yaitu, tenaga ataupun waktu bisa dihemat, dan juga akan memudahkan di dalam penatapan harga dan penyusunan anggaran, hal ini karena jumlah pengeluaran sudah dapat dipastikan. Pembelian dengan sistem kontrak ini akan lebih menguntungkan lagi bila diutamakan untuk jenis bahan yang mempunyai harga yang stabil untuk periode-periode tertentu.

2.      Kontrak pembelian dalam jumlah tertentu

Mempunyai tujuan diantaranya adalah untuk menjamin kontinuitas pemasok bahan, dan mempunyai kesiapan persediaan khususnya untuk bahan-bahan yang penting dan sulit diperoleh. Terutama adalah jenis bahan-bahan yang hanya tersedia di pasar pada musim-musim tertentu (bahan musiman).

Yang perlu diingat dalam pembeian bahan dengan sistem kontrak ini adalah kontrak sebaiknya dilakukan secara tertulis, dan kalau perlu dilakukan dihadapan notaris untuk dijadikan sebagai dokumen legal. Struktur kontrak bisa dibagi menjadi dua bagian, yaitu: bagian pertama, mencantumkan tentang kondisi umum seperti jangka waktu kontrak, bagaimana pengiriman barang-barang yang dibeli? Kepada siapa invoice harus dikirimkan? Bagaimana sistem pembayarannya? Contoh bahan yang dibeli,dan sebagainya. Sedangkan bagian kedua tentang hal-hal yang khusus dan spesifik, seperti standar spesifikasi untuk setiap jenis bahan yang dibeli, atau disebut dengan standard purchased spesification.

Pembelian bahan makanan secara harian

Cara pembelian harian ini biasanya dilakukan untuk bahan-bahan makanan yang tidak tahan lama. Untuk melaksanakan pembelian harian semacam ini, maka karyawan bagian dapur yang sukup senior harus melakukan inventori setiap harinya, biasanya dilakukan pada siang hari untuk menghitung berapa bahan-bahan yang tersisa dan berapa jumlah yang harus dibeli kembali sehingga jumlah yang harus dibeli kembali sehingga jumlah yang harus dibeli, maka mengajukan order pembelian melalui chef untuk disetujui.

Untuk mendapatkan bahan-bahan yang sesuai dengan standar yang diperlukan hotel/restoran, maka bahan-bahan tersebut sebaiknya dibeli melalui pemasok (supplier) yang sudah direkomendasikan. Oleh sebab itu diperlukan daftar supplier yang telah diberi rekomendasi untuk memasok barang/bahan bagi hotel/restoran.

Pembelian bahan makanan secara kuota mingguan

Cara pembelian bahan makanan secara kuota mingguan, pada umumnya dilakukan untuk bahan-bahan yang tergolong dalam grocery, hal ini karena pengiriman sekali dalam seminggu atau sekali dalam dua minggu untuk jenis-jenis bahan makanan grocery adalah sangat sesuai.

Prosedur atau metode pembelian dengan cara mingguan, sama dengan prosedur pembelian cara harian. Dan yang perlu diketahui adalah, dalam pembelian cara kuota mingguan ini setelah bagian pembelian menerima daftar bahan/barang yang harus dibeli dari bagian yang bersangkutan kemudian bagian pembelian mengirimkan daftar bahan/barang yang akan dibeli tersebut kepada pemasok(supplier) untuk membuat kuota harga. Setelah bagian pembelian menerima daftar kuota harga dari masing-masing pemasok (supplier), kemudian bagian pembelian akan menentukan pemasok (supplier) mana yang akan memasok bahan/barang yang dibutuhkan untuk minggu yang akan datang tersebut.

Untuk pembelian secara kuota harian, yang pada umumnya untuk bahan-bahan makanan golongan grocery, maka standar spesifikasinya sulit dirinci secara detail, maka pada umumnya yang digunakan adalah nama merk, ukuran, berat, dan jumlah.

Pembelian bahan makanan secara ‘Cash and Carry”

Cara ini biasanya digunakan oleh hotel-hotel kecil-menengah, dimana umunya bahan/barang yang akan dibeli tidak dalam jumlah yang besar, dan untuk bahan/barang yang mudah didapat. Pembelian dengan cara ini bisa dilakukan langsung ke pasar, supermarket atau toko atau tempat-tempat yang sudah dijadikan langganan oleh restoran karena harganya lebih murah. Ada beberapa keuntungan yang bila menggunakan pembeilan cara Cash and Carry, diantaranya:

a.       Dapat dibeli di lebih banyak tempat, tidak tergantung hanya pada satu pemasok saja

b.      Harga lebih kompetitif, walaupun bahan/barang yang dibeli dalam jumlah sedikit.

c.       Pembeli tahu secara pasti barang/bahan yang akan dibeli beserta harganya hanya melalui katalog

d.      Bila segera dibutuhkan, pembelian bisa dilakukan langsung atau seketika

Sedangkan kerugiannya adalah:

a.       Harus menyediakan orang yang ditugaskan untuk membeli beserta transportasinya

b.      Hotel/restoran harus membayar tunai.

Pembelian bahan makanan secara pembayaran pesanan

Pembelian dengan cara pembayaran pesanan ini diperlukan bila hotel /restoran memerlukan bahan makanan tersebut dalam jumlah yang banyak untuk memenuhi kebutuhan selama beberapa waktu, hal tersebut juga untuk menjamin kontinuitas bahan berkaitan dengan keberadaan jenis makanan tertentu yang dicantumkan di dalam Menu.

ARTIKEL EKONOMI TERKAIT LAINNYA KLIK DISINI!!!

AKUNTANSI HOTEL -  KONSEP UNIFORM SYSTEM OF ACCOUNTS

AKUNTANSI HOTEL - Pendapatan Hotel

AKUNTANSI HOTEL - Membandingkan, mendesain, dan menyimpulkan bagan alur prosedur pembelian pada hotel Bagian yang terlibat

AKUNTANSI HOTEL - Jenis-jenis pembelian dairy product pada hotel

AKUNTANSI HOTEL - Bagian Yang Terlibat Pada Prosedur Penjualan

AKUNTANSI HOTEL - Bagian Yang Terlibat Pada Prosedur Penjualan

Bagian Yang Terlibat Pada Prosedur Penjualan

1) Penjualan Kamar

a. Reservation, bertugas menerima reservasi dari tamu dan memberikan informasi pada front office, roomboy dan housekeeping serta bagian kredit

b. Front office, bertugas menerima tamu dan menyiapkan guest bill

c. Bellboy, bertugas membantu mengantar tamu ke kamar

d. Roomboy, bertugas membersihkan dan menyiapkan kamar

e. Housekeeping, bertugas menyiapkan perlengkapan kamar

f. Night Audit, bertugas menyiapkan laporan penjualan harian pada malam hari mencocokkan penjualan pada penjualan hari tersebut

g. Income auditor, bertugas melakukan pengecekan ulang dan pencatatan atas penjualan yang terjadi

h. Bagian kredit, bertugas memcatat persetujuan kredit baik secara langsung ataupun tidak langsung

i. Account receivable, bertugas mencatat penjualan kredit dan menyiapkan faktur

2) Penjualan Makanan dan Minuman

a. Waiter/waitress, memberikan pelayanan kepada tamu, dari menerima order, meneruskan order ke dapur dan menyajikan order serta memberikan informasi pada kasir

b. Kasir, menyiapkan bill dan menerima pembayaran dari tamu

c. Kitchen, menyiapkan order

d. Income auditor, mengecek penjualan dan mencatat penjualan

e. Bagian kredit, memberikan persetujuan kredit

f. Account receivable, mencatat penjualan kredit & menyiapkan faktur tagihan

3. Dokumen yang Digunakan

1) Penjualan kamar

a. Guest bill, digunakan untuk mencatat transaksi penjulan yang dilakukan oleh tamu selama menginap dihotel dan sebagai bukti tagihan kepada tamu, terdiri dari:

· Master bill, umtuk mencatat transaksi penjualan kamar

· Extra bill, untuk mencatat transaksi penjualan yang lain selain kamar

b. Form A, digunakan untuk mencatat data pribadi tamu yang menginap dan sebagai laporan pada pihak kepolisisan, formulir ini biasanya juga digunakan sebagai registration form

c. Reservation form, untuk mencatat reservasi tamu sebelum kedatangan tamu

d. Room count sheet, untuk mengecek jumlah kamar yang terisi pd hari itu

e. Room sales recapitulation, untuk mencatat penjualan kamar pd hari itu

f. Remittance of found, merupakan sebuah amplop yang digunakan untuk melaporkan dan menyetorkan hasil penjualan pada hari itu

2) Penjualan Makanan dan Minuman

a. Restaurant and bar order digunakan untuk mencatat pesanan tamu

b. Restaurant and bar check/bill, digunakan sebagai faktur penjualan

c. Restaurant and bar summary of sales digunakan untuk mencatat penjualan baik tunai maupun kredit pada masing-masing shift

d. Remittance of found merupakan sebuah amplop yang digunakan untuk melaporkan dan menyetorkan hasil penjualan pada masing-masing shift

4. Prosedur Penjualan

1) Prosedur Penjualan Kamar

a. Sebelum kedatangan tamu akan melakukan reservasi baik secara individu atau pun melalui agen perjalanannya kebagian reservation yang selanjutnya akan membuat reservation form (RF) dan mencatatnya dalam daftar kedatangan tamu, kemudian mendistribusikan form tersebut ke pihat FO, roomboy, housekeeping dan kredit sebagai informasi

b. Saat tamu datang menunjukkan bukti reservasi, FO akan mencocokkannya dengan salian RF, kemudian meminta tamu untuk mengisi dan menandatangani form A lalu memanggil bellboy dan memberikan kunci kamar kepada bellboy untuk mengantar tamu

c. Setelah tamu kekamar FO membuat bill untuk tamu tersebut

d. FO mengisi room count sheet (RCS), melakukan posting untuk setiap pemakaian kamar pada bill, kemudian membuat room sales recapitulations (RSR) kemudian memasukkannya ke remittance of found (ROF)

e. FO mengirim form A asli sebagai laporan kepihak polisi

f. Malamnya night audit mengecek kembali hasil kerja FO pd hari tersebut

g. Keesokan harinya ROF dikirim ke back office dan diterima oleh income audit yang selanjutnya akan mencocokkan kembali, untuk hasil penjualan tunai akan diserahkan ke general cashier dan untuk sisanya diserahakn ke account receivable

h. Income audit berdasarkan informasi yang diberikan oleh night audit akan membuat daily of sales sebagai informasi kepada pihak manjemen

i. Account receivable akan melakukan pencatatan dan menyiapkan invoice ke pihak agen perjalanan

2) Prosedur Penjualan Makanan dan Minuman

a. Tamu datang ke restoran disambut dan dipersilahkan duduk, selanjutnya menyodorkan menu dan menyiapkan restoran and bar order (RBO) serta mencatat setiap order tamu pada RBO

b. RBO diserahkan ke kitchen untuk menyiapkan menu yang diminta dank ke kasir outlet untuk menyiapkan restoran and bar bill (RBB)

c. Setelah selesai tamu kan menyelesaikan pembayaran di kasir, jika tidak membayar tunai, maka tamu diminta untuk menandatangani RBB untuk nantinya dikirim ke FO agar diposting ke bill tamu

d. Pada akhir shift, kasir mrmbuat restoran and bar summary of sales (RSBSS) dan memasukkan hasil penjualan ke dalam ROF kemudian menitipkannya pada safe deposit box yang ada di FO untuk dikirim ke back office pada keesokan harinya.

5. Laporan Yang dihasilkan

1. Penjualan kamar, laporang yang dihasilkan adalah rooms sales recapitulations

2. Penjualan makanan dan minuman laporan yang dihasilkan berupa restaurant and bar summay of sales

3. Daily of sales, disiapkan oleh income auditor, yang berisi laporan penjualan hotel secara keseluruhan

ARTIKEL EKONOMI TERKAIT LAINNYA KLIK DISINI!!!

AKUNTANSI HOTEL -  KONSEP UNIFORM SYSTEM OF ACCOUNTS

AKUNTANSI HOTEL - Pendapatan Hotel

AKUNTANSI HOTEL - Membandingkan, mendesain, dan menyimpulkan bagan alur prosedur pembelian pada hotel Bagian yang terlibat

AKUNTANSI HOTEL - Jenis-jenis pembelian dairy product pada hotel

AKUNTANSI HOTEL - Bagian Yang Terlibat Pada Prosedur Penjualan